O movimento de conscientização em relação ao uso e descarte de materiais recicláveis não é novidade no mundo empresarial. Um ambiente que consome muitos materiais e deve ter alguma política de reciclagem e reaproveitamento.
O papel é o principal produto usado na rotina no escritório e até mesmo nas operações de fábrica. O Brasil é o segundo maior no ranking de produção de celulose no mundo, cerca de 67% é destinado ao mercado de exportação.
Do outro lado, o meio ambiente responde com mudanças bruscas de clima, prejudicando a vida animal e humana devido ao uso abusivo de recursos naturais. A fim de diminuir as consequências para o meio ambiente e reduzir os custos, empresas apostam na sustentabilidade em prol do RH.
Diante deste pensamento, o conceito paperless é o mais indicado para implementar na rotina. Paperless, ou em português, sem papel é a aplicação de redução drástica do consumo e a utilização de papel nos processos diários.
O conceito está diretamente ligado à transformação digital, pode-se dizer que o paperless é um dos benefícios da mudança de cultura para o digital.
No evento de Imersão em Operações de RH organizado pela Blueprintt, Cintia Rafaela, Coordenadora de Recursos Humanos e Juliana Zen, Superintendente de Recursos Humanos da Tokio Marine Seguradora foram convidadas a palestrar sobre o tema da sustentabilidade a partir do RH.
Os temas abordados durante a apresentação foram:
- Como adotar o Paperless na sua empresa;
- RH operacionais mais eficiente;
- Resultados para gestores e colaboradores.
“Um dos grandes projetos que a gente entregou foi em dezembro, que foi a admissão sem papel, nem pensávamos que estaríamos em pandemia, mas pensando naquele movimento de ‘o que a gente dá para melhorar?’ a gente desenvolveu duas plataformas, a DP, que é de folha de pagamento e uma outra plataforma que de outros sub processos do RH”, comenta Juliana.
Como podemos notar a tecnologia está presente. Não tem como inserir o paperless no RH sem o recurso tecnológico, neste caso, a Tokio Marine Seguradora optou por duas plataformas para adotar o conceito dentro da empresa.
Contar com uma plataforma segmentada para RH é uma forma de tornar a área mais eficiente e estratégica para os negócios da empresa, uma vez que o atendimento ou serviços básicos estão alocados no programa digital.
Sustentabilidade a partir do RH para um trabalho mais eficiente
O RH conecta, plataforma adquirida pela Tokio Marine é o carro chefe, onde todos os colaboradores têm acesso ao sistema de RH, explica Juliana.
“O candidato é convidado a participar desde o processo de recrutamento e seleção, ele (candidato) faz um pré-cadastro em nosso sistema e quando ele é aprovado, e a gente sempre se comunica pelo RH conecta, os processos que antes eram utilizados papel, hoje está no RH conecta”, diz a superintendente.
Processos de assinatura de contrato, lista de cópias de documentação, formulários, entre outras ações que era tudo feito no papel hoje acontece de forma digital.
A partir dessa mudança, alguns indicadores começaram a surgir na empresa, como:
- Redução de papel durante a pandemia em 100%;
- Atingiram 300% em produtividade em média;
- Redução de 90 para 43 etapas no fluxo admissional;
- Processos mais rápidos e menos burocráticos para os candidatos.
Em função desses indicadores, é possível notar alguns benefícios, impactando não só na gestão financeira, como na sustentabilidade.
Aumento do espaço físico: talvez seja a mudança mais perceptível no escritório. As empresas ganham um espaço que antes era considerado como “arquivo”, podendo expandir para uma nova área ou sala de reunião.
Menos custos: a médio prazo a diferença começa a surgir, pois não é somente o papel, impressoras, toner, cartuchos e eventuais manutenções são descartadas, destinando esse valor para outras despesas.
Segurança da informação: além do papel se deteriorar com o tempo, pode acontecer de se perder nos anos através de mudanças de prédio, de sala e etc. O arquivo virtual garante maior segurança e mais agilidade no acesso, além da proteção por criptografia.
Maior produtividade: com a burocracia de lado, os colaboradores ganham mais tempo para se dedicar às tarefas do RH, tornando o dia a dia mais produtivo.
Cuidado com o meio ambiente: a quantidade que a empresa deixa de gastar é imenso, além de contribuir com a redução de litros de água, queimadas e desmatamento. O valor agregado é gigante, além de ser reconhecido como uma organização ecológica.
Empresas ecológicas são o futuro, as responsabilidade social através da sustentabilidade a partir do RH, que é uma área que abrange a empresa inteira é o caminho mais fácil e convidativo para essa mudança.
