Após a democratização dos meios digitais, o mercado tecnológico é cada vez mais solicitado por empresas de diversos segmentos com as mais variadas demandas, desde um programa de automatização simples até plataformas online com inúmeras ferramentas. Com isso, surgiu uma infinidade de possibilidades, dentre elas o home office.
Entretanto, existem alguns desafios no processo de implantação do teletrabalho. A organização deve ter uma estrutura que comporte todos os funcionários com equipamentos e tecnologia e a rotina dos funcionários precisa ser bem planejada a fim de evitar problemas como a ansiedade.
De acordo com a OMS (Organização Mundial da Saúde) o Brasil é o país com maior número de pessoas com ansiedade no planeta. Esse dado é muito importante principalmente em uma época de crise. E, por vezes, o home office é considerado um gatilho para doenças relacionadas à saúde mental.
O primeiro passo para fazer do teletrabalho uma opção positiva e com qualidade de vida é a criação de uma política de home office, considerando todos os aspectos envolvidos como: financeiro, jurídico e a gestão de pessoas.
Passo a passo para a implantação do teletrabalho
O planejamento para a implantação, além de considerar os aspectos que contornam a empresa, precisa rever alguns conceitos, principalmente a cultura organizacional. É uma mudança que mexe na estrutura e na forma de trabalho, logo não tem como permanecer com o mesmo propósito de anos atrás.
De acordo com Falber Reis Freitas, Coordenador da Comissão de Implantação do Projeto Piloto de Teletrabalho da FINEP, três pilares foram primordiais para que a empresa pública conseguisse estruturar o planejamento.
- Fase propositiva;
- Implantação;
- Resultados.
Essas três etapas tornaram o caminho mais fundamentado para a FINEP (Financiadora de Estudos e Projetos).
Fase propositiva
É nesse momento que surge a comissão de implantação, o resgate histórico sobre o tema, ou seja, a empresa já passou por essa experiência? Benchmarking com companhias públicas e privadas, a capacitação dos profissionais que compõem a comissão, a gestão do conhecimento, quais ações de comunicação deverão ser feitas, análise de viabilidade e apresentar uma proposta de projeto piloto.
Esse projeto foi iniciado em 2017 o que possibilitou esse planejamento, para quem teve que se adequar por conta do novo coronavírus, o processo acontece de outra forma. Mas nada impede de, após um ano de quarentena, aplicar esses métodos a fim de otimizar o teletrabalho.
Conforme citado anteriormente, implantar o trabalho remoto envolve diversos aspectos da companhia, contar com profissionais das áreas de logística, comunicação, gestão de pessoas, operacional, jurídico, TI, processos e financeiro no comitê para tomada de decisões é fundamental.
“Nesse benchmarking com instituições, a gente desenvolveu uma ferramenta para fazer uma pesquisa, e nela focamos no que era relevante otimizando o tempo das visitas, porque nós encaminhávamos o formulário que desenvolvemos antecipadamente para essas instituições e elas já faziam uma checagem prévia daquilo que nós queríamos saber. Isso evitava o esquecimento de itens relevantes”. Comenta Falber sobre a importância de se relacionar com outras empresas independente do segmento.
Um ponto de semelhança entre o projeto da FINEP com o que é buscado hoje, é a questão de estabelecer o método ágil, o como aplicar é particular de cada empresa, no caso da instituição pública, foi feita uma mescla da lógica tradicional com o pensamento ágil.
Isso demonstra que independente da pandemia, o caminho do ágil, do digital, do trabalho remoto já era um desejo dentro do mercado.
“A proposta do projeto piloto nós colocamos (os profissionais) três dias no escritório e dois dias em casa”, afirma o Coordenador.
Implantação
Nessa fase foram feitos alguns preparativos como a segurança jurídica na prática, pois o home office irá exigir cada vez mais das organizações o controle de dados. Se manter atento sobre tudo que envolve a LGPD é essencial, ainda que os dados dos titulares correspondam ao cliente interno.
É na implantação onde acontece a capacitação dos envolvidos, a disseminação ao corpo funcional e a checagem final da infraestrutura para a entrada do teletrabalho.
De acordo com Falber, a jornada leva em consideração alguns pontos, como:
- Criação de comissão de implantação;
- Comunicação;
- Elaboração do material de apoio;
- Alinhamento com as unidades participantes;
- Seleção dos participantes do projeto piloto;
- Capacitação dos públicos envolvidos;
- Revisão da infraestrutura de apoio à prática;
- Assinatura do termo aditivo ao contrato de trabalho.
Dentre esses pontos, a comunicação é a parte crucial, pois é a partir dela que os colaboradores vão ficar sabendo das novidades, datas, como será feito, quem está trabalhando no projeto e etc.
“Foram publicadas algumas matérias falando, por exemplo, da aprovação da implantação do teletrabalho, uma parceria interna com a comunicação”, ressalta Falber.
Mais do que divulgar, a comunicação faz parte da estratégia no engajamento das pessoas, desenvolver uma identidade verbal e utilizar as ferramentas corretamente faz toda diferença para o senso de pertencimento. No trabalho remoto, onde não há encontro físico, a comunicação interna é indispensável para manter todos os colaboradores por dentro do que está acontecendo.
Resultados
Por mais que essa etapa dê a sensação que é o final do projeto, é exatamente o contrário. Com os resultados de tudo que já foi feito e após um tempo de experimento deve-se começar a análise de desempenho, nível de satisfação, adaptação, entre outros fatores mensurados através de indicadores e dados.
Uma das formas de avaliar os resultados escolhida pela FINEP foi aplicar o diário de bordo que consiste em:
- Avaliar o andamento do projeto piloto nas duas primeiras semanas;
- Verificar problemas no dia a dia de teletrabalho dos participantes e seus gerentes;
- Atuação imediata da comissão de teletrabalho na solução de problemas.
“O diário de bordo foi algo que a gente aprendeu aqui, na 1ª edição da Conferência Home Office 360º realizada pela Blueprintt, ouvindo uma experiência da empresa participante que contou com apoio da Sobratt (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades) (…) Naquela ocasião foi falado sobre o uso do diário de bordo e qual era a lógica dele. A FINEP pegou a ideia e adaptou para nossa realidade”, recorda Falber.
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