Quando falamos em área tributária dentro de uma empresa, logo pensamos em processos burocráticos com muita repetição de tarefas. E as atividades sempre são sendo feitas do mesmo jeito.

Mas se o avanço tecnológico chegou a todas as áreas da economia, por que o departamento de tributos precisa continuar sendo o patinho feio da empresa?

Esqueça esse papo e embarque na Tax Transformation!

Afinal de contas, o que é Tax Transformation?

Basicamente, trata-se de um movimento dentro das empresas de trazer a área de tributos para a nova realidade digital.

Só que, em linhas gerais, profissionais tributários de grandes empresas são mais experientes. Não possuem tanta familiaridade com inovação e ferramentas tecnológicas. É preciso sair da zona de conforto.

Diante desse cenário desafiador, uma maneira de implementar a Tax Transformation na cultura de uma empresa é trazer profissionais de TI para dentro da área tributária.

Ou, para usarmos um termo mais atual, a formação de squads (equipes multidisciplinares). Enquanto profissionais tributários apresentam suas dores de processos, os especialistas em inovação procuram soluções tecnológicas ou desenvolvem as próprias ferramentas.

Outro detalhe que vem facilitando a Tax Transformation é a popularização de tecnologias que, até há pouco tempo, pareciam estranhas e inacessíveis.

“Os grandes provedores de Inteligência Artificial e Machine Learning, como Amazon, Google e Microsoft, estão investindo cada vez mais em interfaces mais amigáveis e intuitivas. Profissionais de negócios vão conseguir manipular e criar suas próprias ferramentas”, conclui Danilo S. Natucci, Tax Transformation Manager – Finance da Sanofi.

Quais são os ganhos práticos da Tax Transformation?

A essa altura, não parece fazer sentido investir em tecnologia na área tributária apenas para surfar na onda do momento.

Para que as organizações implementem a Tax Transformation, elas precisam ter algum ganho prático. Caso contrário, estariam apenas jogando dinheiro fora.

Mas a transformação digital na área de tributos pode trazer mais benefícios do que você imagina. Alguns deles são:

• Automação de processos repetitivos: de acordo com o relatório Doing Business 2019, do Banco Mundial, as empresas gastam mais de 1.958 horas para atender a todas as obrigações tributárias. Muitas vezes, os profissionais precisam ficar focados no cumprimento de atividades repetitivas que poderiam – e podem – ser feitas por soluções tecnológicas.
• Tomada de decisão baseada em dados: com a automação de processos repetitivos, sobra mais tempo para os profissionais se dedicarem a análises de dados e, assim, tomarem decisões mais assertiva.
• Melhora na imagem interna para a área: o departamento de tributos deixa de ser visto como uma equipe que só apaga incêndios. Agora, ele também é parte estratégica da empresa: a gestão tributária passa a ter importância para o planejamento financeiro.
• Motivação e engajamento dos profissionais: como consequência de todos os ganhos apontados acima, cria-se um ambiente menos desgastante. Os profissionais ficam mais engajados e motivados para trabalhar.

Como a Sanofi implementou a Tax Transformation?

A Sanofi, dona das marcas Medley e Dorflex, está presente em mais de 100 países, com 73 unidades fabris. Só no Brasil, a sua atuação já é centenária.

Como a gigante farmacêutica atua em diferentes áreas de negócios – de medicamentos de prescrição e sem prescrição até pesquisa para vacinas -, ela tem desafios tributários muito complexos. Ainda mais quando falamos de Brasil.

A situação fica ainda mais complexa quando a empresa passa a investir em iniciativas digitais, em que ainda não há uma legislação específica bem clara.

Dentro desse contexto, a farmacêutica se viu obrigada a adotar o movimento da Tax Transformation. Para tanto, ela se baseou em três pilares: pessoas, processos e tecnologia:

1. Pessoas

Num primeiro momento, você pode pensar que a Tax Transformation deve priorizar as soluções tecnológicas. Mas isso não é totalmente verdadeiro.

Pelo menos para a Sanofi.

A empresa entende que não adianta nada investir em sistemas robustos, se as pessoas não estiverem confortáveis e engajadas para usá-los. Pior: a ferramenta em questão pode não atender a uma demanda que o time tributário considere mais urgente.

Por isso, é fundamental que haja diálogo entre as áreas tributária e de TI.

Como as pessoas são o principal pilar da Tax Transformation na Sanofi, o primeiro passo é promover uma cultura de inovação dentro da área. É preciso que todos fiquem engajados a buscar oportunidades, levando em consideração que existem diferentes perfis de profissionais.

“Precisamos acolher todas as pessoas para desenvolver essa cultura. Afinal de contas, os grandes protagonistas da Tax Transformation não são os profissionais de TI nem a tecnologia em si, mas os especialistas nas questões tributárias e fiscais”, afirma Natucci.

Quando as pessoas se sentem importantes dentro do processo, elas ficam mais motivadas a encontrar soluções – e não focadas apenas nos problemas.

Não se trata, também, de forçar profissionais tributários a se tornarem novos desenvolvedores. Mas aqueles que buscarem novos conhecimentos podem ter um diferencial na carreira.

2. Processos

Não dá para fazer, num piscar de olhos, uma revolução digital em uma área tão complexa quanto a tributária. Isso faz ainda mais sentido quando falamos de um mercado dinâmico, em que o novo se torna obsoleto muito rápido.

Na prática, isso significa que a equipe tributária deve elencar prioridades e, ao mesmo tempo, encontrar soluções.

Nessa lógica, é interessante trabalhar com MVPs (sigla em inglês para Produto Viável Mínimo) antes de querer lançar um sistema robusta que faz uma entrega de ponta a ponta. A tecnologia deve ser testada em apenas uma parte do processo.

Outra vantagem de realizar MVPs é que você mantém o engajamento da equipe tributária. Se você demora muito para entregar uma solução, o time vai perdendo interesse pela inovação – e isso não pode acontecer!

Aqui, algumas empresas optam por contratar uma consultoria externa para apontar as melhores práticas do mercado. Não é o caso da Sanofi.

“Se o time tributário é parte do processo, ele também é parte da solução. Por isso, preferimos desenhar os novos processos internamente”, explica o Tax Transformation Manager da companhia.

3. Tecnologia

É claro, não poderíamos deixar de falar em soluções tecnológicas. E elas estão cada vez mais abundantes e acessíveis para todas as áreas.

Antes de contratar a primeira ferramenta que aparece, a Sanofi faz um estudo para saber qual será o investimento e, principalmente, seu retorno à companhia. Afinal de contas, os recursos são limitados.

Nisso, o time de Tax Transformation passa a acompanhar alguns indicadores, que podem ser: aumento de crédito tributário, horas reduzidas em processos e por aí vai.

Entre as principais soluções tecnológicas para a área tributária, podemos destacar:

• RPA (Robotic Process Automation): programa robôs para executar tarefas repetitivas que, anteriormente, eram feitas por pessoas. A solução pode ser usada, por exemplo, para o preenchimento de guias de impostos. Como ganhos, ela proporciona redução de tempo e de erros humanos.
• Inteligência Artificial: treina sistemas a aprenderem a tomar decisões sem a intervenção humana.
• Big Data & Analytics: agrupa tornar todos os dados da companhia acessíveis para todas as equipes. Com a visualização de todos os dados, fica mais fácil fazer análises de cenários e tomar decisões.

Aqui, vale salientar que quase todas as soluções já estão disponíveis na nuvem, o que é uma outra grande vantagem. “Podemos contratar o serviço apenas pelo período que usamos, como se fosse um aluguel. Isso barateia muito o processo”, destaca Natucci.

Gostou dos resultados da Tax Transformation? Então conheça o Programa Executivo de Imersão em Tax Finance.