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Planejamento logístico de grandes eventos: lições com os Correios
Imagina fazer o transporte de 30 milhões de itens em uma única cidade e em curto espaço de tempo? Com gestão integrada isso foi possível.

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Sabemos que um dos principais desafios das empresas de logística está associado à melhora no nível de serviço. Agora, imagina fazer o planejamento logístico de um evento esportivo de grande porte e alcançar erro zero?

Apesar das dificuldades econômicas pelas quais o Brasil vem passando, os Correios tiveram um case de sucesso internacional com a Olimpíada realizada em 2016 no Rio de Janeiro.

O planejamento da logística dos Jogos Rio 2016 permitiu entregar a coisa certa, no lugar certo e no momento certo, não impactando de forma negativa a operação das 70 instalações de competição e não-competição.

Mas não era só isso. Os Correios também era responsável por outras atividades durante a competição: a entrega das medalhas, que vinham da Casa da Moeda, o transporte dos exames antidoping das arenas para os laboratórios e das bagagens dos atletas, chegando nos aeroportos e indo até os respectivos locais onde ficariam hospedados.

A empresa também fez todo o trajeto da Tocha Olímpica, em mais de 300 cidades do Brasil, acompanhando o Comitê Organizador.

Veja nesse artigo como foi a preparação feita pelos Correios e os desafios do planejamento logístico.

Tamanho dos Jogos Olímpicos

Considerando os 30 milhões de itens previstos para os Jogos Rio 2016, os materiais que a logística dos Correios movimentou, transportou e armazenou estavam em toda a parte dos Jogos.

O projeto reuniu:

  • Transporte multimodal: avião, cabotagem e 211 veículos leves e pesados;
  • Armazém: 100 mil m² de área de armazenagem primária;
  • Equipamentos: 1 mil equipamentos de movimentação de carga.

José Furian Filho, vice-presidente de negócios públicos dos Correios, explica que os Correios entrou nesse desafio porque a oportunidade de um evento de grande porte e demanda logística ocorrer no Brasil era algo extremamente interessante para a empresa, com mais de 355 anos de história, uma das mais antigas do País.

“Evidentemente não queríamos que uma multinacional, que normalmente é quem opera esse tipo de negócio, viesse para cá. Nós somos líderes de mercado em solo brasileiro e, por melhor que a companhia estrangeira fosse, nós também temos as nossas qualidades, capacidades e acreditávamos nisso”, revela.

O vice-presidente conta que foi necessário fazer essa barreira de entrada, disputando mercado em pé de igualdade. Hoje já se pode dizer que o correio brasileiro é o único correio oficial do mundo que fez uma operação logística de jogos olímpicos.

Ele explica que não há outro correio no mundo que tenha tido a coragem de fazer o que eles fizeram. Além disso, os Correios são uma empresa experiente no que diz respeito a operações de grande volume.

A empresa distribui, anualmente, cerca de 150 milhões de livros para as escolas de todo o Brasil, há mais de 20 anos. Também fazem a distribuição desde 2009, em parceria com vários outros órgãos de governo, de inúmeras provas diferentes em 1700 escolas durante o Enem, operação extremamente crítica e sensível do ponto de vista de segurança.

E, antes dos Jogos Rio 2016, os Correios tiveram a oportunidade de realizar a operação logística dos Jogos Pan-Americanos em 2007. Segundo Furian, este foi o primeiro insight na que permitiu que a companhia sonhasse em fazer uma operação logística dos Jogos Olímpicos.

Como se preparar para o projeto

Tudo começou bem antes de 2016, mais precisamente em 2012, quando saiu o chamado do Comitê Organizador. “Nós nos preparamos e apresentamos a nossa proposta. Mas só em janeiro de 2015 assinamos o contrato de logística. Foi mais de um ano discutindo com o comitê sobre a operação que iríamos realizar, desenhamos tudo, desde o planejamento, a montagem e a desmontagem também”, conta.

A escolha não foi tão surpreendente, visto que os Correios já tinha tido essa experiência não só com os jogos Pan-americanos como também em outros eventos, enviando equipes para estudar os Jogos de Inverno na Rússia, na Copa do Mundo no Brasil em 2014, nos Jogos Olímpicos da Juventude na China e nos Jogos Pan-americanos em Toronto, no Canadá.

Em todos esses eventos, a equipe focada em logística conheceu a operação, como ocorria, quais eram as dificuldades, quais os pontos críticos etc. Dessa forma, as esquipes fizeram parte do planejamento até iniciar o Aquece Rio, jornada de eventos teste no Brasil.

“Não fizemos isso sozinhos. Esse tipo de operação logística envolve vários fatores e grupos, movimentação de carga, preparação de mobiliários, aeroporto, Prefeitura do Rio de Janeiro, Receita Federal, Anvisa, comitê especial de segurança do Gabinete da Presidência da República – que continha ali todos os elementos de segurança de força nacional, como Ministério da Defesa e Polícia Federal”, detalha.

Furian frisa que o desafio era especialmente maior por se tratar do Rio de Janeiro, uma cidade que exigia extrema atenção no quesito segurança. Não era fácil realizar uma operação desse porte em um ambiente que exigia evidentemente uma série de cuidados.

Armazenamento dos produtos

Quando se trata da parte logística de um evento como a Olimpíada, muita gente não sabe o que envolve esse tipo de preparação. Os Correios não só realizaram a armazenagem e movimentação de cargas, como também a montagem de todos os móveis que foram colocados nos 3.604 apartamentos na Vila Olímpica para 11.000 atletas dos Jogos Olímpicos e 4.350 atletas das Paraolimpíadas.

A operação também contava com dois armazéns que totalizavam aproximadamente 100 mil m², com 30 milhões de itens, cuja maior dificuldade não era a quantidade, e sim o número diferente de itens.

“No caso dos Jogos, desde uma bolinha de tênis que tinha que estar em tal lugar e tal horário, até o obstáculo a cavalo, de duas a três toneladas, que exige um equipamento completamente diferente de movimentação e transporte. Era algo em torno de dois mil equipamentos de movimentação, 200 caminhões e 2.000 pessoas trabalhando nisso. Pensar em tudo isso e executar essas ações eram o grande segredo do negócio”, revela.

Além dos armazéns principais, a companhia trabalhava com mais dois armazéns, um na Barra da Tijuca e outro em Duque de Caxias, 31 vans e 82 caminhões de vários tipos.

Foi também instituído um armazém de recursos por conta do espaço pequeno em que trabalhavam. Havia eventos simultâneos e sincronizados. Sem esse armazém de recursos, Fiuran explica que seriam obrigados a comprar recursos fora do evento.

“O nosso planejamento nos deu limites e quantidades necessárias para gerenciar a operação com controle”, diz.

Planejamento logístico

O planejamento começou em 2011, com modelos trazidos de Brasília e que oferecessem aos Correios um modelo de operação logística com reconhecimento mundial.

“Nós trouxemos o SCOR (Supply-Chain Operations Reference), que é um modelo de referência para cadeia de suprimentos, um framework da APICS, que nos ajudou e nos deu todas as bases nas melhores práticas para que a gente pudesse montar esta operação e planejar as métricas necessárias para que a gente também soubesse o que medir”, conta.

Os Correios começaram pelo treinamento e qualificação das equipes – era preciso lembrar que haveria pessoas do mundo inteiro no evento e, por isso, a língua básica seria o inglês.

A companhia preparou os funcionários e gestores para que todos soubessem se comunicar com seus parceiros e mesmo com a própria equipe do Rio 2016, que é formada por profissionais do mundo inteiro.

Também foi feito um treinamento de adequação do Guia da Cadeia de Suprimentos dos Correios, baseado no guia do Rio 2016.

A empresa começou cada evento teste fazendo um plano de eventos. Cada líder, baseado nas informações do guia, gerava formulários com todas as atividades que deveriam ser executadas durante a operação e isso era replicado depois para as outras operações.

A empresa materializou isso para que os procedimentos operacionais fossem padronizados por toda a equipe. Portanto, os funcionários tinham a obrigação de, ao executar um evento-teste, registrar todas as informações e, posteriormente, discuti-las, aparando as arestas fossem e corrigindo as não conformidades.

A companhia realizou, ao total, 44 eventos-teste. Havia os eventos major, realizados pelo Rio 2016, que testavam todas as arenas e modalidades. Os Correios testaram durante o Aquece Rio tudo aquilo que poderia acontecer e criar um padrão de procedimentos que depois seria transformado no plano do games time (Jogos Oficiais).

As equipes também avaliavam o planejamento em reuniões semanais, verificando quais eram as dificuldades e fazendo as devidas correções. Elas também mobilizavam os recursos que seriam utilizados em cada evento – eram provas das mais diversas modalidades exigindo recursos de logística completamente diferentes entre si.

“Era preciso ter equipamentos adequados para cada tipo de solo que ia se operar, se era no asfalto, na grama, na areia e assim por diante. No nosso planejamento inicial nós pensamos em tudo isso ou acertamos pelo menos 90%, mas sempre vai existir um ajuste fino ao final. Aí o coordenador da equipe em questão precisa programar os recursos, decidindo o horário que ele vai retirar, quem vai retirar, qual é a equipe que ele precisa, credenciar os veículos e as pessoas, etc.  Tudo tem que ser pensado”, exemplifica Furian.

O rigor colocado nos Jogos Olímpicos exigia que tudo fosse previsto. Segundo Fiuran, outro grande desafio era o lockdown, quando o espaço era fechado por questão de segurança e controle de acesso, algo que nos eventos-teste não era tão rigoroso assim.

No entanto, no games time era obrigatório seguir o padrão e o protocolo que foi estabelecido para movimentação e acesso.

Hora da execução

A execução de todo o planejamento, enfim, era maior desafio de todos. “Imagina sair de 20 pessoas no começo, em setembro de 2015, para um ano depois lidar com duas mil pessoas trabalhando no pico da operação, todas elas treinadas, conhecendo os padrões e executando com erro zero. Com grande imposição por parte do Comitê Olímpico Internacional não tem jeitinho brasileiro, é para fazer como foi estabelecido, com erro zero”, esclarece.

Assim todos seguiam os padrões descritos. Se havia alguma coisa a acrescentar era possível trabalhar essa melhoria, verificar se era sustentável, aplicável, e aí sim aperfeiçoar.

“Isso se tornou um ciclo. Ajustes que passavam de um gerente de atuação para um gerente de cluster (uma área um pouco maior) para validar o que seria aplicável em outras operações”, conta.

“Todos os nossos coordenadores tinham em suas mãos um smartphone e nós trabalhávamos com um aplicativo chamado Smartsheet. Não tínhamos nenhum software desenvolvido quando começamos a operação para gerar as informações e fazer com que as pessoas as gerenciassem. Nós buscamos um aplicativo de mercado simples e barato, fizemos as devidas adaptações e ele serviu para nossas operações”, revela Fiuran.

Ao lado dos Correios, a RGS e a Podium também operavam juntas em uma parceria de time único e muito integrado, chegando ao final dos jogos com muito sucesso.

O próprio Comitê Organizador, precisando economizar, começou a dispensar equipes muito antes do término dos jogos porque viu que todo trabalho que foi feito tinha confiabilidade suficiente para que eles pudessem operar.

Balanço da operação

Houve sim, um problema durante o evento, mas não de responsabilidade dos Correios: a falta de comida no primeiro fim de semana do evento. O Comitê convocou a empresa para ajudar a organizar o processo logístico para que as empresas que estavam ali atuando corrigissem as falhas.

Resultado de todo esse trabalho: a operação logística realizada pelos Correios nos Jogos Olímpicos Rio 2016 foi eleita pelo Comitê Olímpico Internacional como uma das melhores operações logística dos de todos os Jogos Olímpicos, entrando para a história como referência mundial.

Para Fiuran, uma das grandes dificuldades enfrentadas pela equipe dos Correios nesse empreendimento foi a falta de referências bibliográficas sobre as características e as particularidades da logística de eventos esportivos de grande porte.

Essa lacuna verifica-se não só na língua portuguesa, mas também na inglesa. Por isso, foi criado o livro Logística de Evento Esportivo de Grande Porte – Caso Jogos Rio 2016, disponível no formato digital pela Amazon.

A publicação também serviu de modelo de inspiração, comprovando que o Brasil tem potencial suficiente (e não jeitinho) para conduzir desafios de todos os portes.

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Autor

Jessica Moraes

Jessica é formada em Jornalismo e Pós Graduada em Marketing Digital, escreve sobre Negócios, Tecnologia, Inbound Marketing, Moda e Empreendedorismo.