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Planejamento estratégico: como manter as ações no formato virtual?
Nesse novo contexto reuniões e workshops virtuais passaram a ser um desafio e o grande questionamento é como manter a qualidade no formato virtual?
De repente, o mundo se viu de cabeça para baixo. As pessoas, em sua grande maioria, começaram a trabalhar de maneira remota e diversas adaptações tiveram que ser feitas para manter a operação das organizações, e isso não foi diferente para a área de Planejamento Estratégico.
Além das mudanças no conteúdo das discussões estratégicas, a crise do COVID-19 trouxe mais uma necessidade de troca de paradigmas: a mudança na forma como esta discussão estratégica é realizada. Reuniões e workshops virtuais passaram a ser o novo desafio: como garantir minimamente os benefícios destes encontros que eram tão ricos no formato presencial?
“Ele [workshop virtual] fica, curiosamente mais cansativo, essa definição veio com o exercício e com a prática”, destaca Luis Rua, Consultoria Organizacional e Planejamento do Bradesco em uma de suas falas no Programa Executivo de Imersão em Planejamento Estratégico realizado pela Blueprintt.
Iremos compartilhar abaixo algumas dicas práticas para deixar seus workshops virtuais mais produtivos e atrativos.
Continue a leitura!
Formato virtual: principais perdas e ganhos
Apesar de não termos tido muita escolha ao implementarmos o modelo virtual de trabalho e, consequentemente, o de reuniões, workshops e eventos, o novo contexto nos trás alguns ganhos se comparado ao formato presencial. Listamos abaixo as principais perdas e ganhos:
Perdas no formato virtual:
- Leitura corporal comprometida, dificultando a moderação das discussões;
- Dispersão da atenção dos participantes (multitarefas);
- Espírito de time prejudicado;
- Evento mais cansativo;
- Menor entrosamento e senso de pertencimento;
- Aumento de ausências;
- Menor leque de possíveis dinâmicas;
- Ausência de sensação de comemoração que o evento presencial proporciona;
- Risco de ruídos de comunicação;
- Falsas concordâncias (espiral de concordância);
- Menor participação do público nas discussões e construção de materiais.
Principais ganhos:
- Maior objetividade no conteúdo;
- Redução de custos (hotel, alimentação, deslocamento, equipamentos);
- Redução de tempo com deslocamento;
- Flexibilidade nos agendamentos (não há dependência de espaço físico);
- Utilização de ferramentas interativas (Teams, Forms, etc);
- Aprofundamento de discussões (quantidade reduzida de pessoas).
Etapas para preparação de atividades online
O processo de preparação de atividades online pode ser dividido entre: pré-reunião, durante e pós-reunião. Mas, sem sombra de dúvidas, um pré-reunião bem elaborado faz toda diferença para o sucesso e engajamento dos participantes durante os encontros.
Pré-reunião
- Definir pauta, data, local, duração e objetivo;
- Informar o que é esperado dos participantes;
- Distribuir material objetivo;
- Enviar o convite com antecedência para apenas pessoas essenciais;
- Não repassar convite sem aprovação;
- Responsáveis por deliberações que não puderem participar, enviar um representante com a mesma alçada.
Durante
- Iniciar a reunião pontualmente;
- Iniciar a reunião com a pauta e informar tempo por tópico;
- Realizar a ata da reunião com maior objetividade e clareza;
- Elaborar ata virtual.
Pós-reunião
- Distribuir ata prévia/registro da reunião em até dois dias;
- Realizar o acompanhamento das ações alinhadas em reunião (pendências).
Além das etapas citadas anteriormente, é muito importante determinar os papéis e responsabilidades como: patrocinador, apresentador, secretário e moderador. Essas pessoas vão garantir que o objetivo da reunião seja atingido, que as ideias sejam expressadas de forma clara e que a condução logística seja satisfatória para os participantes e organizadores.
Dores e possíveis soluções
A dificuldade de conseguir um espírito de time e comprometimento é uma das principais dores do formato online e ela pode ser remediada com a adoção de medidas mais interativas como: votações e brincadeiras que envolvam todo o time. Além disso, sumarizar os conteúdos e fragmentar o evento pode torná-lo menos cansativo aos participantes.
Outro ponto importante, principalmente para palestrantes e apresentadores, é a dificuldade de comunicação visual, tendo em vista que boa parte dos participantes não se sente confortável para abrir suas câmeras e nesse sentido, é possível sugerir isso logo no início para estimular a ação.
A inserção de vídeos e dinâmicas ao longo dos encontros facilita a interação dos participantes, seja por meio do chat ou mesmo com perguntas feitas pelo microfone. Usar intervalos também pode ser uma boa estratégia de maneira geral, mas é preciso ficar atento com a sinalização correta: use slides com o horário de retorno e com frases estimulando ações como “utilize o intervalo para tomar um café”.
Adaptações são sempre necessárias, ainda mais no mundo em que vivemos atualmente. Nesse sentido, seguir as etapas de trabalho listadas acima podem te ajudar a ter reuniões e workshops virtuais mais produtivos e seguir com as ações do Planejamento Estratégico da sua empresa.
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