Blog

Insights de gestão para você antecipar, assimilar e solucionar os seus desafios de negócio

8 oportunidades do eSocial para as áreas de governança e compliance
Programa trouxe uma nova cultura para dentro das empresas, cuja atenção a detalhes precisa ser redobrada e diferentes departamentos engajados.

Conecte-se

[addthis tool=addthis_horizontal_follow_toolbox]

Oportunidades do eSocial? O programa ainda tem causado muitas dúvidas na cabeça dos profissionais de Recursos Humanos. Como está em um momento de aplicação, os olhares estão muito voltados ao lado operacional, em como enviar todas as informações necessárias sem que haja prejuízos para ambos os lados.

Há também a adaptação à uma nova cultura dentro das equipes envolvidas, pois a atenção a detalhes precisa ser redobrada e, mais do que nunca, todos os processos estarem na ponta do lápis, não só para os que tem responsabilidade operacional sobre eles. Este é um passo mais à frente.

Agora, digamos que um terceiro passo seja a união do RH com outras equipes da empresa para que o eSocial esteja totalmente calibrado e ganhe novas atribuições. Afinal, setores como Jurídico, Fiscal, Contábil, TI e Segurança do Trabalho tem total impacto no funcionamento da nova plataforma do governo e precisam estar alinhadas ao planejamento e demandas, tanto em como fazê-las quanto em quando entregá-los.

E dentro desta prática, há uma novidade da qual tem se falado muito ultimamente: a união também com áreas de compliance e governança corporativa.

“Todas as informações que enviamos ao eSocial já existiam, porém a força da tecnologia acompanha esta nova forma de trabalhar e, com certeza, pode ajudar muito os processos de controle de projetos e de regras” salienta Tânia Gurgel, Advogada, Contadora e especialista no assunto, que também participou do evento eSocial Master Class, que realizamos no último mês em São Paulo.

O tempo não para e quanto mais pudermos aprender sobre o assunto, mais eficientes os inúmeros benefícios do eSocial poderão se tornar. Por isso, agora vamos conferir algumas dicas sobre o poder desta nova plataforma para as áreas de compliance e governança corporativa.

Não pense apenas eSocial, pense SPED

Um bom ponto de início desse processo é lembrar que o eSocial é um grande projeto dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), plataforma criada em 2007 que faz parte do programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal, que também tem o intuito de digitalizar e facilitar a fiscalização de todos os dados que as empresas precisam enviar ao fisco.

Sendo assim, o universo de informações que as áreas de compliance e governança, quanto a todos os dados que a empresa exporta ao governo, pode se abrir ainda mais conforme estas duas plataformas contempladas como fontes e informação.

Inclusive, este olhar 360º também dá a chance da união entre todas as áreas que detêm as informações e podem ajudar, tanto na alimentação do eSocial, quanto do SPED como um todo.

Como equipes de compliance e governança devem se preparar

Preparar o terreno para receber estes novos tipos de informação pode ser crucial para a efetividade dos processos. Por isso, aqui vão algumas dicas da Sispro, empresa de software empresarial, sobre como se atentar a alguns pontos desta virada de rotina.

  • Revisar o mapeamento dos processos atuais, verificando se todas as demandas legais estão contempladas;
  • Realizar o mapeamento dos novos processos para contemplar informações informais até o momento;
  • Desenvolver planos de comunicação e disseminação da cultura de compliance, dando transparência e democratizando a informação;
  • Criar canal de sugestões acessível a toda a empresa;
  • Monitorar indicadores de controle e promover correções e melhorias necessárias;
  • Analisar riscos e definir procedimentos que evitem ameaças;
  • Criar canal de denúncias para prevenir fraudes e desvios;
  • Manter auditorias internas periódicas;
  • Capacitar os colaboradores, promovendo treinamentos internos e aprimoramento das equipes;
  • Monitorar as mudanças na legislação trabalhista e nas especificações do eSocial e implementá-las.

Oportunidades

Tânia ainda chama a atenção para algumas oportunidades em meio a chegada do eSocial que podem otimizar o trabalho de áreas de controle. São elas:

  1. Despesas de viagem, geralmente, é um ponto de difícil controle dentro das empresas, devido às suas minúcias. Por isso, vale aproveitar o maior detalhamento dentro do eSocial;
  2. Você já parou pra pensar o quanto é preciso falar sobre INSS no EFD-Reinf? Talvez seja uma boa oportunidade de unir a área fiscal ao RH no envio destas informações;
  3. Agora é necessário informar alguns dados específicos nas notas fiscais eletrônicas, que podem envolver muito a equipe de segurança do trabalho, por exemplo, por isso reuniões periódicas e canais de envio de informações com as áreas responsáveis por novos detalhes no processo é muito importante;
  4. Uma das mudanças mais emblemáticas da Reforma Trabalhista, os contratos intermitentes, mexem muito com o eSocial e também com a área fiscal, por isso, estejam sempre em harmonia com antecedência;
  5. Este também é um ótimo momento para ter conhecimento sobre cada processo que cada colaborador envolvido cuida, isso facilita muito a vida das áreas de compliance e governança;
  6. Cuidado com os documentos que precisam ser assinados por responsáveis técnicos nesta nova fase, já que se confusões acontecerem, podem até se caracterizar um quadro de falsidade ideológica;
  7. O RH é um dos últimos braços não digitalizados da maioria das empresas. Aproveite a chance de organizar tarefas, descobrir meandros e pulverizar as atividades de maneiras com que os processos melhorem, diminuam e gerem mais tempo para a área lidar com assuntos que sempre ficavam em segundo plano;
  8. Repense processos: será que estamos fazendo certo? Sabemos os riscos que corremos? Geralmente as demandas do dia a dia nos dificultam rever estas atividades, aproveite o momento.

Todo este aprendizado em conjunto sobre as novas maneiras de declaração de dados no eSocial vai fazer com que as áreas envolvidas tenham uma fatia cada deste projeto e que interliguem informações, fortalecendo em grande escala equipes de compliance e governança. Priorizem a abertura de canais para que elas cheguem aos locais corretor.

Uma das vertentes que, de uma vez por todas, devem vingar neste novo cenário é que o RH não é só uma área de engajamento de pessoas ou que contratam e demitem, mas que também aplicam normas, regras e assim se tornam uma potente geradora de conteúdo para equipes de controladoria.

Gostou das dicas do eSocial?

A Blueprintt promove durante o ano todos uma série de eventos sobre as mais diversas áreas dos negócios. Recursos humanos, compliance e governança são só algumas delas.

Fique de olho na nossa agenda.

Autor

Barbara Marques

Barbara é graduada em Jornalismo pela FIAM-FAAM, atua profissionalmente há cinco anos, tanto em conteúdo factual, quanto para empresas. É especialista em produções relacionadas à tecnologia, fraude, business e marketing, entre outros. Além de vasto conhecimento em cobertura de eventos, palestras e coletivas.