Quando o assunto é a gestão de projetos, muitas instituições demandam por velocidade, o que trouxe para um primeiro plano os métodos ágeis.

O objetivo é focar na eficácia e na assertividade, de modo a desenvolver habilidades e ferramentas que entreguem mais valor ao cliente em menos tempo possível.

Considerando a realidade de ebulição contínua no mundo dos negócios, são bem-sucedidas empresas que incorporam em sua cultura e mentalidade a flexibilidade, o planejamento voltado para tendências e boas práticas e, sobretudo, a agilidade.

No entanto, em um contexto desafiador, como tornar o gerenciamento de projetos efetivo, atender o mercado e, ao mesmo tempo, o planejamento estratégico da empresa?

Essa foi a empreitada que o time de projetos da Algar Tech, sob comando do PMO Corporativo Daniel Aquere de Oliveira, enfrentou em 2017, quando começou a sua jornada para implementar métodos ágeis no desenvolvimento e gerenciamento de novos produtos e serviços.

Vontade de mudança: o começo da implantação dos métodos ágeis

Com mais de 100 projetos rodando simultaneamente e orçamentos de milhões de reais, Aquere desejava encorajar a iniciativa e a vontade de mudança nas equipes. Acima de tudo, ele se define como um profissional que valoriza processos.

“A gestão de processos esta totalmente relacionada com a gestão de projetos. Se meus processos base não funcionam corretamente, meu projeto vai falhar”, afirma.

“Melhoria de processos não é só um ganho financeiro: é uma forma de ajudar as pessoas a entenderem sua trajetória, e serem mais produtivas e efetivas”, complementa Aquere. 

Assim, antes mesmo de iniciar o debate sobre métodos ágeis, ele conduziu reuniões com diferentes equipes, procurando estimular o protagonismo nas pessoas e despertar o desejo por mudanças.

Nesses encontros, eram discutidos os problemas do método tradicional bem como a satisfação dos times em relação à performance e resultados.

Muitos colaboradores trouxeram a percepção de que o modelo vigente (Waterfall) era pesado e burocrático, mas que funcionava em muitos momentos – nem todos os projetos na empresa atualmente trabalham com métodos ágeis.

Juntos, chegaram a instituir como solução um método híbrido, uma combinação do ágil com o tradicional e que é adotado em vários projetos.

A ideia dessa abordagem é mesclar o melhor do que cada um tem a oferecer, dar suporte a todas as áreas e, concomitantemente, atender as novas demandas de mercado.

Os métodos ágeis e as barreiras culturais e hierárquicas nas empresas

De acordo com o PMO, é impossível implementar métodos ágeis sem mudar a cultura da empresa.

Ademais, é preciso envolver muito mais a equipe com o core business da organização e fazê-la perceber o valor que a adoção de uma metodologia como essa pode entregar mais valor para os clientes.

Para isso, ele usa o Scrum – que, em sua opinião, não é um método ágil em si, mas sim um recurso que complementa e dá suporte à ideia – e o Lean Management.

Ambos contribuem para tornar projetos mais rápidos, eficientes e dentro do custo esperado.

Além disso, para romper os entraves hierárquicos e culturais e implantar o ágil, Aquere trabalhou com o fluxo de valor de um projeto, analisando o que era preciso fazer para entregar mais valor para um cliente. Nesse levantamento, ele destacou:

• A necessidade de manter entregas para o cliente em uma cadencia e também garantir que ele tenha mais visibilidade dos processos e resultados;
• Assegurar entregas mais rápidas – se você a entrega em 6 meses e a concorrência em 2, perde-se a percepção de valor;
• Execução de valor: o cliente tem que enxergar um benefício real com o trabalho apresentado no final.

Assim, essencialmente, o método híbrido formulado por Daniel Aquere e sua equipe busca:

• Identificar o que é valor para cada stakeholder envolvido – mesmo no ágil, é possível criar cronogramas e relatórios que remetem o método tradicional para atender demandas e expectativas de diferentes públicos, como o board de diretores;
• Analisar todos os riscos da operação e parâmetros de qualidade – a equipe mantém esses elementos em mente toda vez que vai executar algo.

Ações para incorporação dos métodos ágeis nas empresas

Para promover o método ágil na Algar Tech, o PMO planejou um conjunto de iniciativas que aconteceram de forma simultânea e integrada, como:

1. Identificação dos formadores de opinião – nesse ponto, ele buscou encontrar e engajar na mudança as pessoas-chave que o ajudariam a levar o ágil para dentro da empresa;
2. Capacitação externa – viabilizou cursos e workshops com outras empresas e consultorias que também endossam e entendem de métodos ágeis;
3. Reforço com treinamentos internos – Aquere imprimiu esforços para detalhar todos os rituais do Scrum e conceitos do mindset ágil, inclusive participando de projetos, corrigindo problemas e sugerindo soluções diariamente;
4. Promoção de eventos nos quais se falava efetivamente sobre os resultados dos projetos ágeis;
5. Coaching – aumentando a proximidade com a equipe e acompanhando o andamento de projetos todos os dias;
6. Criação de um ambiente favorável – foi elaborada toda uma infraestrutura para facilitar a apresentação e familiarização dos colaboradores com o método ágil. Em um espaço mais relaxado e convidativo, equipes (squads) que trabalham com essa metodologia se reúnem e todos são convidados a experimentar o caos criativo. O objetivo é mostrar que esse tipo de abordagem funciona para uma produção efetiva e derrubar preconceitos negativos;
7. Mentoria – por meio de cursos, documentos, guias e vídeos explicativos;
8. Comunicação ativa – continuamente conversando com os times sobre o que está acontecendo, desafios e próximos passos;
9. Patrocínio e endosso da alta gestão;
10. Aporte técnico – contratação de profissional especializado e com conhecimentos avançados em métodos ágeis do mercado.

Dentre essas ações, uma atividade importante foi a criação do Comitê Agile, formado por pessoas que se identificam com o mindset ágil e que estão dispostas a compartilhar aprendizados e práticas constantemente. Esse grupo de colaboradores se responsabiliza por:

• Ativar e propagar a mentalidade ágil;
• Dar suporte aos embaixadores de transformação digital e representantes das áreas;
• Dar apoio também aos gerentes de projetos e equipes ágeis;
• Disseminar práticas ágeis;
• Dar treinamentos e conduzir eventos;
• Traduzir para a alta gestão os desafios e obstáculos da implementação.

Primeiros resultados da iniciativa

Daniel Aquere se orgulha em dizer que, em uma resolução da empresa para avaliar o desempenho de todos os seus projetos, os ágeis mostraram ótimos resultados, com entregas antes do prazo previsto e dentro do orçamento – muitos apresentaram savings.

Nesse trajeto, Daniel compara a implementação dos métodos ágeis com a jornada do herói: existem momentos de declínio, percalços, desânimos, resistências e medos. Contudo, quem não desiste consegue chegar ao ponto final e entender o valor da mudança.

“No fim, percebo que quem trabalha com o ágil quer mais, quer evoluir. Esse é o verdadeiro ganho: quando esse mindset é incorporado pela empresa e pelas pessoas”, reflete o PMO.

Qual sua opinião sobre a gestão de projetos por meio de métodos ágeis?

Já teve alguma experiência com essa metodologia?

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