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Como adotar metodologias ágeis em Relações Governamentais?
Conheça o passo a passo para aplicar metodologias ágeis na área de Relações Governamentais agora mesmo
Você já pensou em adotar metodologias ágeis em Relações Governamentais na sua empresa? À primeira vista, parece não fazer sentido. Afinal de contas, o conceito surgiu na área de desenvolvimento de softwares.
Mas, aqui, engana-se quem pensa que as tão faladas metodologias ágeis só podem ser aplicadas em startups e empresas de tecnologia.
Inovações surgem num piscar de olhos. Dentro desse mercado cada vez mais dinâmico, todas as áreas precisam ser flexíveis para se adaptarem aos diferentes cenários.
Neste artigo, vamos apresentar o conceito por trás das metodologias ágeis e como implementá-las na área de Relações Governamentais.
Continue a leitura e saiba mais!
Por que adotar metodologias ágeis em Relações Governamentais?
Antes de falarmos mais precisamente sobre o conceito de metodologias ágeis, é muito importante contextualizar o cenário de Relações Governamentais.
Você já ouviu falar no termo VUCA? Trata-se de uma sigla em inglês que significa Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade.
Em outras palavras, a expressão descreve um cenário de mudanças rápidas e intensas.
Mais ou menos como a nossa política, não é verdade?
É muito corriqueiro acontecer viradas imprevisíveis nos debates políticos. Uma Medida Provisória que todo mundo espera que seja aprovada pode caducar. E vice-versa.
Dentro desse contexto, os profissionais de Relações Governamentais precisam ser flexíveis para acompanhar as mudanças que a caneta de um político pode causar no setor de atuação de sua empresa.
Surge, então, a adoção das metodologias ágeis em Relações Governamentais. Ao invés de fazer um planejamento para realizar uma grande entrega dentro de um longo período, realiza-se pequenas entregas de forma consistente.
De maneira resumida, as metodologias ágeis garantem:
- Ciclos mais curtos;
- Entregas mais frequentes;
- Feedbacks constantes;
- Melhorias contínuas.
Na visão do gerente de Relações Governamentais da 3M, Fernando Almeida, “as metodologias ágeis prevêem um ciclo mais curto de planejamento, execução e retroalimentação. De passo em passo, eu planejo a minha rota. Ela é mais flexível. Gasta-se menos tempo planejando, e mais tempo executando”.
Quais são os benefícios das metodologias ágeis?
De acordo com o estudo State of Agile Report, os três maiores benefícios da aplicação de metodologias ágeis são:
- Manter um alinhamento entre o time, clientes internos e stakeholders externos;
- Aprender a trabalhar com mudança de prioridades;
- Dar visibilidade da área para toda a empresa.
Segundo Almeida, muitas pessoas sabem que a área de Relações Governamentais é muito importante, mas não entendem direito o que ela faz na prática.
Quando todas as atividades ficam visíveis e com uma linguagem acessível para os times, clientes internos e stakeholders externos, as outras áreas passam a conhecer as funções e importância de Relações Governamentais para a companhia.
Outro ponto exaltado pelo executivo é a transparência do processo que as metodologias ágeis reforçam: “se as ações do governo são pautadas pela publicidade, por que a nossa atuação junto a ele não deveria ser?”, questiona Almeida.
Metodologias ágeis em Relações Governamentais: passo a passo para adotar o Scrum
Existem diversas metodologias ágeis, mas o Scrum é aplicado por 58% do mercado, sendo então o mais comum.
Basicamente, essa metodologia consiste em gerenciar projetos e o desenvolvimento de produtos de alta complexidade de maneira rápida e flexível.
Ela é conhecida como a metodologia 3-5-3, que significa 3 papéis, 5 eventos e 3 artefatos. Para ficar mais fácil de entender, vamos decifrar cada um desses números:
Os três papéis do Scrum
Trata-se da divisão de responsabilidades de cada membro da equipe. “O scrum funciona muito bem com equipes enxutas, entre 3 e 10 pessoas”, sinaliza Almeida.
Em outras palavras, significa que o time deve ser pequeno o suficiente para se manter ágil e grande o suficiente para fazer um trabalho significativo.
Abaixo, está a divisão de responsabilidade de cada profissional:
- Product Owner: é quem possui o maior nível hierárquico dentro da área. Ele cria uma lista de tudo o que precisa ser entregue. Além disso, apresenta uma proposta de sprint (ver mais à frente, em eventos);
- Scrum Master: é o guardião do processo. Ele assegura que os artefatos estão sendo usados e os eventos, realizados;
- Time de desenvolvimento: profissionais que vão, de fato, realizar o desenvolvimento do produto.
Os cinco eventos do Scrum
Como o próprio nome revela, as metodologias ágeis precisam ter ciclos curtos e entregas constantes. Nesse sentido, o Scrum estabelece cinco eventos que devem ser respeitados em cada ciclo:
- Sprint: define-se um período fixo para realizar uma entrega mensurável que deve ser de, no máximo, um mês. O período nunca pode mudar, mas o escopo pode ser flexível. Se o tempo estiver acabando, você pode mudar as atividades a serem entregues.
- Sprint planning: recomenda-se um encontro de 8 horas no máximo. É aqui que o time define qual será o processo adotado para executar as tarefas do ciclo. Um verdadeiro trabalho colaborativo.
- Daily Scrum: reunião diária de, no máximo, 15 minutos, em que todos os integrantes devem responder o que fez ontem e o que vai fazer hoje. Ela deve ser realizada sempre no mesmo horário e local para reduzir a complexidade.
- Sprint Review: realizada antes do fim do ciclo, trata-se de uma reunião em que o Product Owner convida alguns clientes internos e stakeholders externos para apresentar o que foi feito. O encontro não deve ultrapassar as 4 horas de duração.
- Retrospectiva: entre o fim de um sprint e início de outro, é um evento que serve para avaliar quais os pontos do processo podem ser melhorados para realizar mais entregas significativas. A duração deve ser de 3 horas no máximo.
Num primeiro momento, parece que é muito tempo de planejamento e encontros, não é mesmo?
Mas, se somarmos o tempo sugerido pela metodologia Scrum para um Sprint de um mês, seriam apenas 20 horas mensais. É um tempo muito bem investido que mantém a equipe alinhada diariamente, com uma clareza de objetivos.
“A questão do tempo para cada evento vai muito da maturidade do time. No começo, a gente gastava muito mais tempo, mas agora que estamos acostumados com a metodologia, somos muito mais rápidos. O nosso Sprint Planning, por exemplo, dura apenas duas horas”, ressalta Almeida.
Os três artefatos do Scrum
- Backlog do Produto: o Product Owner reúne todos os desejos dos clientes internos e stakeholders externos. Ele é refinado constantemente conforme o time vai executando o processo. Um exemplo de Backlog de Produto para a área de Relações Governamentais é melhorar o relacionamento com stakeholders de energia.
- Backlog do Sprint: trata-se do conjunto de itens do Backlog de Produto para ser executado dentro de um sprint.
- Incremento: é a entrega em si. Dentro de um sprint, você não consegue entregar um produto acabado, mas parte dele. Em Relações Governamentais, por exemplo, em vez de entregar uma política pública completa, você consegue avançar gradualmente. Em um sprint, é possível agendar reuniões com stakeholders estratégicos. No outro, você participa de uma reunião importante do setor. Enfim, são diversos passos em direção ao objetivo.
Ferramentas para aplicação das metodologias ágeis em Relações Governamentais
Uma parede e um monte de post-its pendurados já são suficientes para implementar a metodologia Scrum. Aqui, você vai espalhar os post-its em três colunas: o que deve ser feito; o que está fazendo; o que foi finalizado.
É claro que o desenho do processo pode ser feito virtualmente. Nesse sentido, o Trello é uma das ferramentas mais conhecidas e intuitivas. De quebra, ele é totalmente gratuito. O Microsoft Planner e o Jira Software são outros softwares recomendados.
Independentemente da ferramenta escolhida, o ideal é que o time insira – e mova – as atividades de uma coluna para outra. Em cada tarefa, é preciso haver uma breve descrição, os nomes dos responsáveis por executá-la, além de uma nota de complexidade.
Dentro das tarefas da área de Relações Governamentais, podemos fazer o seguinte exercício: agendar uma reunião com uma autoridade mais acessível recebe complexidade 2. Por sua vez, revisar um ofício que demanda muita argumentação pode ter complexidade 5.
Aqui, é importante que todo o time defina o grau de complexidade de cada tarefa.
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