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Alcance ganho financeiro e de produtividade com melhoria de processos
Saiba como a Siemens fez a transição das suas estruturas de processo, antes presentes em cada uma das suas divisões, para uma área centralizada.

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Muitas empresas buscam soluções para alcançar ganho financeiro e de produtividade com melhoria de processos.

Essa área é fundamental para avaliar o andamento dos projetos na empresa e tornar as equipes mais eficazes.

A área de Robotic Process Automation (RPA) começou na Siemens em 2015 – na época chamada de Business Process Transformation.

Antes, a companhia centenária tinha suas estruturas de processo em cada uma das suas divisões, mas não havia uma área centralizada.

Com o tempo, enxergou-se a necessidade de fazer essa integração dos processos, existindo uma área para olhá-los entre todas as divisões.

Rodrigo Luccatto, Business Process Manager da Siemens, inserido na área com uma equipe enxuta, começou a analisar projetos e a trabalhar em projetos pequenos, que trouxessem resultados rápidos.

Optou por mixar metodologias, tais como o Scrum Ágile, e adequá-las aos projetos que fizessem sentido – com reconhecimentos globais em 2017.

Os resultados dessa melhoria de processos, até agora, foram 60 mil horas de trabalhos manuais eliminados e aumento de produtividade, que geraram, consequentemente, uma redução de custos de 12 milhões de reais.

Conheça, a seguir, como a área de processos está estruturada na Siemens e os tipos de projetos em que estão atuando, bem como os fatores críticos de sucesso para esse segmento.

Como foi feita a melhoria dos processos

Para atuar em termos de projetos e melhoria dos processos, o primeiro passo na Siemens foi definir a missão do time.

A equipe decidiu alinhar à visão da companhia, que é a de simplificar e acelerar processos para obter melhores resultados, por meio de ferramentas de gestão.

“Queríamos que as áreas de negócios nos vissem como parceiros de solução, ou seja, uma área que vem para auxiliar e otimizar, e não trazer mais burocracia”, defende Luccatto.

Escolhida a missão, os projetos precisavam estar bem definidos. Segundo o gestor, foi primeiro preciso olhar o processo atual para identificar os caminhos de melhoria, e aí sim apontar mudanças.

“Se já partimos para uma automatização do processo diretamente nós vamos ter um processo mais rápido, mas fazendo as coisas erradas. Precisamos entender quais são as oportunidades de melhoria e o que nós podemos trazer para simplificar esse processo e aí partir para uma automação”, explica Luccatto.

De acordo com ele, tudo isso deve ser pautado com o objetivo de aumento de produtividade, que é o valor financeiro que justifica esse trabalho de melhoria de processos.

Áreas de conhecimento da equipe

A equipe da Siemens atua com melhoria dos processos nos projetos em 9 áreas de conhecimento:

  1. Aceleração de performance

O objetivo é a simplificação de processos: buscar-se o que se pode eliminar de atividades em valor agregado.

Ou seja, atividades que as pessoas fazem e não sabem mais por quê ou que não trazem resultado.

  1. Suporte/turn-around

Nessa área, trabalha-se em alguma unidade de negócio que não atinge o resultado daquele ano.

A equipe busca trazer alguma solução de negócio em termos de processo e não de vendas, como, por exemplo, melhorar a gestão de custos ou a gestão dos indicadores.

  1. Capacity planning

Aqui a função é simplesmente entender se as áreas têm um dimensionamento de capacidade adequado, tanto de pessoas, como de equipamentos.

  1. Melhoria na gestão de venda

O objetivo é entender como estão fazendo a gestão de indicadores e de funil de vendas, para poder trazer isso de uma forma mais estruturada para as áreas.

  1. Gestão indenização de custos

Trata-se de ferramentas de gestão de despesas que podem ser implantadas nas áreas e que também ajudam muito na melhoria dos resultados.

  1. Estrutura de gestão

Outra área de conhecimento que envolve escolher indicadores e metas, afinal, para a empresa, mais importante que ter indicadores é saber o que fazer com eles.

  1. Rotina de gestão

Reunião de resultados mensal para fazer justamente uma análise mais crítica desses indicadores e estabelecer um plano de ação para poder reverter e fazer o acompanhamento de tudo.

  1. Fluxo de tomada de decisão

Depois de montada toda a estrutura e a rotina quando de gestão, aí sim a equipe toma decisões com base no acompanhamento desses indicadores.

  1. Automação para a área de conhecimento

Uso de robôs para substituir trabalhos manuais e repetitivos.

Para saber a real necessidade de implementação de automação é realizado um diagnóstico, entendendo qual é a densidade da unidade de negócio.

Nem toda área precisa de um robô, às vezes só precisa de uma estrutura nova de indicadores, por exemplo.

Aprovando e desenvolvendo os projetos

Outro ponto envolve uma proposta de trabalho para aquela área de negócio, que vai decidir se vai aprovar ou não essa proposta.

Quem não aprova é classificado como parte da resistência ativa, porque não quer mesmo, ou da resistência passiva, que diz querer uma mudança, mas não colabora com as aplicações.

Aprovando o projeto, o próximo passo é implementá-lo, entregando um relatório das suas necessidades e criando uma timeline.

Ou seja, envia-se um checklist para área com todas as informações que o RPO precisa levantar e analisar, incluindo a disponibilidade de agenda das pessoas para eventuais reuniões.

E assim se vai até o final do projeto, com a medição de resultados que precisam ser reportados – identificados como ganhos financeiros ou redução de quadro de pessoas, por exemplo.

Na aplicação do uso de robôs substituindo pessoas, por exemplo, são determinados os processos “elegíveis” para o uso de robôs, que devem ser atividades mais operacionais, basicamente repetitivas e que não requer muita inteligência.

Entre elas, estão a leitura de e-mails, de planilhas e extrair informações de um sistema para outro.

Ou seja, trata-se de atividades que, realmente, tiram o tempo das pessoas, deixando que elas usem seu tempo em tarefas que requerem mais raciocínio.

É uma ferramenta que auxilia bastante, visto que o robô pode trabalhar no sistema 24/7, fazendo a melhoria de processos de forma contundente.

Outro exemplo de sucesso da automação na Siemens é na gestão de fretes, na qual os fornecedores não podiam entregar no tempo desejado.

Então, todo esse contato com transportadora e solicitação de caminhões era feito por telefone e por e-mail, mas hoje é realizado de forma totalmente automatizada.

Melhoria de processos na sua empresa

Por fim, Luccatyo oferece algumas dicas dentro da área de melhoria de processos:

  1. Orientação do resultado

Nenhum outro objetivo deve existir que não seja o de trazer resultados para empresa.

E o resultado não representa processos mais estruturados ou indicadores. Isso são meios para se chegar ao resultado.

O resultado precisa ser monetizável. O quanto se ganhou ou o quanto se economizou, por exemplo.

  1. Co-criação

Co-criação é trazer as pessoas que operam no processo atual para participar dos projetos de melhoria, por três motivos:

  • Isso quebra a barreira daquela área de negócio, natural para agentes da mudança que vêm de fora;
  • Essas são as pessoas que conhecem as dores do processo, participam dos desafios daquela unidade no dia a dia;
  • Essas pessoas irão se sentir mais responsáveis na implantação de um novo processo que eles mesmos ajudaram a construir.
  1. Metodologias simples

Quanto mais simples, melhor. As metodologias precisam ser guias.

Não é preciso nada muito completo ou sofisticado – indicadores, frameworks e softwares – porque as áreas de negócio precisam ver os RPOs como parceiros de solução.

Isso sem criar burocracia ou mil planilhas que precisam ser preenchidas, dificultando ainda mais um processo que deveria ser simplificado.

Só é possível conseguir de fato um apoio efetivo da alta direção se houver um modelo orientado a resultado, com as pessoas participando, por meio de modelos simples.

Seguindo esse caminho existe uma boa chance de que esses processos analisados e simplificados alcancem resultado.

Gostou do case de melhoria de processos da Siemens? Ele foi apresentado no Congresso Nacional de Excelência em Projetos (CONEP), realizado pela Blueprintt em 2018.

A próxima edição acontece nos dias 03, 04 e 05 de março, em São Paulo. Serão três dias repletos de conteúdo voltado a líderes e profissionais da área de processos: 15 palestrantes, 11 casos práticos, 2 workshops e 1 painel de debates.

Confira a programação completa:

Autor

Rita Bomfim

Formada em Publicidade e Propaganda e pós-graduada em Organização e Administração de Eventos pelo SENAC, possui 12 anos de experiências em produção de eventos corporativos e encontros de negócios. Atualmente, é gerente de pesquisa e conteúdo da Blueprintt.