De um pouco mais de 10 anos para cá, é fácil notar o quanto a investigação de compliance cresceu no Brasil.

Seja na política, com as inúmeras movimentações da Lava Jato ou com a criação do Portal da Transparência, lá em 2004, e também nas empresas, com o aumento da preocupação e solidificação das áreas de compliance.

No âmbito empresarial, é possível identificar diversos formatos das equipes de compliance. Algumas acabam por se unir às áreas técnicas, aumentando a eficiência de controles, como TI e Jurídico.

Outras buscam times de desenvolvimento, como Processos e Projetos. E, dependendo da estrutura, há aquelas que coligam todas estas e, ainda quem sabe, incluem a área de Recursos Humanos nesta missão.

Porém, mesmo com toda a visível movimentação, esta prática de investigação de compliance ainda está dando seus primeiros passos no Brasil.

Isso porque, segundo a pesquisa “Maturidade de Compliance no Brasil”, da KPMG, prestadora de serviços de Audit, Tax e Advisory, apenas 58% dos respondentes afirmam ter algum mecanismo de gestão de risco dentro de sua estrutura.

Quanto ao giro de engrenagem, a pesquisa também não apresenta bons números, apontando 37% das empresas envolvidas como aquelas que não reportam as situações identificadas regularmente à alta gestão.

E a região Sudeste do País, que tenderia a ser um exemplo de avanço no assunto, é a que está mais para trás, com apenas 33% das empresas tendo uma estrutura mínima de compliance e 8% sem molde algum.

No entanto, as empresas precisam se adequar e avançar o quanto antes à investigação de compliance. É por isso que hoje vamos contar a história da gigante do ramo de estacionamentos, a Estapar.

Com mais de 30 anos de história e presente também no Rio de Janeiro e São Paulo, a companhia esteve presente no Compliance Managment 2017, realizado pela Blueprintt, para contar um pouco sobre como é a rotina de compliance por lá.

Confira, a seguir, e leve alguns ensinamentos para a sua empresa.

Investigação de compliance na Estapar Estacionamentos

Um dos primeiros pontos que Claudio Scatena, head da área, cita sobre a força que o compliance têm ganhado no mercado, e que também foi base de ação na Estapar, é esta nova grande conexão das empresas com o novo jeito de consumir produtos e serviços da Geração Y.

“As pessoas têm cada vez mais conexão com a cultura e os valores do que consomem e de seus fornecedores e toda empresa deve estar alinhada à isso”, comenta.

Outro ponto que também serviu de base para o crescimento da área na empresa, é o peso que um forte trabalho de investigação de compliance tem na sustentabilidade de uma empresa.

Para Scatena, os dois grandes pólos de atenção para este trabalho, são dividir os reports e investigações em Alfaiataria e Varejo de Massa. Estes são nomes de tratamento interno da Estapar, que querem dizer:

• Alfaiataria: Que abrange investigações e formalidades mais profundas e específicas, em que, dependendo do caso, talvez precise da participação de uma consultoria terceirizada;
• Varejo de Massa: Situações mais corriqueiras que acontecem no dia a dia e podem ser resolvidas internamente.

E qual você acha que é a que as empresas deveriam dar mais atenção e acabam não priorizando? Sim, as questões mais corriqueiras.

Áreas de grande impacto e responsabilidade dentro das empresas, costumam ater-se a grandes assuntos e problemas e acabam esquecendo de lidar com pequenos entraves, que podem ter um impacto maior do que o que elas realmente imaginam.

“O que contribui muito para que isto aconteça é o fenômeno da ‘normose’. Coisas que parecem pequenas, vão virando naturais, esquecidas e, quando se unem, viram algo muito maior do que se possa imaginar” salienta Scatena.

Como a área trabalha na companhia

Para se ter uma ideia, 58% dos casos registrados na Estapar (após 9 meses de trabalho e levantamento de dados), estão ligados à desvio de comportamento, como assédio moral e desrespeito entre colaboradores.

Após identificar esta demanda, a Estapar também entendeu que precisava criar uma base de confiança entre a área e seus colaboradores, para que, assim, denúncias mais delicadas chegassem até eles, como as de assédio sexual.

Para isso, ações como criar cada vez mais proximidade com as lideranças, divulgar que os canais de denúncia são seguros e anônimos e ter grande sensibilidade com os locais em que os colaboradores denunciantes serão entrevistados é muito importante.

Outro canal que ajuda a criar um ambiente mais seguro, é utilizar a entrevista com o colaborador como último recurso, colocando a frente informações oriundas das lideranças, câmeras e RH, assim ajudando a preservar os colaboradores.

Inclusive, a parceria com o RH pode ser fundamental para empresas que tem operações em mais de um estado, já que as pessoas envolvidas com investigação de compliance, provavelmente, estarão em um destes polos e não poderão comparecer a cada estado sempre que houver algum problema.

Tecnologia contra fraude

Para questões de fraude, nada melhor do que utilizar seu próprio Big Data.

“Na Estapar, desenvolvemos uma ferramenta com a área de TI, que possibilita ver quanto de faturamento cada estacionamento tem por mês (ou até dia), quanto de cancelamento de tickets ocorrem, evasão dos mensalistas, entre outros”, destaca Scatena.

Além do grau de detalhamento, o Head lembra o quanto esta ferramenta os ajuda no timing das situações, pois, para alguma delas, serem descobertas apenas um mês depois pode criar um cenário irreversível.

E, de novo, utilizar ferramentas primárias é fundamental para a resolução antecipada dos casos, como filmagens, e-mails trocados, informações do RH e, no caso da Estapar, até mesmo averiguar o lixo das unidades já ajudou a identificar problemas.

“Caso tenha embalagens no lixo, de produtos que não estejam a um nível de custo equivalente a renda da maioria dos colaboradores e se torne algo recorrente, já pode ser um indício de investigação” exemplifica Scatena.

Em resumo, o executivo lembra seis importantes ensinamentos:

• Alimente uma cultura baseada em valores;
• Diga aos colaboradores desde sua entrada na empresa como os processos funcionam;
• Integre-os de fato ao time;
• Deixe bem clara a conduta que é esperada deles;
• Mostre que há canais seguros de denúncia;
• Estimule um ambiente aonde o mal comportamento não é bem visto.

Para Scatena, o clima em que os problemas são abordados também tem grande influência em como os colaboradores podem se portar.

Vale muito mais um sentimento de recompensa (o coelho atrás da cenoura, sabe!?) do que o de “polícia na área” e os líderes devem ser o exemplo primário.

E, também nunca esquecer que toda ação que o compliance toma tem a ver com a importância, que a empresa como um todo, dá ao ser humano em si.

“Se a pessoa não é ouvida, de fato, ou nada está sendo feito, para que tipos de caso vamos dar importância? Tem que ser para todos”, frisa Scatena.

Falando em governança e compliance, a Blueprintt vai realizar o GRC Summit nos dias 13 e 14 de março, em São Paulo.

Serão apresentadas práticas comprovadas para integrar GRC ao nível estratégico, promovendo sustentabilidade e valor nas corporações. Participe!