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Como lidar com as barreiras da inserção de facilities?
Nem sempre as áreas operacionais mostram o quanto o seu trabalho pode ser importante para uma empresa. Posicione o seu departamento.

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Como é a inserção de facilities na sua empresa?

É fácil concordar que as organizações são diferentes. Cada uma atua com um core business, público, produto, serviço ou objetivo diferente. Mas em um ponto quase todas elas se alinham: a dificuldade em dar atenção a áreas que não geram lucro diretamente.

As pautas nas reuniões se repetem. Cadê os números, relatórios e o retorno do investimento? E é em meio a este mar de metas totalmente voltadas à geração de lucros que as áreas que atuam de maneira indireta na construção deste resultado se tornam invisíveis. Então, como garantir a inserção de facilities?

Em decorrência desta prática de mercado, a inserção de facilities encontra muitas barreiras referentes à identificação de objetivos que não estejam relacionados às tarefas operacionais diárias.

Foi sobre isso que Thiago Otoni, Gerente de Engenharia e Manutenção do Hospital Sírio-Libanês, falou um pouco mais em sua palestra na última edição do Facilities Management Conference, evento sobre o tema realizado pela Blueprintt.

Confira e saiba mais sobre inserção de facilities!

O que priorizar na inserção de facilities

“Questões orçamentárias, aumento de eficiência energética, resíduos, gestão de ativos, fornecedores e fazer cada vez mais com menos, mantendo a qualidade, são os principais pontos de revisão de resultados que fizemos”, salienta Otoni. 

Em relação ao orçamento, a principal dica dele é estar sempre próximo à gestão estratégica e mantê-lo sob o controle da própria equipe, sem esperar que profissionais de fora da área de facilities façam isso. Os valores aplicados devem ser justificados antes do gasto, pois isso ajuda a pensar em soluções melhores.

A saída é criar um time específico para o controle de gastos. No caso do Sírio-Libanês, foi formada uma equipe que, inclusive, lida com a gestão de contratos, acompanhando todo o ciclo.

“Em um ano, conseguimos reduzir de 10 a 20% dos gastos com contratos, entre controle de entradas, juros, pagamento de notas, escopos não elencados e SLAs não definidos”, ressalta o gerente da área, lembrando também que ter alguém por fora da questão técnica nestas análises, como um administrador, é extremamente saudável.

Para algumas realidades pode parecer impossível, mas ter um sistema com foco na prevenção de custos com reparos é fundamental para a inserção de facilities e o dia a dia da área. Há um ano e meio, a equipe do Sírio-Libanês utiliza este recurso com foco em manutenção.

Outros temas que estão sempre em pauta neste segmento são eficiência energética e redução de resíduos. Uma das soluções encontradas por Otoni foi a contratação de uma empresa que faz a medição da água utilizada para entender por onde os gastos escoam e, futuramente, estender a ação para gás e energia.

A adoção de lâmpadas de led também foi uma preocupação. “Pode até parecer que esta prática já é comum nas empresas, mas ainda não é. A durabilidade vendida pelo mercado é um dos empecilhos. Fala-se muito em 10 anos de duração, mas a nossa média, por exemplo, é de um ano e meio. O valor investido na iluminação anterior é outro empecilho. Então, cabe à equipe de facilities mostrar aos C-levels quais são os benefícios mais técnicos desta aplicação, que, apesar de tudo, ainda é mais econômica”, explica Otoni. 

Já quando o assunto é sustentabilidade, alguns profissionais acreditam que é algo que “está na moda”. Mas será que esta ideia é vendida e explorada da maneira correta? Hoje, a equipe de Otoni trabalha com uma usina de geração de energia com capacidade de até 12 megas e um sistema pneumático de transporte de resíduos que, ao mesmo tempo, melhora a logística e ocupa menos elevadores, pois eles descem por tubos para um local central.

Ações estratégicas para uma boa inserção de facilities

Agora é hora de partimos da parte prática para a estratégica. E começaremos por uma prática muito comum no setor de facilities: não esperar quebrar para comprar, pois é preciso ter controle de tudo o que se degrada. Principalmente quando o funcionamento da sua empresa depende desses componentes.

Outro grande ponto levado por Otoni é que uma pesquisa realizada em âmbito nacional aponta que a média de mercado em relação ao tempo gasto com manutenção em eventos que poderia ser melhorada em 65%. Isso inclui instruções, logística, início tardio, interrupções por indisponibilidade ou falta de peça ou ociosidade por excesso de mão de obra.

Para ajudar nessa missão, o foco em segurança operacional e regulamentações de fornecedores também é um ponto crítico a ser analisado. “Trazer o fornecedor para o ambiente interno é essencial. Ele faz parte do funcionamento geral do setor. É muito difícil olhar o desempenho do profissional terceirizado descolado da área em geral”, frisa Otoni. 

Ele lembra também que é imprescindível tomar muito cuidado com as questões regulatórias, pensar bem sobre o que terceirizar e se vale a pena, pois esta saída não pode virar regra.

Outra dica dada pelo palestrante é: não contrate mão de obra. Contrate nível de serviço e aplique SLAs. Quando a empresa entende que o processo dela é gerido em regras passíveis de multas, ela começa a entregar melhor e com mais qualidade.

Para fazer tudo isso acontecer, além de todas as análises e habilidades técnicas, é preciso dinheiro. Por isso, vale a dica: sempre tenha alguém estratégico nas reuniões e tomadas de decisão da empresa, pois a área tem que ser proativa e determinante neste quesito.

Para fechar as dicas, Otoni ressalta o poder de analisar as ocorrências. “Se as maiores recorrências são vaso entupido e lâmpada queimada, por exemplo, não dá para ir lá só consertar ou pensar que o vaso entupiu porque alguém jogou papel. É preciso analisar a causa na raiz”.

Assim, cada vez mais a equipe de facilities consolida a área como de prevenção e não só de ação.

Você tem alguma pergunta sobre inserção de facilities? Deixe-a nos comentários! Teremos o maior prazer em respondê-la.

Autor

Barbara Marques

Barbara é graduada em Jornalismo pela FIAM-FAAM, atua profissionalmente há cinco anos, tanto em conteúdo factual, quanto para empresas. É especialista em produções relacionadas à tecnologia, fraude, business e marketing, entre outros. Além de vasto conhecimento em cobertura de eventos, palestras e coletivas.