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Insights de gestão para você antecipar, assimilar e solucionar os seus desafios de negócio

Por que criar uma estrutura dedicada à implantação do eSocial?
As equipes de RH, jurídica e contábil não só precisaram se adaptar, como estar de olho nas mudanças na forma de transferir os dados trabalhistas.

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Desde 2016, a implantação do eSocial faz parte da rotina das empresas e hoje já é indispensável no mercado.

Não só as equipes de RH, mas também as jurídicas e contábeis, se adaptam à nova maneira de transferir dados trabalhistas ao Governo Federal e, naturalmente, sentem os seus impactos.

As empresas que devem fazer a implantação do eSocial foram divididas em três categorias:

  1. empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões;
  2. o restante das empresas privadas — inclusive MEIs —, pessoas físicas que tenham empregados e Simples;
  3. entes públicos.

As empresas contempladas nos dois primeiros grupos passaram pelas cinco etapas de implantação do eSocial entre janeiro de 2018 e janeiro de 2019. Já os entes públicos começaram a sua jornada em janeiro de 2019.

Falamos acima sobre as cinco etapas de implantação do eSocial, que já são velhas conhecidas de quem atua com a ferramenta, mas recapitularemos.

São elas: cadastro de empregador e tabelas; informações dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos); folha de pagamento; substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP); e dados de segurança e saúde do trabalhador.

As mudanças da implantação do eSocial em 2019

Uma das grandes novidades deste ano é a impossibilidade de funcionamento da ferramenta por meio do Programa Gerador de Declaração (PGD) e do Programa Validador e Assinador (PVA). Ou seja, o investimento em um robusto sistema de folha de pagamento é imprescindível para evitar problemas futuros.

Agora, falaremos das novidades para cada grupo específico daqueles três que citamos acima. 

Para as empresas do grupo 1, o radar deve estar ligado para o envio da GFIP à Receita Federal para o recolhimento do FGTS. Também é preciso ficar de olho na quinta fase, que é o envio dos dados relacionados a segurança e saúde do trabalhador.

Quem está no grupo 2 deve anotar na agenda a obrigatoriedade do envio de todas as folhas de pagamento e a mudança da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias.

As entidades públicas, registradas no grupo 3, podem respirar aliviadas, pois não passarão por novidades em 2019. Porém, devem se preparar para cumprir todas as fases que os outros grupos também concluíram a partir do início de 2020.  

Um olho na gestão dos processos e o outro na integração das áreas

A implantação do eSocial acontece e, ao mesmo tempo, os processos diários não param nas empresas.

Por isso, vale a pena conferir algumas dicas de gestão dos procedimentos diários para que, enquanto nos preocupamos com as mudanças e obrigações aplicadas pelo Governo Federal, também possamos aprimorar o acompanhamento das atividades, pois todos os envolvidos precisam estar em sintonia.

Foi pensando nisso que a equipe de Performance Center da GM aplicou os seus esforços em acompanhar os gaps de sinergia entre as áreas envolvidas com a implantação do eSocial, para poder agir rápido em cima dos erros e manter a roda girando com a velocidade exigida pelo mercado.

Quem contou um pouco mais sobre como foi o processo por lá e como é este acompanhamento foi Graziela Hanna, durante a última edição do evento eSocial MasterClass 2018, promovido pela Blueprintt.

Para uma empresa de quase 17 mil colaboradores — entre horistas e CLTs —, responsáveis por 11 produtos — oito fabricados no Brasil —, distribuídos em sete localizações, três fábricas de montagem de veículos — duas apenas de motores —, um site do campo de provas e um armazém, com certeza a implantação do eSocial não foi nada fácil.

É importante ter em mente que a GM foi uma grande parceira do Governo Federal em todas as iniciativas de SPED fiscal e contábil. A empresa integrou o grupo piloto formado para realizar testes de diretrizes. Esta reunião começou em 2015 e impulsionou a organização a contratar uma consultoria que a ajudou a fazer o primeiro assessment de informações e processos.

“Ter se envolvido diretamente com o Governo Federal neste processo foi muito engrandecedor, pois vimos de perto o crescimento e as mudanças da ferramenta”, contou Hanna.

Em 2016, com o trabalho precisando de um pouco mais de gás, a instrução das equipes foi turbinada por meio de workshops e treinamentos.

Já no ano seguinte, o grande desafio foi a troca do sistema de folha de pagamento, que aconteceu com a implantação do eSocial. Mesmo assim, em 2018, as quatro primeiras fases que precisavam ser entregues seguiram o prazo estipulado.

Em alguns meses, a empresa já havia encaminhado ao Governo Federal mais de 110 mil XMLs de informações. Porém, antes de enviar tudo isso, houve a análise de uma consultoria, que identificou 37 gaps no processo que precisavam ser ajustados.

As correções de informações já imputadas no sistema ultrapassaram 40 mil. Assim, é possível ver o quanto o trabalho de uma consultoria externa pode ajudar a orientar sobre o que é preciso fazer, tanto do ponto de vista técnico quanto legal.

Para você ter uma ideia, áreas como tributária, jurídico e trabalhista utilizavam muitas ferramentas categorizadas pela GM como “manuais”, como Excel e e-mail. Atualmente, essas equipes já imputam todos os seus dados em sistemas, incluindo números de processos, vinculação de nomes e datas de entrega, entre outros. 

A implantação de um novo e robusto sistema de folha de pagamento também virou realidade na GM, o que trouxe consigo uma mudança nas datas de recebimento que impactou a todos.

Todo esse processo de comunicação entre a empresa e os colaboradores foi estruturado em três meses e contou com equipe de suporte a dúvidas e comunicações via líderes por e-mail.

Criou-se por lá também um trabalho de análise de erros, para identificar porque eventos foram rejeitados pelo Governo Federal e se antecipar aos próximos. Desse momento em diante, começou um projeto de correção ativa, acionando, a cada erro, as áreas responsáveis pelas informações, orientando-as sobre o reprocessamento e reenvio.

“O apoio dos stakeholders e da equipe multidisciplinar envolvida no processo pode parecer trivial, mas, na verdade, é essencial para o bom funcionamento dos processos”, acredita Graziela, que também falou sobre a grande corrida para manter todas as áreas atualizadas, envolvidas e ativas quanto as mudanças e os desafios do eSocial. 

Ela ressalta que a correção dos processos é uma das mais fortes bases de manutenção e criação da cultura sobre a responsabilidade de cada gestor em relação às informações geradas pela sua área.

Como foi o processo de implantação do eSocial na sua empresa? Compartilhe a sua experiência com a gente!

Autor

Barbara Marques

Barbara é graduada em Jornalismo pela FIAM-FAAM, atua profissionalmente há cinco anos, tanto em conteúdo factual, quanto para empresas. É especialista em produções relacionadas à tecnologia, fraude, business e marketing, entre outros. Além de vasto conhecimento em cobertura de eventos, palestras e coletivas.