Adequar a alocação de recursos diante das variações da demanda é um dos benefícios do S&OP

A gestão eficiente do S&OP (Sales and Operations Planning) é fundamental para que empresas tomem decisões assertivas e possam equilibrar a oferta e a demanda ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Através de um plano único e que reúne diversas áreas do negócio (marketing, vendas, operações, finanças, etc.) é possível atuar nos níveis estratégico, tático e operacional.

Ter estoque disponível no tempo, lugar e no custo certo é outra vantagem da gestão eficiente do S&OP. Isso permite aumentar o giro do estoque, reduzir custos e maximizar a lucratividade da empresa.

“Com a pandemia, o forecast mudou drasticamente para muitos segmentos, o que impacta diretamente o risco de obsolescência de produtos, principalmente os de shelf life curto”. A afirmação é de Ricardo Félix, Gerente de S&OP e Planejamento de Demanda da EMS.

A seguir vamos ver como a evolução na gestão do S&OP pode auxiliar no planejamento dinâmico dos estoques e na redução da obsolescência de produtos.

Gestão eficiente do S&OP

A evolução do nível de maturidade do processo de S&OP tem relação direta com a gestão da obsolescência de produtos. Quanto maior a acuracidade das previsões, o monitoramento de dados e a integração do S&OP com o orçamento anual da empresa, melhor será o controle de gestão do estoque.

No caso da farmacêutica EMS, Félix explica que a implantação do S&OP, iniciada na metade de 2018, contou com um projeto piloto em algumas unidades do negócio. Assim, correções e adaptações puderam ser feitas antes que o processo fosse estendido a toda a empresa.

A adoção do S&OP por todas as unidades do negócio, entretanto, é apenas o pontapé inicial do trabalho. Isso porque uma gestão eficiente do S&OP requer atualizações e reformulações periódicas para que haja uma evolução constante.

“Um plano estruturado de longo prazo e com alicerces fortes, ainda que seja mais lento, vai trazer resultados e dar condições para a criação de uma área de S&OP mais eficiente”, observa Félix.

Gestão eficiente do S&OP: a pandemia e os estoques

A chegada inesperada da pandemia acendeu uma luz amarela para a manutenção de estoques. Nesse meio tempo, a gestão eficiente do S&OP precisou focar em um controle de previsão mais assertivo do que nunca. Tudo para não potencializar o risco de obsolescência de produtos.

Um estudo do Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas (Ibre/FGV) revelou que em abril de 2020 a quantidade de indústrias e varejistas com excesso de estoque atingiu 24,9% e 20%, respectivamente. De acordo com a FGV, esses níveis estão bem próximos de recordes históricos atingidos em outros períodos de recessão.

Nesse sentido, para evitar o problema, foi mandatório que os demand planners encurtassem sua visão. A análise semanal do histórico de vendas permite identificar quais produtos têm mais ou menos demanda.

Desse modo, um novo mix de produtos pode ser rapidamente encontrado. Em seguida, é avaliado se sua demanda é constante ou pontual e qual é a tendência de comportamento no futuro.

Ferramentas e controle para a gestão da obsolescência

A redução dos gastos com o descarte de produtos é uma necessidade de empresas de todos os segmentos. Ainda mais neste momento de incertezas, o ideal é que o shelf life (prazo de validade) dos produtos seja contemplado em todas as fases de implantação de uma gestão eficiente do S&OP.

A estrutura de gestão da obsolescência é composta por quatro pilares:

• Parâmetros. Definição dos critérios de controle.
• Unidade de negócio. Quais unidades estão contempladas no projeto.
• Controle. Sistemas ou planilhas que serão usadas.
• Fluxos que serão seguidos para o alcance dos resultados pretendidos.

É recomendado que as empresas usem dois parâmetros para monitorar o estoque e avaliar o risco de obsolescência dos produtos. Na EMS, Félix conta que o valor de risco por venda e o valor de risco por forecast foram os principais critérios adotados pela farmacêutica.

“Se o valor de risco por venda está baixo, mas o valor de risco por forecast está alto, isso indica um forecast subestimado. E o inverso também pode acontecer. Se o valor de risco por venda está alto, enquanto o valor de risco de forecast está baixo, pode ser que o forecast esteja superestimado. Aí fica o alerta para acompanhar e definir o risco mais adequado de obsolescência. Cabe a cada empresa adaptar esses parâmetros para monitorar o seu segmento”, explica.

Outro ponto de atenção na gestão eficiente do S&OP são os lançamentos de produtos, que têm alto risco de ser uma fonte de obsolescência.

O trabalho mais próximo à área de pricing também é essencial para evitar o risco de obsolescência. Reduzir o preço do produto antes das fases mais críticas do shelf life diminiu a probabilidade de descarte e prejuízo.

Executando a gestão da obsolescência

Uma boa gestão da obsolescência de produtos requer algumas etapas estratégicas para garantir a integração de equipes e informações:

• Envio de relatório mensal para as unidades de negócio. Acontece após a atualização da planilha de controle.
• Reunião mensal de demanda. Discussão e análise de previsões.
• Reunião de S&OP. Análise dos SKUs (Stock Keeping Units) que precisam de atenção, bem como produtos com maior risco de obsolescência. Eventualmente, planejam-se ações para acelerar o giro do produto, como vendas por novos canais ou descontos mais agressivos.
• Validação das ações após o fechamento do mês. Esse é o momento de saber se houve redução do risco de obsolescência e se as ações foram efetivas.

A gestão eficiente do S&OP na EMS reduziu em 46% a obsolescência de produtos em pouco mais de dois anos. “Isso trouxe um saving muito interessante para a empresa e mostrou a necessidade de uma estrutura robusta de S&OP”, afirma Félix.

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