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10 dicas para criar a governança do eSocial na sua empresa
Veja como a TOTVS criou rotinas pré-organizadas para que os erros fossem evitados ao máximo - ou até mesmo não acontecessem mais.
A gestão do eSocial ainda vem causando uma transformação tão grande no mercado que, mesmo após o sistema ter sido criado há quatro anos, podemos dizer que sua avalanche é atual.
Ela faz parte do dia a dia dos profissionais da área contábil, de recursos humanos e de segurança do trabalho, entre outros.
Mesmo causando grandes mudanças processuais nas corporações, as informações a serem enviadas não aumentaram, somente foram unificadas.
Ou seja, a demanda é a mesma, porém com um novo jeito de ser realizada.
Bom, se não aumentou a demanda, é só juntar tudo e encaminhar, fácil né?
É aí que você se engana.
Com tudo centralizado, muitos erros que passavam despercebidos nas entregas começarão a ser cobrados.
Há também um novo estilo de cadastramento a se fazer que precisa ser aprendido.
Outro fator é que, pensando no modelo antigo de envio, nunca era só uma pessoa ou duas que transmitiam estes dados ao governo.
Havia várias atuando em diversas áreas, como recursos humanos, TI, contabilidade e jurídico.
Pensem na confusão que pode dar quando todas estas pessoas tentam engatar um novo processo, cada uma do seu jeito?
Ainda é pior quando se pensa na importância deste trabalho que, quando mal feito, pode gerar imensos prejuízos à empresa.
Já dizia o ditado: cão que tem muitos donos morre de fome.
Para minimizar erros e tornar o processo mais simples, a TOTVS, mais especificamente a TOTVS Consulting, implantou um projeto pensado exclusivamente para o eSocial.
Tenho certeza que a sua empresa pode aprender um pouco com essa experiência.
Veja o artigo a seguir.
Governança do eSocial na TOTVS
Uma das primeiras decisões do processo de adaptação e implantação do eSocial foi o congelamento das admissões na primeira semana de março deste ano, quando o projeto, de fato, começou a ser implantado.
Vale lembrar que o Governo Federal criou etapas para a implantação do eSocial.
Com início em janeiro deste ano, a obrigatoriedade de adoção do projeto ficou a cargo das empresas que registraram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016.
E a partir de julho de 2018, o processo estendeu-se a todo restante das empresas.
“No começo é muito difícil mensurar quem vai cuidar de que e em quais prazos devem entregar as informações”, contou relata Renata Seldin, diretora da TOTVS Consulting, no evento eSocial 360º, promovido pela Blueprintt em março deste ano.
Só para se ter uma ideia, o eSocial engloba 15 compromissos fiscais, trabalhistas e previdenciárias em um único lugar:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
Foi justamente com base nisso que eles desenvolveram um projeto de Governança.
Este processo consiste em criar rotinas pré-organizadas para que erros sejam evitados ao máximo, ou até não aconteçam mais.
Este projeto tem que ter um dono, seja ele uma pessoa ou uma equipe, vai depender do tamanho da empresa.
Então, na TOVS foi definido que este time ficaria responsável por pensar em todos os deadlines, cronograma e obrigações.
Também fiscalizaria quem entrega ou não as atividades e se estão desenvolvendo da melhor maneira ou não.
Ou seja, o time é, de fato, dono da estrutura do processo.
“Isso evita muito também que você entre em uma reunião e escute, por exemplo, a TI dizer que não soltou uma demanda porque estava aguardando uma resposta do Jurídico, que vira e fala que já havia informado a área de Negócios por e-mail que os testes já poderiam ser liberados, mas daí a TI se defende dizendo que quem faz o teste é o usuário não eles. Olha o tamanho desta confusão”, frisa Glaucia Brolo Attuy, Gerente Sênior da empresa.
Este processo tendo donos, as áreas podem se conversar, tirar dúvidas e revisitar estratégias em um único polo que está completamente focado no desenvolvimento de entrega do todo.
Em uma analogia ao “um olho no gato outro no rato”, seria um olho no operacional e outro no estratégico.
Assim todos conseguem dar as devidas atenções aos pequenos detalhes.
Vale lembrar também que esta é uma questão cultural e não de apenas “façam isso ou façam aquilo”.
O Governo não vai aguardar as empresas errarem para cobrar o que é certo, é uma corrida contra o tempo.
Dicas para a gestão do eSocial
- Identifique o espaço em que esta governança deve ser aplicada, principalmente para grupos empresariais grandes;
- Entenda quais são os eventos que devem ser atendidos (MEI, autônomos que tem contribuição e pessoa física, por exemplo) e se todos eles estarão juntos ou separados;
- Defina as atividades e as responsabilidades de cada um, não adianta falar “da boca para fora”;
- Pense além dos prazos do eSocial, não deixe para realizar entregas no último dia estipulado pelo governo;
- Defina, de fato, quais são todas as áreas envolvidas e se elas devem falar a mesma língua;
- Lembre-se que não é só apenas um envio, é preciso revisitar e corrigir as inconsistências;
- Não esqueça que a célula faz o envio e não todas as áreas envolvidas;
- Planeje-se porque, a longo prazo, a própria área de admissão poderá realizar estes envios, mas, a princípio, melhor ter um olhar acima de todos;
- Todas as áreas envolvidas devem acompanhar relatórios e direcionamentos da governança, até as que menos parecem ter a ver com o assunto, como TI;
- Tenha muita atenção se o seu RH for descentralizado.
Pesquisa com outras empresas
Depois desta enxurrada de dicas, vamos conferir um pouco como está a movimentação do mercado quanto à adaptação a este novo processo.
Uma pesquisa de mercado realizada pela TOTVS Consulting mostrou que 90% dos respondentes resolveram centralizar o envio dos dados, enquanto os outros 10% preferiram desmembrar.
O levantamento mostra, ainda, que 24% criou uma estrutura de equipe dedicada à governança e 19% apenas uma pessoa totalmente focada neste controle.
Supreendentemente, 38% delas não dedicariam ninguém. Os outros 19% ainda não havia pensado no assunto.
De todas as respondentes, 20% das empresas detinham mais de 10 mil funcionários e 25% estavam no extremo oposto, com menos de 500.
O restante (55%) permeava uma taxa média de colaboradores.
Mesmo com este ar de novidade, já existem profissionais no mercado especialistas no assunto, que começaram a mergulhar neste processo em meados de 2013.
Também há empresas consultoras que podem sugerir estruturas interessantes de pensamentos, assim como a TOTVS.
“No começo vocês ainda vão errar muito, não se desesperem, agora é o momento de mandar, errar, consertar, rever processos, unir forças e entender que é uma mudança necessária, mas com organização pode ser menos dolorosa”, reforça Renata.
E aí, gostou da experiência da TOTVS?
Comente e veja também nosso artigo sobre 5 estratégias que a Caterpillar adotou na primeira fase do eSocial.
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