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Gestão de fornecedores estratégica: entenda do que se trata!
Como é feita a gestão de fornecedores na sua empresa? Se hoje ela é meramente burocrática, está na hora de convertê-la em uma atividade estratégica. Saiba como!

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Para garantir que a empresa apresente uma performance excelente em Supply Chain, é preciso desenvolver uma gestão de fornecedores estratégica e inteligente, que consiga lidar com desafios relevantes, como a conformidade nas compras. Infelizmente, muitas empresas não sabem por onde começar a transformar sua gestão de fornecedores, que fica limitada a uma atividade de emissão de ordens de compra.

Henrique Paes de Carvalho, que é Gerente Geral de Suprimentos da VOTORANTIM CIMENTOS, apresentou uma palestra sobre esse tema no evento Supply Chain Strategies 2018. Neste post, você confere os destaques da fala de Carvalho e aprende o essencial sobre gestão de fornecedores estratégica. Confira!

A situação da Votorantim

As dicas de Henrique Paes de Carvalho são baseadas no case da Votorantim Cimentos, então é importante entender um pouco da sua situação. Segundo Carvalho, a empresa tem cerca de 15 mil fornecedores e 172 funcionários em Supply Chain. À primeira vista, pode parecer muito desproporcional, mas, na realidade, isso é possível justamente graças a ganhos de eficiência que a empresa tem promovido, inclusive na gestão de fornecedores.

Carvalho também aponta que a empresa tem trabalhado para fazer com que a gestão de fornecedores seja uma área mais estratégica dentro da empresa. Antes, seu papel era meramente emitir ordens de pedidos que já estavam aprovados, e qualquer pessoa de qualquer setor podia inserir novos fornecedores no sistema. Agora, existe uma preocupação em trazer mais responsabilidade da equipe de gestão de fornecedores e reforçar sua importância perante os outros times.

Exemplos de iniciativas positivas

Para promover o aumento da eficiência e o ganho de relevância da gestão de fornecedores na Votorantim Cimentos, Carvalho destaca algumas iniciativas positivas desenvolvidas na empresa.

Uma delas foi o programa Parceiro VC, o qual visava a uma gestão proativa de fornecedores, mitigando riscos e avaliando a performance. Outra iniciativa comentada na palestra foi o programa de Excelência de Suprimentos. Nesse caso, o foco era reforçar o compliance, por meio do acesso a informações e do cumprimento de procedimentos estabelecidos. Além de desenvolver projetos, Carvalho também apontou que a empresa se dedicou a revisar o planejamento de estoque e a construir uma cultura de foco no cliente interno.

Finalmente, Carvalho destaca a implementação do SIPM (Supplier Information and Performance Management), um módulo da plataforma tecnológica usada pela Votorantim Cimentos que foi implementado recentemente e é crucial para a gestão de fornecedores.

O processo de cadastro e homologação dos fornecedores

O primeiro passo para uma gestão de fornecedores estratégica é otimizar o processo de cadastro e homologação. A estratégia adotada pela Votorantim é que as empresas interessadas em se tornar fornecedores devem acessar o site e fazer um pré-cadastro, fornecendo algumas informações essenciais, como o CNAE.

Assim, forma-se um banco de dados de candidatos a fornecedores. Então, quando precisa realizar uma compra, o comprador interno utiliza esse banco de dados para encontrar potenciais fornecedores e convidá-los a seguir adiante com o processo.

Para cada categoria de fornecedor (conforme o que ele pode fornecer), existe uma tabela predefinida de documentos que precisam ser apresentados para avançar com a homologação. A lista varia de 17 a 25 documentos, desde cartão de CNPJ até licença de lavra ou licença de exército, por exemplo.

O fornecedor cadastrado recebe um convite virtual e fica responsável por cadastrar esses documentos digitalizados. Carvalho comenta que uma proposta futura é desenvolver uma integração do sistema da Votorantim com alguns sistemas do Governo, para buscar automaticamente esses documentos e, assim, tornar o processo mais eficiente.

Feito isso, a equipe da Votorantim recebe uma notificação do sistema, informando que os documentos foram submetidos, e procede à análise. São de 200.000 a 300.000 documentos avaliados por ano no ciclo de homologação da empresa.

Durante a avaliação, cada documento recebe uma pontuação e, com base no resultado total, o fornecedor é aprovado ou não, ou seja, o critério é objetivo, matemático. Carvalho ressalta ainda que um fornecedor só pode emitir nota ou receber da Votorantim se estiver homologado, assim, não é possível fechar uma compra passando por cima desse processo.

No final das contas, a gestão de fornecedores estratégica acaba colaborando também para uma gestão de procurement mais eficiente e transparente. Como é possível notar, um dos segredos para uma gestão de fornecedores estratégica é um workflow sistêmico.

Um detalhe importante, e que não pode ser esquecido, é que os documentos têm um prazo de validade. Por isso, esse ciclo de homologação acaba se repetindo com todos os fornecedores anualmente.

O processo de cotações

Outro ganho importante de eficiência em uma gestão de fornecedores estratégica pode acontecer com a automatização dos pedidos de cotação.

No caso da Votorantim, Carvalho explica que o próprio sistema dispara convites para os fornecedores homologados criarem cotações, que devem ser registradas nele. Assim, a equipe de compras só entra realmente em ação na etapa de negociação, já tendo em mãos os valores informados por cada fornecedor convidado.

Desafios na gestão de fornecedores

Um desafio que Carvalho afirma ter enfrentado com a gestão de fornecedores foi o fato de que, após ser homologado, o fornecedor podia receber um pedido de compra para qualquer coisa. Para evitar que isso aconteça, foram feitos ajustes no workflow e na plataforma.

A solução encontrada foi realizar uma homologação individual para cada item ou conjunto de itens que o fornecedor pretende vender à Votorantim. Ou seja, um fornecedor pode ser aprovado para vender parafusos, mas não para vender areia, por exemplo. Se isso acontecer, ele não poderá receber pedidos de compra de areia. Ocorre um engessamento, porém isso está de acordo com a prioridade da empresa, que é garantir compliance total em suas operações.

Além disso, outro desafio se refere às compras irregulares, que não seguem o padrão estabelecido. A solução encontrada para acabar com esse problema foi que qualquer nota fiscal emitida para uma compra que não passou pelo workflow de aprovação só será paga no prazo de 180 dias. Esse prazo estendido faz com que não seja interessante para os próprios fornecedores aceitarem um pedido irregular.

Conseguiu entender melhor a gestão de fornecedores estratégica e como ela pode ser desenvolvida dentro de uma empresa? Para aprender mais sobre esse tema e Supply Chain em geral, inscreva-se na newsletter da Blueprintt e acompanhe outros conteúdos exclusivos!

Autor

Rita Bomfim

Formada em Publicidade e Propaganda e pós-graduada em Organização e Administração de Eventos pelo SENAC, possui 12 anos de experiências em produção de eventos corporativos e encontros de negócios. Atualmente, é gerente de pesquisa e conteúdo da Blueprintt.