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Gestão de equipes à distância: como entregar resultados
Toda empresa carrega consigo cultura e regras, o que gera apreensão em relação a mudanças. Mas novos modelos de trabalho estão em voga.

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Novos modelos de trabalho, como o remoto, estão em voga. Então, por que fugir deles? É claro que é preciso dar um passo de cada vez. Toda empresa carrega consigo cultura e regras, o que gera apreensão em relação a mudanças. No entanto, uma boa gestão de equipes à distância pode fazer toda a diferença.

O caso da fusão entre Datamec e Unisys é um exemplo. Temos aqui uma empresa semi-estatal de 60 anos e uma gigante da informática de 140 anos. Quem se descobriu em um momento de abertura para uma nova ótica de mercado foi a Datamec.

Para falar tanto sobre home office e home based quanto sobre gestão de equipes à distância, dividiremos com você a conversa que Janette Sakamoto, Human Resources Business Partner da Unisys, teve com o público da última edição da Conferência Home Office 360°.

Confira casos práticos, dicas e muito mais!

Home based, home office e suas motivações

Quando duas empresas se unem e decidem fundir as suas culturas e práticas de trabalho, é importante fazer uma pesquisa de ambiente para entender, nessa nova realidade, quais processos ainda se encaixam, quais não e como tudo isso será recebido pelos times.

Neste caso, por exemplo, foi muito importante acontecer a formalização escrita do que era ou não aceito dentro das práticas de home office e home based. “Isto beneficiou muito a adaptação dos líderes mais antigos, pois eles costumam se basear em guias, manuais e outros tipos de documentos”, salientou Sakamoto.

A Unisys era uma empresa muito acostumada com a prática de home office. Por isso, a fusão de culturas foi inevitável. Porém, para continuar com a prática, ela precisava ficar mais clara para todos.

Vale lembrar que deixar tudo às claras para a alta gestão evita riscos jurídicos. Além deles se assegurarem quanto aos erros, conseguem orientar as suas equipes, que, por diversas vezes, terão que seguir as regras por conta própria em casa.

Além da própria fusão das duas empresas e da decisão de mesclar as culturas, outro grande motivo para a implantação de home based e home office foi o resultado de um levantamento, feito pela Unisys, sobre quantas pessoas costumavam ficar nos escritórios e por quanto tempo. Basicamente, quem ficava mais por lá eram as secretárias.

“Não estou desmerecendo as secretárias. Elas eram ótimas. O problema é que se gasta toda uma estrutura de facilities para manter um prédio ativo, sendo que a maioria dos colaboradores já trabalhava remotamente. Então, não havia motivos”, explicou Sakamoto.

Como construir uma estrutura de home based e home office

Antes de qualquer ação, foi criada uma equipe multidisciplinar para antever possíveis problemas, encaixar processos e manter o contato com o sindicato. Afinal, modelos de trabalho seriam mudados.

Os times integrantes eram os de Comunicação, Jurídico, RH, TI (pensando em definir políticas de segurança e características que as máquinas teriam neste novo cenário — ultrabooks, com câmera e sistema iOS), gestores e administração.

A partir daí, a definição do controle de qualidade do trabalho é um dos próximos principais pontos. “Geralmente, o gestor olha e pensa ‘esse aqui fica sempre até mais tarde, então é mais produtivo. Aquele lá sempre chega em um horário que não sei qual é, porque não vejo, e vai embora cedo, então dele eu desconfio’. Por isso, é importante criar novos controles para que esta visão não deturpe o que realmente é entregue”, ensinou Sakamoto.

Mas será que todos os colaboradores estão aptos a este tipo de trabalho? Na Unisys/Datamec, os especialistas são elegíveis a home based. Já para outros profissionais, a avaliação é feita pelos gestores.

Quanto à recorrência do home office, são permitidos um ou dois dias por semana. Porém, dependendo da demanda da área, são feitos mais. Lembrando que tudo isso é acompanhado pela gestão e, caso o colaborador não se adapte, ele pode se tornar inelegível.

Quem está acostumado com o universo empresarial não pensa tanto nas regras a serem cumpridas, pois o ambiente em si, ao longo de toda história sobre como colaboradores lidam com as empresas, já induz todos.

No caso de home based e home office, vale lembrar que algumas especificidades devem ser reforçadas e observadas, pois o colaborador as cumprirá de casa.

Para isso, eles criaram um treinamento de ética, segurança e saúde do trabalho, com conteúdos sobre a ergometria do ambiente e o compartilhamento do notebook para assuntos familiares, por exemplo.

Benefícios como vale-transporte e vale-alimentação não sofreram alterações. Todos os equipamentos (notebooks, cadeiras, mesas etc) são disponibilizados e fiscalizados em relação à ergonomia. Também há reembolso de uso de internet.

Por isso, quanto essa posição é solicitada pelo colaborador ou líder, não se esqueça que um levantamento financeiro precisa ser feito para saber se há disponibilidade da verba. Neste caso, a empresa também conta com a aprovação do diretor da área de RH.

Agora que você já sabe como criar uma estrutura, aprenda a fazer gestão de equipes à distância.

Como fazer a gestão de equipes à distância

Algumas características da gestão de equipes à distância priorizadas na Unisys/Datamec são:

  • seguir um mesmo padrão de idiomas;
  • conferir a presença de toda a equipe quando acontecerem reuniões;
  • repassar o conteúdo gravado ou relatado aos faltantes;
  • manter um relacionamento com a equipe e ter real interesse por ela. Afinal, todos estarão longe fisicamente. Pergunte o que acontece e conheça as aspirações dos seus liderados;
  • provocar a participação das pessoas nas reuniões. Se o líder impõe uma agenda e só fala, muitas poderão começar a responder e-mails, tomar um café e perder o foco;
  • tomar cuidado com o fuso horário, se houver participantes de fora do país;
  • respeitar os horários agendados;
  • definir o papel de cada participante. Eles precisam saber porque estão lá. Isso ajuda quem tem dificuldades para se expressar.

O feedback também tem um papel fundamental na gestão de equipes à distância. Sendo assim, algumas comunicações foram criadas para gerar retorno, principalmente sobre os formatos de reuniões, com perguntas como: o que você achou que faltou? Participou o suficiente?

Para ajudar na capacitação dos profissionais e facilitar a gestão de equipes à distância, a empresa criou a Unisys University, uma book store com cursos, treinamentos e materiais para consulta.

Uma das ferramentas criadas, totalmente voltada para o gestor, é a Took it. Ela funciona como um guia rápido de gestão de equipes à distância, como se fosse um documento que inclui vídeos, módulos, artigos e políticas totalmente voltados sobre como é trabalhar com um time virtual.

“Manter as pessoas com um sentimento de inclusão é uma das grandes chaves da gestão de equipes à distância. Esse modelo de trabalho faz com que alguns líderes se esqueçam de coisas básicas, como parabenizar no aniversário, comemorar conquistas, manter reuniões de feedback e por aí vai. Tudo isso, além de manter a união do time, pode ir até mais longe e evitar doenças psicológicas que costumam se desenvolver, como ansiedade, depressão e pânico”, complementou Sakamoto.

Na sua empresa tem home office e/ou home based? Conheça os modelos de teletrabalho e flexibilização da jornada de trabalho utilizados em grandes empresas de diversos setores e perfis no Congresso Home Office 360º:

Autor

Ana Paula Rocha

Formada em jornalismo pela PUC-SP e pós-graduada em Mídias Digitais pelo Senac, Ana Paula Rocha tem mais de 10 anos de experiência com reportagens especializadas e para a internet. Atualmente, é gerente de conteúdo na Blueprintt, à frente das áreas de Serviços Financeiros, Finanças Corporativas e Serviços de RH.