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Gerenciamento de projetos: desafios e lições aprendidas
Entenda como adequar o gerenciamento de projetos e portfólio em tempos de constantes transformações

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O atual momento causou transformações bruscas no ambiente corporativo, em todas as suas esferas. E isso impactou também a área de gerenciamento de projetos que precisou se reestruturar para manter a performance nesse período de pandemia e incertezas na economia.

Na prática, mudanças acontecem nas empresas, mas agora elas têm ocorrido de forma abrupta. Este cenário deixou ainda mais evidente a importância de se ter um alinhamento entre a estratégia da organização e os projetos que estão sendo desenvolvidos, tendo em vista que as prioridades mudaram e adaptações são fundamentais para manter a saúde das organizações.

Dada a relevância da temática reunimos, em agosto, executivos da área de gerenciamento de projetos para aprofundar o assunto e trazer um panorama relacionado aos principais desafios, lições aprendidas e tendências. O Peer Briefing Project Management contou com a participação do Americo Pinto, Chairman do PMO Global Alliance; Alice Altíssimo, New Programs Management da Embraer; Rodrigo Mendes Gandra, Coordenador de Riscos da Emgepron; e Renato Branco, Líder do Escritório de Projetos do CGCEA/INPE.

Continue a leitura e entenda as iniciativas adotadas!

Adequação entre a estratégia e o portfólio de projetos em tempos de pandemia

Descontinuar ou retomar projetos em função do que está acontecendo no cenário atual, tem sido uma constante nas empresas. As estratégias tiveram que ser revistas e com isso há uma mudança muito natural, todo o cenário de pandemia impactou diretamente o que as organizações pretendem em termos estratégicos e, obviamente o gerente de projetos é o protagonista nesse processo.

“Na prática mudanças acontecem nas empresas, a diferença é que a pandemia fez com que elas tivessem que ser muito aceleradas e radicais, e isso diminui o tempo para pensar, ou seja, precisa-se tomar um risco muito grande”, destacou Americo Pinto em uma de suas falas.

Segundo Alice Altíssimo, a Embraer precisou refazer toda a sua visão de portfólio de programas, pois estavam olhando muito para fatores como competitividade e soluções para os clientes. Mas com a crise os aviões praticamente pararam de voar, e isso motivou um olhar para demandas mais atuais dos clientes. Além disso, surgiram novas necessidades, os clientes não estão conseguindo voar com passageiros, mas houve uma procura por vôos de carga, e com isso os porões dos aviões se tornaram insuficientes.

O foco foi propor soluções, como a retirada de assentos para atender melhor a nova solicitação. É preciso olhar para o portfólio e ver o que, naquele momento, está fazendo sentido. Por conta disso, alguns projetos da empresa foram cancelados, alterados ou mantidos, e alguns novos furaram a fila por se mostrarem essenciais.

Renato Branco acredita que se não faz mais sentido estrategicamente, é preciso cancelar o projeto. Não há porque gastar recursos com aquilo que ficou incoerente. Em um momento como esse só é possível tomar alguma ação quando os projetos foram devidamente mapeados e alinhados com planejamento estratégico.

Gaps entre a estratégia da organização e os projetos realizados

Para o Rodrigo Gandra não há sentido em as empresas terem um planejamento estratégico, mas não usá-lo de forma alinhada com seu portfólio de projetos. Renato complementou alegando serem necessárias duas coisas para esse alinhamento funcionar corretamente: apoio da alta gerência e envolvimento das pessoas na estruturação do planejamento.

De acordo com Alice, esse alinhamento evita um desperdício de recursos e energia muito grande. Na Embraer foi fundamental rever o planejamento nesse momento de pandemia e com isso entenderam quais programas e projetos continuariam recebendo recursos em um cenário mais escasso.

Na visão do Américo existem, nesse aspecto, 3 grandes estágios: o primeiro são as empresas que não possuem uma estratégia estruturada; há um segundo estágio em que a estratégia existe, mas na verdade os projetos não estão conectados e o terceiro são organizações que têm as estratégias e um portfólio razoavelmente alinhados, mas não têm ideia sobre o quanto aquele projeto contribui para as metas estabelecidas.

Principais lições aprendidas em projetos

Para os painelistas, sem dúvidas, dominar as técnicas e métodos é a melhor forma de tomar decisões mais acertadas. Mas é preciso ter em mente que, boa parte das vezes, a cultura e as pessoas da organização acabam se impondo e determinam quais métodos e ferramentas vão utilizar nos processos, por isso é fundamental ter flexibilidade nesse sentido.

Não se pode exagerar na burocracia da gestão de projetos, mas também não é recomendado adotar uma postura excessivamente simplista, a chave desta questão está no equilíbrio e também ter em mente que é necessário ter suficiência para entregar bons resultados.

Conforme apontado por Renato, para que as pessoas absorvam de fato as lições aprendidas é necessário fazê-las vivenciarem na prática mostrando os resultados e testemunhos prévios. De acordo com Rodrigo, às vezes o impeditivo é uma questão cultural das empresas e o PMO tem a missão de sensibilizar e mostrar o valor da aplicação das lições aprendidas nos projetos.

Alice comentou que tem usado a vertente de processos, nas revisões de fases dos programas estão pedindo para as pessoas trazerem análises e avaliações das lições aprendidas e formas de implementação. Além disso, existem inúmeras comunidades de práticas dentro da empresa, para que a construção do conhecimento seja mais voluntária e não tanto processual. Com dois métodos diferentes tentam espalhar as boas práticas dentro da organização.

Metodologias para facilitar o gerenciamento de projetos

Os sistemas, sem dúvidas, facilitam o dia a dia de qualquer área, mas é importante avaliar o que funciona para sua empresa. Para o Rodrigo, “as ferramentas devem caber no seu bolso e na capacidade de utilização que as pessoas possuem. Cada empresa precisa desenvolver sua metodologia própria, sem ficar copiando de outras e levando em consideração sua realidade e necessidades”.

O executivo enfatizou que na Emgepron, o PMO desenvolveu metodologia de projetos e processos para várias áreas, estão estabelecendo o gerenciamento de custos com valor agregado e isso é uma grande mudança de cultura que precisará ser avaliada ao longo da implementação, mas pessoas precisam perceber que as ferramentas geram valor, caso contrário dificilmente vão utilizá-las.

Já em grandes empresa como a Embraer cada área acaba tendo suas particulares, então é preciso ter esse olhar diferenciado para conseguir implementar as metodologias corretas. A ideia é entender as dores de determinada área, fazer um planejamento e mostrar os benefícios do uso das ferramentas.

Na visão do Americo, o compromisso precisa ser com o resultado e não com a técnica, muitas vezes o apego técnico acaba comprometendo o resultado. Com relação às técnicas existem diversas opções, mas é preciso avaliar as necessidades da empresa e sua capacidade de investimento ao fazer a escolha pela mais adequada.

Desafios para os próximos anos e dicas para novos profissionais

Para Alice o desafio é manter o mesmo nível do PMO que fez a Embraer ganhar o PMI Global em 2019 com um foco totalmente diferente e em meio a toda essa turbulência. Balancear as entregas de curto, médio e longo prazo para que continuem entregando valor à empresa é o seu principal ponto de atenção.

Já para o Renato os desafios são a redução de verba, planejamento e entregar sempre mais resultados. Como dica para os futuros profissionais da área enfatizou que sair da teoria e ir de fato gerenciar projetos é fundamental. Deve-se sim estudar muito, mas também executar para aprender com acertos e erros.

O Rodrigo tem buscado aprender mais sobre as metodologias ágeis e agregar esse tipo de ferramenta para melhorar suas entregas. Acredita que a prática é o que faz os profissionais realmente aprenderem. Obviamente é preciso estudar a teoria, mas é necessário aplicá-la e ter a curiosidade para sair da zona de conforto.

De acordo com Americo, toda a parte técnica é muito válida, mas todos podem ter acesso a isso na internet atualmente. O que ainda é raro são profissionais que têm a capacidade de entender que a teoria é um meio e não o fim: o que vale é o compromisso com resultados, fazer acontecer e ter flexibilidade para manter a mente aberta.

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Autor

Dayane Dechiche

Formada em Relações Públicas pela Universidade Metodista e pós-graduada em Gestão de Comunicação e Marketing pela Universidade de São Paulo. Tem experiência com organização de eventos e produção de conteúdo. Atualmente, é analista de pesquisa e conteúdo da Blueprintt.