Blog

Insights de gestão para você antecipar, assimilar e solucionar os seus desafios de negócio

Facilities management estratégico: como se tornar um departamento-chave
Quebrar os paradigmas do mercado nem sempre é uma tarefa fácil, mas a PepsiCo conseguiu agregar valor à essa área tão ligada ao operacional.

Conecte-se

[addthis tool=addthis_horizontal_follow_toolbox]

Já pensou em ter um facilities management estratégico e não só cuidar do desempenho operacional, mas também incorporar à área importantes projetos os propósitos e valores da empresa?

Isso é possível e hoje vou apresentar um case para inspirar a sua empresa.

A verdade é que facilities é visto como um daqueles departamentos que, geralmente, as pessoas pensam que sabem o que entrega, mas no fundo não sabem.

Ligada ao desempenho operacional, a área é vital para que as empresas possam oferecer ambientes funcionais e confortáveis a todos.

No entanto, na maioria das vezes, não necessariamente precisa ser sempre demandada.

A mudança é que as empresas agora estão usando toda a expertise do operacional diário dessas equipes para também encabeçar projetos com o objetivo de, além de inovar, evitar futuros problemas.

A PepsiCo passou a aplicar o conceito de facilities management estratégico, ou seja, a área agora trabalha para agregar valor ao negócio em várias frentes, não apenas focando em produtividade e redução de custos.

É possível dar um apoio robusto ao RH, melhorando a saúde organizacional, aumentando o engajamento e EVP (Employee Value Proposition) através do uso de tecnologias e workplace efficiency.

Veja, a seguir, as principais lições da implantação do facilities management estratégico apresentadas por Alexandre Pisapio Correa, Sênior Facilities Manager da companhia, na última edição do Facilities Management Conference.

Iniciando pela estrutura de facilities na PepsiCo

A primeira missão do Correa ao chegar à PepsiCo, há quase dois anos, foi unificar todos os pontos de comunicação de facilities da empresa no Brasil, que, na época, eram divididos entre as fábricas e o centro de distribuição.

Além disso, também foi preciso fazer a junção dos três escritórios do grupo. Missão que já os permitia pensar muito além das tarefas operacionais do dia a dia.

Um dos primeiros erros encontrados pelo gerente foi ter sido contratado para se reportar à Diretoria de Operações de Recursos Humanos, o que para ele não era o ideal.

“A diretoria de RH de Operações atende apenas às fábricas, mas o facilities também atende ao escritório central, vendas, entre outras áreas, então isso não fazia sentido”, conta.

Após algumas mudanças, hoje a área se reporta diretamente ao Vice-Presidente de RH do Brasil, o que causou também uma mudança cultural na empresa sobre a forma como a equipe é vista e o conceito de facilities management estratégico começou a virar realidade.

Assim, o crescimento e a confiança que eles esperavam também vieram naturalmente, mas com muito trabalho, é claro.

“Este mercado [de facilities] hoje é avaliado em R$ 655 bilhões, que não pode ser subgerenciado”, cita Correia.

Na PespiCo, as novas ações tomadas na área de facilities resultaram em uma diminuição de 15% dos seus custos.

O que a empresa espera do departamento facilities

Voltando às expectativas do mercado, Alexandre Correa frisa o que, geralmente, as empresas esperam de Facilities: que os chamados sejam atendidos, que o ar-condicionado funcione, que a torneira não esteja pingando etc.

Quase nunca se pensa em um grande projeto para criar ou um problema estrutural para resolver.

Por parte da equipe da PepsiCo, também houve muito esforço voluntário e iniciativas para agregar valor ao negócio, incluindo a quebra da cultura reativa que a área costuma ter.

Eles partiram, por exemplo, para a união com áreas impensáveis para a criação conjunta de projetos, como suprimentos e sustentabilidade.

O fato de facilities também não ter, na maioria das vezes, um escopo de atividades bem definido, pode ser uma importante abertura para muitas oportunidades.

Você já imaginou esta área ajudando o RH em aumento de EVP (Employer Value Proposition), por exemplo?

Não é mais segredo que os talentos das últimas gerações cada vez mais dão peso às suas escolhas profissionais avaliando não somente nos benefícios, mas também as medidas socioambientais que a companhia exerce, por exemplo.

E o facilities management estratégico pode ter esse papel fundamental, reforçando o employer branding.

Criando novas bases em sinergia aos propósitos da empresa

Entendido o potencial que a área tinha, os primeiros passos tomados pela equipe de facilities da PepsiCo foram:

  • Entender as estratégias do negócio e como facilities pode dar suporte a elas;
  • Compreender a missão da empresa e conseguir propor algo inovador;
  • Se perguntar (e perguntar a quem se deve) como a empresa quer ser reconhecida lá fora.

Dentro da PepsiCo há dois pilares para estratégias. O global, que envolve performance com propósito, e o regional, definido para o Brasil, que é alimentar as emoções.

A meta global apoia-se em quatro vias:

  • Produtos, oferecendo ao mercado alimentos saborosos e aumentando a relevância para o mercado em geral;
  • Alimento, proporcionando qualidade de vida para as pessoas por meio da redução de açúcares ou gordura, por exemplo;
  • Planeta, reduzindo o impacto de resíduos para o meio ambiente;
  • Pessoas, pensando em como se pode impactar positivamente a comunidade no entorno.

E foi acompanhando a missão da unificação dos três escritórios que houve a consolidação da meta regional: o prédio novo deveria ser um símbolo da nova cultura, que é alimentar emoções.

“Nós queremos um lugar operacional, onde nossos consumidores e clientes estão satisfeitos e nossa gente está engajada e realizada. Foi aí que o facilities entrou fortemente”, conta Correa.

Projetos e resultados do facilities management estratégico

Na unificação dos prédios, o especialista conta que só o carpete foi trocado, todo restante da ambientação teve que ser feita com o mobiliário e divisórias que já estavam lá.

“Como sempre, nós fizemos este trabalho pensando no propósito da empresa, no que ela queria dizer aos seus colaboradores”, lembra.

Cada andar, então, ganhou uma referência à um produto-chave da empresa, como a Pepsi e o Toddynho.

E um fato bem curioso é que eles colocaram referências aos consumidores nas portas de todas as salas de reunião e os personificamos como Humberto, o que tem ajudado muito nas tomadas de decisão.

Para surpresa de todos, o novo prédio ganhou espaço em uma matéria na Exame como referência em estrutura corporativa e também passou por um processo de consultoria para ver o quanto se encaixava com a melhoria do processo produtivo dos colaboradores.

O índice ficou em 74%, sendo que os TOP performers analisados pela mesma empresa tem uma média de 72% de aprovação no quesito.

Lembrando que são 300 mil empresas analisadas no mundo e a PepsiCo disponibilizou um budget reduzido para o projeto.

Outra iniciativa estruturada pela área foi a implantação de fornos combinados no refeitório. Este material funciona como se fosse uma Airfryer em escala industrial e, como resultados, esta ação:

  • Reduziu em 60% o consumo de energia elétrica e 40% de água;
  • Gerou uma queda de 27° para 21° graus de temperatura dentro da cozinha;
  • Diminuiu o quadro de profissionais no local em 20%;
  • Caiu os custos em utilities em 30%;
  • Aumentou a produtividade da empresa em 3,6 milhões, somente em 2017.

E ainda possibilitou uma prática pouco utilizada nas equipes de facilities: a parceria com empresas terceirizadas em prol do cliente, no caso, a PepsiCo

Afinal, esta ideia foi toda construída em conjunto com a empresa que cuida do refeitório da companhia.

E, pensando na ideia de devolver um pouco a comunidade os recursos locais que a empresa utiliza, a área ofereceu o projeto de uma horta coletiva.

“Os colaboradores gostaram tanto, que vivem tirando fotos e levando pessoas que conhecem e trabalham por perto para ver”, comenta Correa.

Eles realizaram a plantação no estilo paisagismo produtivo, aonde cultivam legumes, verduras e hortaliças.

Para otimizar a hidratação delas, implantaram caixas, conhecidas como grow bags, que dispõe de um recipiente que armazena a água e, então, as plantas vão sugando aos poucos.

Toda a produção é doada para um grupo de catadores que já fazem a coleta seletiva deles, apoiando a alimentação de 36 famílias.

Isso é o resultado da mudança de uma área reativa para um facilities management estratégico.

Gostou do case?

Deixe seu comentário abaixo.

Autor

Barbara Marques

Barbara é graduada em Jornalismo pela FIAM-FAAM, atua profissionalmente há cinco anos, tanto em conteúdo factual, quanto para empresas. É especialista em produções relacionadas à tecnologia, fraude, business e marketing, entre outros. Além de vasto conhecimento em cobertura de eventos, palestras e coletivas.