PMO (Project Management Office), em português, projeto de escritório é a área ou estrutura da organização incumbida de garantir padronização de processos com o objetivo de alavancar a performance dos projetos e, por consequência, dos negócios.

Num momento onde as mudanças acontecem de forma rápida a estruturação do planejamento e dos planos de ação se fazem muito necessários, muitos gestores confundem a metodologia ágil com decisões sem organização por trás, apostando na tentativa e erro. Pode até funcionar, mas é um preço desnecessário na existência de um PMO.

Conhecido por ser dinâmico, o projeto de escritório atende:

• Operacional: administra de forma exclusiva um software ou projeto;
• Corporativo: engloba todos os projetos da companhia;
• Departamental: auxilia determinado setor a conquistar e entregar resultados.

Americo Pinto, fundador e presidente da PMO Global Alliance, participou do evento Imersão em PMO trazendo a jornada da empresa em estruturar um PMO capaz de acompanhar as mudanças constantes de necessidades das empresas e agregar valor através das ferramentas atualizadas.

“As prioridades, aquelas coisas que eram importantes talvez para os PMOs há poucos meses atrás e que eles estivessem fazendo muito bem. estivesse bem sucedidos e reconhecidos nas suas empresas, talvez hoje, se continuarem a fazer da mesma maneira aquilo que estava fazendo antes, os resultados não vão ser os mesmos”, diz Americo na sua fala inicial.

A partir do momento em que as necessidades do universo corporativo mudaram, as empresas começaram a se adaptar e promover modificações a fim de se organizar com objetivo de encontrar um modelo padronizado e flexível.

De acordo com dados levantados pela PMO Global Awards, as exigências de uma empresa hoje são: 92% ágil, 80% foco nos valores, 77% planejamento e estratégia, 68% digitalização e 61% gestão de mudanças.

Já o cenário para os próximos anos a expectativa para um PMO são: 72% abordagens híbridas, 60% transformação digital, 58% análises de dados, 51% gestão de benefícios e 30% inteligência artificial.

Essa análise foi feita no início de 2020, portanto, antes da pandemia causada pela COVID-19. Mas de forma geral, as necessidades não vão se alterar, talvez a porcentagem de um quesito possa ter mudança, como a transformação digital, por exemplo.

Diferencial do PMO atualizado

É interessante notar que todos os quesitos apresentados na pesquisa são de cunho técnico, práticas e tecnologia. Isso não é uma coincidência e é essencial prestar atenção para o que de fato faz a diferença no dia a dia de um PMO.

Outro detalhe interessante desses temas é que todos fazem parte do “meio” e não do “fim” de um planejamento ou processo.

“Na prática existem alguns fatores que estão muito mais ligados ao entendimento e qual é o propósito do tema, como ele deve se colocar, quais são as questões fundamentais de fato para que ele seja valorizado”, analisa Americo.

No caso, a percepção de valor é a chave para encontrar o equilíbrio. Mensurar a demonstração de valores na gestão de projetos é uma tarefa complexa, pesquisas realizadas pela PMI mostram que é muito difícil relacionar a ação do momento, em termo de PMO, com o resultado final do negócio da organização.

Com o conceito da percepção de valor agrega valores do Customer Service, da psicologia, do marketing para apresentar a relevância estratégica para a empresa.

“No fim do dia o que vai fazer seu PMO ficar vivo é o sentimento dos seus clientes internos, dos seus stakeholders, que ele realmente vale a pena”, afirma o fundador da PMO Global Alliance.

O mindset sobre valor precisa ser mais amplo. Existe o valor financeiro e o valor agregado, do dia a dia que constrói e pavimenta o caminho para chegar no objetivo. Ou seja, sem a percepção de valor (meio) é muito difícil atingir o valor financeiro (fim).

Como criar percepção de valor no PMO?

A primeira reflexão que deve ser feita é: será que apenas os aspectos técnicos são o suficiente?

Segundo Americo, alguns itens se destacaram após diversas conversas com profissionais da área sobre o tema.

• Apocalipse dos PMOs;
• Efeito manada;
• A pílula mágica;
• PMO ideal;
• Foco no cliente;
• Valor do PMO.

“Não existe certo ou errado, existe o que tem que ser feito”, afirma Americo sobre os temas citados acima. Muitos deles são colocados como barreiras para executar a função de PMO.

O gestor segue a conduta do agir, que cada risco se torne uma possibilidade de planejar algo nos processos da empresa.

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