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5 estratégias que a Caterpillar adotou na primeira fase do eSocial
Conheça quais lições foram aprendidas e o que ainda precisa ser definido no sistema criado para simplificar as entregas tributárias, previdenciárias e trabalhistas das empresas.

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DUm sistema eletrônico que unifica a entrega de todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Este é o eSocial para empresas.

 

As corporações perdem muito tempo, energia e dinheiro para compartilhar documentos, cadastros e informações com órgãos governamentais.

 

É preciso enviar dados ao Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Secretaria de Previdência, INSS e Receita Federal.

 

Um simples erro na entrega das obrigações trabalhistas pode implicar multas e penalidades.

 

Gradualmente, o eSocial vai eliminar a sopa de letrinhas que contadores e profissionais do Departamento Pessoal lidam constantemente.

 

Quando entrar totalmente em operação, o sistema vai substituir até 15 prestações de informações ao governo, como CAGED, DIRF, GFIP, GPS e RAIS, dentre outras siglas.

 

Com ele, as empresas devem eliminar redundância, reduzir custos e tempo nesse processo.

 

Mesmo que benéfico, o eSocial vem provocando uma reestruturação complexa nas empresas.

 

Mas o que era uma solução distante, já se tornou realidade.

 

Como a Caterpillar se preparou para o eSocial

 

Deixar tudo para a última hora não era um risco que a Caterpillar quis assumir. Para lidar com o novo sistema, a empresa criou uma estratégia que envolveu a participação de todos os departamentos da multinacional.

 

A ideia era preparar, aos poucos, os responsáveis por compartilhar as informações trabalhistas para a primeira fase do eSocial.

 

Ninguém podia ser pego de calças curtas no momento da implementação do programa.

 

Em primeiro lugar, a empresa montou uma equipe de profissionais que se dedicaram exclusivamente para compreender todas as regras do eSocial durante a fase de testes.

 

Mas eles não ficaram isolados. A Caterpillar fez questão de manter toda a liderança engajada nesse processo.

 

Sabemos que estabelecer uma nova cultura dentro da organização não é nada fácil. Para que dê resultados práticos, é necessário que haja uma revisão nos processos.

 

Por meio de workshops, a Caterpillar revisitou cada etapa e, dessa forma, realizou uma integração crítica. Esse processo levou uma missão para dentro da empresa.

 

Posteriormente, a empresa criou uma série de indicadores para ter uma visão mais clara da evolução deste trabalho e ficar imune a erros.

 

“KPI são os pontos de sustentação de tudo, tem que colocar indicadores chaves em pontos críticos do processo”, explica Gustavo Garcia, Gerente de Projetos e Supervisor de RH Responsável pelo eSocial na Caterpillar.

 

O gestor ainda alerta que até os processos mais “bobos” devem ser revisitados, uma vez que muitos problemas têm início neles.

 

Por fim, foi necessário realizar o cruzamento de dados para verificar se não havia nenhuma divergência.

 

Na Caterpillar, houve o processo de passar as informações para a liderança e trabalhar a comunicação internamente. Após a revisitação de cada processo, foi possível realizar esse cruzamento e ver se tudo estava coincidindo com cada setor.

 

Quando começar a implantação do eSocial para empresas?

 

É claro que uma mudança drástica não poderia se tornar obrigatória do dia para a noite.

 

Por isso, o Governo Federal deu alguns anos para que as empresas se adaptassem ao novo processo. Inclusive, o programa chegou a ser adiado oficialmente uma vez, do ano passado para 2018.

 

Então, o Comitê Gestor do eSocial anunciou, no final de novembro de 2017, o cronograma de implementação da primeira fase do programa.

 

Ele já teve início em janeiro deste ano para as empresas de grande porte, cujo faturamento é superior a R$ 78 milhões.

 

Aqui, estamos falando de mais de 13 mil empresas e cerca de 15 milhões de trabalhadores, o que representa aproximadamente um terço do total de trabalhadores do país.

 

Confira o cronograma oficial do eSocial:

 

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  1. Empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões
  • Informações relativas às empresas, como cadastro do empregador e tabelas (janeiro 2018);
  • Dados relativos aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos (março 2018);
  • Envio das folhas de pagamento (maio 2018);
  • Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada (julho 2018);
  • Envio de dados de segurança e saúde dos trabalhadores (janeiro 2019).

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[feature_box style=”2″ only_advanced=”There%20are%20no%20title%20options%20for%20the%20choosen%20style” alignment=”center”]

  1. Demais empresas, incluindo micro, pequenas e MEIs com funcionários
  • Informações relativas às empresas, como cadastro do empregador e tabelas (julho 2018);
  • Dados relativos aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos (setembro 2018);
  • Envio das folhas de pagamento (novembro 2018);
  • Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada (janeiro 2019);
  • Envio de dados de segurança e saúde dos trabalhadores (janeiro 2019).

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[feature_box style=”2″ only_advanced=”There%20are%20no%20title%20options%20for%20the%20choosen%20style” alignment=”center”]

  1. Órgãos públicos
  • Informações relativas às empresas, como cadastro do empregador e tabelas (janeiro 2019);
  • Dados relativos aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos (março 2019);
  • Envio das folhas de pagamento (maior 2019);
  • Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada (julho 2019);
  • Envio de dados de segurança e saúde dos trabalhadores (julho 2019).

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Desafios da implantação do sistema nas empresas

 

Como a primeira fase do eSocial era obrigatória apenas para as empresas de grande porte, o advogado Rogério Henriques, sócio diretor da Henriques e Oliveira Treinamentos, afirma que não houve muitos transtornos para a adequação.

 

Isso porque elas investem em softwares de ponta e em profissionais altamente qualificados, que se dedicam exclusivamente em entregar as obrigações trabalhistas ao poder público.

 

Houve, é claro, uma uma certa dificuldade em atualizar os dados de todos os seus colaboradores. No entanto, o grande impasse foi sistêmico.

 

“A plataforma do eSocial teve várias versões, as empresas de softwares demoraram para ajustar seus sistemas. Isso acabou atrasando o envio de algumas informações, mas nada tão grave assim”, relata.

 

De qualquer forma, Henriques aconselha que as empresas já comecem a se adequar o quanto antes para essa mudança de processo.

 

“É importante começar a fazer, desde já, uma campanha interna para que os colaboradores atualizem nome, endereço, escolaridade, CPF, PIS, entre outras informações. Não dá para pensar que aos 47 minutos do segundo tempo vai prorrogar novamente”, sugere o especialista.

 

Pontos a serem resolvidos no eSocial

 

O advogado faz um alerta: o processo não será totalmente resolvido do dia para a noite.

 

Por exemplo, é provável que o envio do Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS) ao Ministério do Trabalho ainda seja obrigatório até o ano que vem, mesmo que essas informações estejam cadastradas no eSocial.

 

É preciso esperar uma portaria do Ministério do Trabalho que diga que quem entregou o eSocial não precisa mais enviar o RAIS.

 

Em outras palavras, ainda haverá um trabalho duplo em um primeiro momento até que todas as obrigações sejam incorporadas no eSocial.

 

Benefícios do eSocial ao governo

 

Do ponto de vista do governo, o eSocial também traz benefícios. Ao consolidar as informações de todos os trabalhadores do país em uma única plataforma, melhora-se a qualidade de fiscalização e os serviços aos cidadão.

 

“Como todas informações já estarão dentro da base do eSocial, quando uma pessoa entrar com benefício previdenciário, demandará menos tempo para juntar os documentos”, explica Henriques.

 

O especialista ainda acredita que o sistema deve gerar mais arrecadação para a União indiretamente. “Ao gerar qualidade na folha de pagamento, a tendência é que as empresas acabem recolhendo corretamente suas contribuições previdenciárias, o que pode melhorar a arrecadação”, conclui.

 

Ao final da implementação completa do eSocial, a União espera ter acesso às informações de mais de 44 milhões de trabalhadores, tanto do setor público quanto do privado.

 

Como a sua empresa tem trabalhado com o eSocial?

 

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Autor

Bruno Maddalena

Bruno é formado em jornalismo pela Universidade Metodista de São Paulo e pós-graduado em Marketing Digital pela Escola Superior de Propaganda e Marketing, já escreveu sobre e-commerce, empreendedorismo, franquias, marketing digital, mercado imobiliário e tecnologia.