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Como a Leão Coca-Cola se adaptou para implantar o eSocial no RH
Agora obrigatório, sistema do Governo Federal transformou o perfil do profissional que trabalha no departamento. Entenda.

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A transformação digital permitiu que muitos serviços realizados pela área de Recursos Humanos fossem simplificados e agilizados. É o caso do eSocial no RH, que transformou o perfil do profissional que trabalha no departamento.

A partir de agora, toda a comunicação sobre informações legislativas trabalhistas que as empresas devem fazer ao governo, de todos os seus colaboradores, é via uma plataforma 100% digital.

Com a transformação digital das empresas, culturas de trabalho precisam ser mudadas e também o posicionamento perante as atividades diárias.

Nesse artigo, vamos mostrar o que mudou ou é preciso mudar nas equipes de Recursos Humanos para trabalhar com o eSocial. Confira até o final.

O eSocial no RH da Leão Coca-Cola

“As pessoas costumam me chamar pelo sobrenome na empresa, mas, durante todo esse processo [de implantação do eSocial], eu virei a Andrea eSocial, de tanto que eu falava sobre o assunto”, conta Andrea Scotton, Supervisora de Recursos Humanos da Leão Coca-Cola.

A empresa precisou enfrentar mudanças de perfil e de posicionamento de toda a equipe para se adaptar à nova metodologia. E não somente no RH: foi preciso envolver as áreas de Comunicação, Remuneração, Contas a Pagar e Receber, Facilities, Fiscal, Jurídica e TI.

A Leão Coca-Cola também buscou softwares que descentralizassem muitas atividades e fizessem um forte trabalho de conscientização, tanto de colaboradores de níveis mais baixos, quanto da alta gestão.

Aliás, a conscientização da alta gestão foi uma das primeiras atividades feitas pelo RH da companhia. Foi preciso passar à eles toda a responsabilidade que havia em cima desta demanda que chegaria e impactaria a empresa como um todo. “Quando começamos a falar em multas o pensamento mudou”, lembra Andrea.

O adiamento da implantação da plataforma pelo governo ajudou a enfraquecer a real importância do assunto perante aos profissionais que não trabalhavam diretamente com Recursos Humanos. Então, em 2013, a Andrea começou a procurar e marcar presença em muitos fóruns e palestras sobre o eSocial e a levar os gestores das outras áreas com ela para que começasse a “cair a ficha”.

Mas, se tem uma coisa preciosa dentro das empresas é o tempo. “Eu comecei dentro da minha área, em todas as unidades, a adequar meus processos internos, as estruturas necessárias, conversar com o TI para ver se tínhamos estrutura, um profissional dedicado e aos poucos fomos caminhando”, salienta a supervisora.

Segundo ela, mesmo sem total apoio de todas as áreas no momento, ela assumiu o projeto e já começou a implementar mudanças.

Mudanças estratégicas – Foco na conscientização

Uma saída que Andrea encontrou para ajudar no sucesso do projeto foi a conscientização dos colaboradores quanto à qualidade dos dados que eles deveriam passar ao RH todos os meses.

“Fizemos um treinamento para batimento de ponto correto, por exemplo, que era um grande problema que tínhamos”, aponta a supervisora. O RH também incentivou o próprio gestor a apontar os ajustes de ponto dos colaboradores e a centralizar a entrega de atestados médicos.

Entre os profissionais do RH, o problema estava muito presente no real conhecimento sobre os processos, para sair da inércia da rotina de processos repetitivos.

“Há uma mania muito perigosa de algumas empresas em banalizarem certas atividades do RH, como achar que alguém que está começando a carreira, um estagiário, por exemplo, pode dar conta de uma folha de pagamento. Isso gera uma sensação de que é só apertar botões e seguir em frente”, salienta Andrea.

Em complemento à esta frente, ela também falou sobre a oportunidade que encontrou na conscientização dos próprios colaboradores do RH com a aplicação de metas para combater erros de digitação e em mostrar que o impacto de um erro vai além de uma bronca ou advertência, por exemplo.

Depois do RH, chegou o momento de colocar este projeto para funcionar também nas áreas envolvidas. Tendo apoio total do projeto, quanto da alta gestão, firmada no começo de 2016, Andrea criou uma planilha de obrigações a todas as áreas envolvidas no projeto, com suas respectivas datas de entrega.

Além disso, denominou uma pessoa de cada equipe que assumiria uma coordenação de sua parte no processo.

Como consequência, começaram a acontecer reuniões mensais com as gerências e diretoria e outras com os coordenadores de cada equipe, para então desmembrar os últimos reports da maneira mais proveitosa.

Para os coordenadores, saíam novas orientações a serem repassadas às equipes e aos C-levels, o retorno dos índices de aceitação, erros e acertos e o que os erros poderiam gerar de impacto a empresa.

Departamentos remotos

“Precisamos lembrar que, dependendo das divisões de trabalho da sua empresa, alguns ou muitos dos colaboradores não terão acesso à computadores, como funciona, principalmente, nas fábricas da Leão”, explica Andrea sobre a dificuldade da transformação digital.

Uma das ações da Leão Coca-Cola foi incorporar um termo de compromisso no kit de boas-vindas dos colaboradores, contendo as informações obrigatórias a serem apresentadas ao RH ao começarem a trabalhar.

Ele poderia ser acessado a partir de um site criado para o projeto e, para as pessoas que não tinham acesso à computadores, por meio de totens instalados por todos os espaços de descanso da empresa.

Outros projetos implementados foram:

  • Plantão de dúvidas;
  • Face to Face: Comunicação do projeto a todos os funcionários, sem exceção, salientando seus pontos de atenção;
  • Renovação do software da área de Medicina e Segurança do Trabalho, além da conscientização cobre a inserção de dados no sistema, já que é uma área com a cultura muito voltada para o papel;
  • Revisão da descrição de todos os cargos;
  • Criação de um Whatsapp e E-mail exclusivos para o envio de atestados médicos;
  • Criação de manuais para lidar com a saída de colaboradores que estavam envolvidos no projeto.

Hoje a Leão já conseguiu atingir a meta de 100% de acerto no envio de informações dentro do mês, reestruturou todo o seu processo de Recursos Humanos perante o eSocial, cuidou da área técnica (TI), treinou e conscientizou deus colaboradores, conseguiu inserir a alta gestão na visão de responsabilidade do projeto, com a ressalva mais importante de todas, com antecedência.

E hoje tem refletido muito bem nos processos deste período em que a utilização da nova plataforma é obrigatória.

Gostou do case da Leão Coca-Cola?

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Autor

Flávia Lima

Flávia Lima é jornalista pela PUC-SP e pós-graduada em Comunicação e Marketing pela ECA/USP. Possui ampla experiência como jornalista setorizada. Atualmente, é gerente de conteúdo da Blueprintt, responsável pelo planejamento de congressos corporativos nas áreas de RH Estratégico, Marketing e Tecnologia da Informação.