Scrum e frameworks ágeis na educação corporativa

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Saiba como a Bayer, por meio de Scrum, frameworks ágeis e design experience, conseguiu implementar a Universidade Corporativa otimizando tempo e investimentos

De acordo com a 15ª edição do relatório anual State of Agile, a adoção do Scrum e frameworks ágeis pelas empresas vem extrapolando a área de TI. O estudo pontua que um crescimento constante do Agile tem sido observado nos setores de Finanças, Recursos Humanos e Marketing.

Com a evolução da educação corporativa, surgiu também o desafio de conectar o que já existe a novas ferramentas e metodologias. Sem esquecer, é claro, da experiência do usuário. Assim, a área é mais uma das beneficiadas pelo Agile, como mostra a experiência da Bayer.

A empresa aplicou o Scrum, frameworks ágeis e design experience na construção de sua universidade corporativa. Como resultado, o projeto foi lançado em apenas seis meses.

O desafio, contudo, foi grande. Afinal, fornecer conteúdo para três mil funcionários na América Latina com equipe e orçamento reduzidos não é um obstáculo qualquer.

“Por que fazer um projeto de um ou dois anos se nosso cliente interno quer algo fácil e acessível? Trabalhamos com base no Scrum. Ou seja, liberamos funcionalidades com certa agilidade e muito antes que um projeto no modelo waterfall. É o famoso teco-teco: ele voa, já atende ao nosso cliente interno, mas ainda vamos transformá-lo num Boeing”, exemplifica Caio Ianicelli, Gerente de Educação Corporativa – Product Supply LATAM da Bayer.

Scrum e frameworks ágeis na educação corporativa

A iniciativa de criar a Universidade Corporativa surgiu durante a integração entre a Bayer e a Monsanto. O período, marcado pelo choque de diferentes culturas e reestruturação organizacional, acendeu um alerta.

“Resolvemos entender o que estava acontecendo na organização. Conversamos com várias pessoas e começamos a identificar as dores”, diz Nathália Mattos, Analista Sênior de Educação Corporativa.

Segundo ela, falta de diretrizes organizacionais, múltiplas plataformas e grande volume de conteúdo sem curadoria foram alguns dos problemas constatados. Além disso, havia necessidade de unificar times e cultura, desenvolver pessoas e tornar claras as demandas do negócio.

“Para as pessoas, não estava claro onde elas tinham que investir seu tempo de desenvolvimento. A partir da pesquisa conseguimos ligar os pontos e quisemos endereçar essas dores”, conta.

Com esses insights a equipe começou um processo de investigação para se aprofundar nos problemas e nas necessidades identificadas. Assim, foram aplicados princípios de user experience (UX) em três grandes grupos: equipes, negócio e mercado.

O método envolveu um mix de entrevistas em grupo, individuais, formulários de pesquisa, conversas online e pesquisas direcionadas. Em 60 dias foram cobertos 46% da liderança sênior, 100% da liderança imediata, 32% dos colaboradores e 100% da diretoria.

A fase de investigação gerou dados suficientes para a consolidação de um mapa da jornada. Em outras palavras, a equipe entendeu o objetivo a perseguir e qual caminho percorrer para chegar lá.

“Como time ágil, que usa Scrum e frameworks ágeis, você nunca deixa de investigar. Sempre perguntam: ‘como vocês fizeram uma universidade em seis meses se gastaram um terço desse tempo com investigação?’. Respondo que é exatamente por causa da investigação longa”, diz Nathalia.

Mapeando a jornada

A etapa seguinte foi a de ideação e rastreamento de riscos. Para tanto, foi montado um time em caráter de amostra estatística válida, capaz de representar todos os grupos da empresa.

Assim, quando ficou evidente que a solução seria uma universidade, uma pessoa da área de educação corporativa foi integrada. Adicionalmente, compunham o grupo um desenvolvedor, colaboradores de dois perfis prioritários identificados na investigação, bem como representantes das áreas de TI e UX.

Nathalia enfatiza que para trabalhar com Scrum e frameworks ágeis o time precisa ser autogerenciável, engajado e ciente das suas funções.

O passo seguinte foi definir o MVP, Mínimo Produto Viável. Ou seja, produto com uma quantidade reduzida de funcionalidades, porém suficiente para entregar valor ao usuário. Ao mesmo tempo, a arquitetura da universidade foi sendo estruturada.

“Quando falamos de educação corporativa existe um ponto concêntrico, que é a estratégia do negócio. Nossa arquitetura foi dirigida, principalmente, a dois níveis de conteúdo: os estratégicos e os essenciais”.

Em seguida veio a prototipação, que durou um mês e envolveu testes de usabilidade, interface, assim como curadoria e taxonomia. Desse modo, os dados eram enviados para produção já com as correções necessárias. Logo que ficavam prontas as funcionalidades eram lançadas.

Por fim, no backlog, foram feitos refinamentos técnicos a partir de sugestões de melhorias. Assim, na semana seguinte, começava um novo ciclo de desenvolvimento do produto.

Atualmente, sessões com usuários são feitas periodicamente para acompanhamento de novas necessidades. “A universidade está em sua terceira arquitetura porque o negócio está pedindo novas coisas. Esse produto nunca foi nosso, somos apenas um meio para viabilizá-lo. Uma vez que entendemos que uma mudança é importante para o negócio, fazemos sem dor no coração. Se queremos agilidade não podemos estar apegados”, alerta a analista.

Universidade Bayer: aplicação de Scrum e frameworks ágeis

A Universidade Corporativa da Bayer é definida não como uma plataforma, mas como um portal que conecta o usuário a uma base de dados. Assim como um ecossistema, ela é dividida por biomas que, neste caso, categorizam os conteúdos com base na importância e necessidade para o negócio.

“A universidade é um conector, como o Google. Nossos conteúdos estão interligados a várias plataformas da própria Bayer, mas também ao mercado. Quando nosso colaborador entra e dá cinco ou seis cliques para achar o que procura não estamos mais competindo com os outros LMS (Learning Management System), mas sim com o Google, com o YouTube, porque a pessoa pega o celular e acha o que quer em dois minutos”, diz Caio.

Atualmente, o NPS dos conteúdos da Universidade está em 87. O portal cobre 63% dos colaboradores e disponibiliza mais de 450 conteúdos. “Mais não significa melhor, por isso sempre procuramos ter acurácia e precisão ao incluir novos conteúdos”, lembra Nathalia.

As metas da Universidade abrangem dois tipos: as de desenvolvimento, voltadas ao user experience, e as alinhadas à estratégia do negócio.

“A universidade está simples para o usuário e ainda existem coisas que nós, como Educação Corporativa, queremos melhorar. Nosso maior aprendizado é que só funciona se solucionar uma dor real dos usuários. Senão, não vai agregar valor, ninguém vai usar e não vai fazer sentido para a organização”, diz ela.

Aprendizados

Caio reforça que o conhecimento médio de Recursos Humanos sobre métodos ágeis ainda não é suficiente. É preciso experimentar, entender o funcionamento de um squad e adaptar os frameworks à realidade da empresa.

Ainda segundo o gerente de Educação Corporativa, o change management é fundamental, já que apenas educar não basta. É preciso um método eficaz para ajudar a organização a dar os primeiros passos. Além disso, as perguntas precisam ser respondidas com dados. Caso contrário, não passam de achismo.

“Precisamos refletir se realmente estamos entregando valor para o nosso negócio e se aquilo é o que o nosso cliente espera. Essa é a essência do Scrum e frameworks ágeis. Ou seja, sempre colocar o cliente, no nosso caso, o colaborador, no centro de tudo o que é feito. Ter a equipe certa, com as competências certas, também faz toda a diferença. Sobretudo em uma formatação enxuta como a nossa”, conclui.

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