Nos últimos anos, a área de compliance e seus programas têm se alavancado e ganhado mais importância junto à liderança das organizações. Mais do que isso, um dos desafios tem sido fazer a gestão de riscos de terceiros, ou seja, o due diligence.
O compliance é uma área capaz de assegurar que a empresa esteja cumprindo à risca todas as imposições de regulamentação e agindo dentro da ética e da legalidade, sendo uma forma de mitigar riscos e ainda obter uma melhora visível de governança corporativa.
Dentro deste contexto, com o avanço das empresas nos processos de estruturação, implantação de políticas e disseminação da cultura de compliance, as corporações passaram a se preocupar também com os terceiros.
O programa da Votorantim Cimentos é um desses exemplos voltados para aprimorar as ferramentas de rastreamento e obter atuação preventiva.
A estratégia de avaliação de fornecedores é uma combinação de questionário de integridade e processo de due diligence focado em anticorrupção, prevenção de perdas e lavagem de dinheiro em sua base de 12 mil fornecedores.
Foi desenvolvido um algoritmo com base em 30 fatores de análise com pesos e medidas, além de 14 perguntas relacionadas a anticorrupção e compliance, para atender as legislações referentes ao tema.
E é sobre ele que conversamos com Fausto Mantovani, gerente global de riscos e compliance da Votorantim Cimentos.
Conheça a estratégia a seguir.
Due diligence de terceiros
“Nosso programa de compliance foi implementado em 2013, porque sempre buscamos influenciar nossos funcionários e também nossos terceiros. Fizemos uma revisão no nosso código de conduta em 2016, onde deixamos claro essa diretriz positiva de influência para todos os 11 países no qual temos operação”, declara Mantovani.
O gerente de compliance explica que este é um processo piloto, e a implementação integral global e 100% automatizada do projeto se dará em 2019.
“Atualmente nós extraímos os relatórios de análise da base e, de forma manual, analisamos as questões de compliance dos casos mais críticos de terceiros”, conta.
O algoritmo criado pela Votorantim Cimentos analisa os principais riscos relacionados a terceiros.
De acordo com o gerente de compliance, inicialmente a companhia analisa internamente quais são os quesitos que o fornecedor precisa atender para se homologar e, com base nestas informações e na sua localização, é feita uma solicitação ao fornecedor sobre documentações específicas, incluindo licenças necessárias para a sua atividade, etc.
“[Em seguida] através do algoritmo ele passa por um processo de homologação específica de compliance. – o serviço que presta ou produto que desenvolve – e dessa forma se aprovado, ele é incluído em nossa base de fornecedores”, detalha.
Segundo Mantovani, a primeira mudança que a implantação de due diligence provocou foi em relação a forma de trabalhar.
Devido ao programa de comunicação muito intenso em relação aos riscos de terceiros e quais os procedimentos tomar, a medida serve não para burocratizar, mas sim para criar conhecimento e também consciência global do que pode acontecer, além de garantir uma melhor governança corporativa.
“Estamos voltados hoje para o plano de comunicação, explicando a importância de fazer o due diligence de terceiros aos nossos colaboradores e os benefícios que essa política traz, tanto para o viés emocional, que é o de criar um país melhor com mais transparência e honestidade, como para um viés racional, que é o de ter controle sobre todos os impactos que podem ser causados na empresa”, revela.
Embora a companhia ainda não possua resultados quantitativos com a medida, qualitativamente ela possui alguns dados relevantes, como o ganho de sinergia, tanto na área de suprimentos como nas próprias áreas de negócio.
Compliance nas empresas
Apesar da Votorantim Cimentos investir cada vez mais em tecnologias e desenvolvimento de novas frentes de compliance, Mantovani acredita que para um programa funcionar efetivamente não precisa de muita invenção.
“Eu elencaria duas coisas fundamentais, muita comunicação e treinamento, mas com especificidade. Na Votorantim Cimentos buscamos aplicar treinamentos específicos de acordo com cada tipo de público – desde o funcionário da fábrica até o CEO – por isso são comunicações e direcionamento específicos de acordo com cada atividade”, explica o gerente de compliance.
Segundo ele, na Votorantim Cimentos entende-se que compliance é uma regra e não uma exceção, assim, ao desdobrar o tema, simplifica-se compliance entre conformidade e integridade.
Integridade está mais ligada aos processos éticos e decisórios do funcionário, já conformidade diz respeito às aderências às leis e regulamentos. “É preciso que o compliance seja visto como um suporte de negócio, e não uma como uma burocratização ou auditoria”, ensina.
Para Mantovani, Compliance é uma área transversal de governança de controles. Ele endereça um tema que é perpétuo: a necessidade de um direcionamento para as empresas, o que torna as decisões mais robustas, principalmente em situações de dúvida e cenários hipotéticos, o que acaba sendo fundamental dentro de um cenário político e econômico atual de total descrédito.
Ele ainda entende que um bom assessment, que é essa capacidade de avaliar a empresa como um todo, gerindo seu autoconhecimento, é fundamental para aprimorar os mecanismos de controle e rastreamento na prevenção e de riscos.
Passos para a implantação
Para o gerente de compliance, o primeiro passo para a implantação do due diligence de terceiros é conhecer suas próprias fragilidades como organização, do contrário, não é possível desenhar um plano de ação efetivo.
“É claro que ferramentas podem contribuem para atuar de forma preventiva, mas ao conhecer seu negócio, sua operação, você trabalha todas as suas vertentes estruturais, tanto em termos de comunicação, como em termos de cultura, contribuindo assim para que menos riscos possam ocorrer”, analisa.
O segundo passo seria entender o tamanho da sua empresa, seu produto/serviço, sua cadeia de valor, sua geografia, dessa forma é possível ser mais assertivo nas suas ferramentas de controle, rastreando o que age de forma efetiva e onde você pode atuar de forma mais preventiva.
“Muitas vezes esse aprimoramento dos mecanismos são capazes de tangibilizar ganhos qualitativos e quantitativos, contudo, é um trabalho árduo, que demanda efetividade e uma postura de pensar sempre de forma qualitativa”, conclui Mantovani.
A Votorantim Cimentos é uma das empresas que estarão presentes no Compliance Management Summit, realizado pela Blueprintt em outubro.
Participe e fortaleça a sua área de compliance por meio de cases aprofundados.
