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No mundo corporativo os dilemas são os mesmos: redução de custos, otimizar processos, capacitar e gerir pessoas. Descrevendo dessa forma pode parecer uma missão simples de se executar, mas a realidade de quem está no dia a dia é bem diferente.
Portanto, a execução de um CSC estratégico é uma forma de alinhar todos esses desafios, tornando os processos da empresa mais lineares e didáticos possíveis.
O conceito do Centro de Serviços Compartilhados visa o modelo de governança empresarial, padrão de atendimento, processos, gestão de pessoas e procedimentos tecnológicos.
Por englobar diversas áreas, proporciona um ambiente saudável e garante o foco na gestão de pessoas.
Existe uma adversidade em olhar para dentro e rever conceitos já estabelecidos numa estrutura organizacional, visto que, muitas vezes demanda tempo e dinheiro. O CSC é capaz de absorver, diagnosticar, aperfeiçoar e transformar os processos de uma empresa, que por vezes passa despercebido com tantos problemas para resolver.
Tanto uma empresa de produto ou de serviço pode aplicar o CCS internamente e não somente ofertar aos clientes. É importante sempre ressaltar que, o público interno é um cliente em potencial, pois é através dele que é possível alcançar objetivos traçados e assim, facilitar os próprios processos em serviço.
Apesar de englobar diversas áreas, o CSC é um setor independente que trabalha em conjunto com Jurídico, Financeiro, Marketing, Recursos Humanos e Operacional. É como se para cada área existisse um agente capaz de compreender a demanda interna ou externa e apresentar a solução. É uma parceria focada na otimização dos processos.
A grande aliada para a implementação de um Centro de Serviços e Compartilhamentos é tecnologia, e quando falamos em tecnologia nos referimos a de baixo e alto custo, sabendo direcionar, é um ótimo recurso.
Nesse caso, a automação e o RPA (Recebimento de Pagamento Eletrônico) são essenciais para a execução dos processos. Quanto mais a empresa automatizar os serviços, maior é a redução de tempo e, consequentemente de custos. Ajuda a desafogar as áreas das burocracias e a focar em ser mais estratégica. Em suma, a palavra chave é eficiência.
Importante para expansão dos negócios, o CSC consegue fazer uma medição quantitativa e qualitativa dos ganhos de produção.
Em uma palestra realizada no Programa Executivo de Imersão em Shared Services, Samuel dos Santos, Coordenador de Qualidade, Processos e Projetos da MAPFRE listou alguns pilares e 6 chaves (indicadores) para mostrar quais os ganhos que um BackOffice pode ter.
As 6 chaves são:
Eficiência: indicador de prazo. Seja o prazo do distribuidor ou da unidade.
Custos: operacionais e de overhead. Essa chave possibilita analisar os custos através dos indicadores sem a necessidade do gestor comunicar que está sem recurso, por exemplo.
RPA: automatizações pelo volume de transações. A meta é sempre o desenvolvimento do RPA, pois o CSC não é estático. O progresso para o RPA pode alterar a situação para a localização de outros centros de distribuição, já que a automatização de processos transacionais diminui a medição de custos de trabalho.
Empoderamento: tornar o processo um protagonista ou seja, é a chave responsável pelos indicadores dos processos da Unidade.
Produtividade: chave encarregada pelos indicadores da produtividade. Seja ele passo do processo ou volume do processo. Quem se beneficia muito desse indicador é o RH.
Qualidade: indicador responsável pela medição através do setor de Qualidade, Auditoria e NGC (Catálogo de Objetos).
Pilares:
Como modificar algo que já está enraizado? Para a implementação da Central de Serviços Compartilhados é importante conhecer a cultura da empresa. Faça uma rápida leitura de quem lidera, como anda a comunicação e onde você está na estrutura hierárquica.
A partir disso, execute de maneira eficaz para obter vantagens na hora de apresentar ao conselho ou corpo diretivo. É muito importante ter parceiros nessas horas.
Invista em Tecnologia de Gestão, por exemplo, no Sistema de Gestão Integrada (ERP). No mercado existem inúmeras opções e contar com ajuda de um especialista é sempre válido.
Comunicação direta e abordagem simples. Para isso, identifique quais áreas e profissionais serão impactados.
Compartilhar Serviços. Aqui é necessário saber direcionar quais processos e com quem será compartilhado. Nem todos são iguais, existem suas especificidades. Portanto, realize um diagnóstico sobre a demanda e qual processo aplicar, baseada em experiência, transações ou estratégias.
Uma dica: não se feche a um processo ideal logo de cara, apesar de trabalhar com base na padronização, a rotina é mutável, – por exemplo, a pandemia da Covid-19 – então é primordial estar atento às mudanças internas e externas.
“O CSC agrega resultado para todo mundo”, ressalta Samuel.
É mostrar a evolução das empresas a partir das mudanças estruturais e funcionais. Uma amostra:
Concluímos que o papel do CSC estratégico é estruturar relacionamentos dos negócios com fornecedor, clientes e a instituição, sendo um caminho exemplar para evitar desperdícios e alcançar um crescimento saudável.
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