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Como fazer a implantação de uma operação de Shadow Payroll efetiva
Comum em empresas multinacionais, o pagamento de funcionários estrangeiros requer cuidados para não correr riscos judiciais. Conheça o case da Bunge.
No mundo globalizado de hoje, a mobilidade de profissionais é uma questão com a qual diversas empresas precisam lidar, sobretudo as multinacionais. Junto com ela, vêm as dúvidas dos profissionais de RH sobre como implantar um Shadow Payroll efetivo.
A troca de experiências e conhecimentos entre pessoas de diferentes origens é extremamente enriquecedora para um negócio.
Por isso, muitos profissionais atuam em instituições como expatriados, seja inbound (estrangeiros contratados para trabalhar no Brasil) ou outbound (brasileiros que assumem cargos no exterior).
A natureza dos contratos é variada: muitos viajam para cumprir contratos de curto ou longo prazo.
Independentemente da oferta combinada, operacionalmente falando, como fica a questão da remuneração e processamento de impostos quando uma empresa tem funcionários de múltiplos países recebendo seus salários em outras localizações?
Esse é um desafio enfrentado por diversas corporações.
Para solucioná-lo, uma boa prática do mercado é aplicar a Shadow Payroll, uma espécie de folha de pagamento espelhada usada para alinhar informações e rendimentos entre os países envolvidos.
Para saber mais sobre o assunto, neste post falaremos como a Bunge, uma empresa multinacional do setor de Agronegócio, Alimentos e Bioenergia, fez essa implantação de forma bem-sucedida.
Continue e leitura e confira o case!
Entendimento da solução Shadow Payroll
Shadow Payroll é um termo que se refere à compensação de dados sobre o que é pago a um funcionário estrangeiro.
Logo, se uma empresa tem um colaborador expatriado, todos os seus rendimentos precisam ser reportados tanto na folha de pagamento do país de onde ele vem (home country) como na de onde ele trabalha atualmente (host country) via os mecanismos de Shadow Payroll, que espelham as informações.
Como sabemos, cada país tem sua legislação trabalhista e o que é comumente taxado em um pode não ser em outro.
Assim, só porque um funcionário está recebendo seu salário fora do Brasil não significa que ele não precisa reportar esses rendimentos na folha de pagamento da filial nacional da empresa.
Por exemplo, se um colaborador do Brasil (home country) parte para cumprir um contrato de trabalho de 3 anos em uma filial da mesma instituição na Alemanha (host country), todos os dados sobre seu salário e demais compensações (benefícios, seguros, ajuda de moradia, custos, etc) precisam ser 100% registrados.
Além disso, é preciso que estejam alinhados tanto na folha de pagamento brasileira como na alemã, em conformidade com as legislações locais de acordo com a lógica da Shadow Payroll.
Por mais que esse processo possa parecer repetitivo, ele visa garantir justamente a conformidade legal nos países envolvidos, evitar processos jurídicos, desencontros de informações e dupla taxação.
O projeto de Shadow Payroll na Bunge e seu planejamento
A iniciativa de implantar a Shadow Payroll na Bunge começou a partir de um movimento global de gestão de expatriados com foco em compliance.
A empresa lidava com um cenário de cerca de 20 pessoas em situação de transferência permanente e 12 expatriados entre Brasil, México, Estados Unidos e Europa.
Havia vários gaps na estrutura global de mobility do negócio e, portanto, sentiu-se a necessidade de fazer um mapeamento de processos sobre expatriados sob o ponto de vista de compliance.
O Brasil foi o primeiro a receber esse diagnóstico completo, que durou 4 meses e levantou pontos como:
- Offers e pagamentos;
- Recepção do colaborador expatriado;
- Inserção do funcionário na folha de pagamento;
- Acompanhamento do processo de expatriação;
- Encerramento do contrato;
- Retorno do profissional ao seu país;
- Controle de vistos e legislação brasileira (encargos e oportunidades de savings).
O mapeamento também considerou as necessidades e desafios que a Bunge enfrentava, bem como as melhorias que desejava implantar. Os principais fatores elencados foram:
- Garantir o recolhimento de encargos sobre a remuneração total;
- Manter a referência salarial no país de origem;
- Melhorar a forma de transitar elementos como benefícios, férias e FGTS na folha de pagamento;
- Validar ou não o modelo split (no qual o funcionário recebe parte do seu salário no home country e outra no host, tendo que fazer transferências contínuas).
Implementação do projeto e desafios encontrados
Com o diagnóstico em mãos, a equipe, antes de iniciar o projeto, foi para o mercado conversar com outras empresas que tinham passado pela mesma experiência com a Shadow Payroll.
A iniciativa, liderada pela Gerente de Remuneração, Expatriados e Indicadores Gisele Casavechia e com apoio da Analista Sênior de Remuneração & Global Mobility Patricia Volpe, ainda contou com etapas como:
- Validação do projeto com as áreas internas de folha, legal e tributária;
- Criação de um grupo de trabalho e desenvolvimento que incluiu: TI (por meio de uma consultoria que parametrizou os sistemas), profissionais do setor de folha e global mobility;
- Várias rodadas de testes de cenários e ajustes.
Um estágio muito importante da aplicação da Shadow Payroll foi o plano de comunicação que assegurou o alinhamento de todos os envolvidos.
Foram realizadas reuniões com todos os departamentos afetados, RHs de outras regiões, parceiros, fornecedores, entre outros públicos.
Cada expatriado participou de um encontro individual no qual o projeto foi explicado em detalhes. Para Casavechia, essa manobra foi essencial para dissipar dúvidas e não gerar mal-entendidos e insatisfações.
Em maio de 2017, o projeto foi implementado com sucesso e ainda é monitorado constantemente pela própria Patricia, especialista em global mobility, que analisa e confere cada etapa.
Principais impactos positivos e negativos para a empresa e para o expatriado
Com 2 anos de projeto e mais de 50 pessoas envolvidas, a implantação de Shadow Payroll na Bunge foi enriquecedora para a área de mobility.
O modelo de Shadow Payroll é uma boa prática de mercado adotado por várias empresas. No entanto, ele representa um aumento de custo (cerca de 20%) para a instituição, uma vez que prevê o cálculo das obrigações trabalhistas em cima de todos os rendimentos.
Nesse ponto, Casavechia afirma que essa é uma decisão conservadora, mas que esse incremento nos custos se justifica com o ganho em termos de segurança, gestão de riscos e compliance.
Além disso, a gestora notou um aumento de 100% de melhoria de processos internos e produtividade. Agora, a empresa tem mais controle, históricos e análises precisas em mãos.
Consequentemente, produz respostas mais rápidas e acertadas sobre todas as questões relacionadas à mobilidade.
Outro ganho do projeto foi o fortalecimento de parceiras e maior alinhamento interno, o que foi fundamental para mitigar erros e evitar a necessidade de fazer ajustes retroativos.
Para o colaborador expatriado, Casavechia aponta que as notícias foram totalmente positivas, já que eles se beneficiaram com:
- Maior clareza e transparência sobre seus rendimentos;
- Incremento do FGTS;
- Os outbounds passaram a receber seu salário integralmente no país onde atuam, sem precisar fazer transferências.
Apesar do aumento nos custos, o Shadow Payroll foi muito importante para a Bunge em diversos sentidos e o projeto de implementação colheu muitos resultados favoráveis.
Com ele, a empresa foi capaz de aparar arestas em seus processos e hoje seu sistema de pagamento roda em 100% compliance.
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