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Conheça exemplo de robotização em um centro de serviços compartilhados
Tecnologia aplicada aos processos se mostrou uma potente ferramenta para o ganho de produtividade e promoveu redução de gastos de forma efetiva.

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O conceito de gestão por CSC (Centro de Serviços Compartilhados) na contabilidade ganha cada vez mais força em todo País.

Uma vez que oferece benefícios como a descentralização de processos que não fazem parte do core business, a ferramenta também amplia resultados e a produtividade.

Nesse caminho, a robotização se mostra como suporte essencial para a evolução desse modelo de trabalho. É por isso que iniciativas associadas à tecnologia predominam na fila de novos projetos em núcleos prestadores de serviços da Bunge Alimentos.

Desde 2014 até 2017, a área de accounting da companhia apostou em ações e inovação para garantir savings estratégicos e manter a operação do setor alinhada com os principais indicadores do Business Balanced Scorecard da empresa: alta performance e custo competitivo.

A robotização aplicada aos processos se mostrou uma potente ferramenta para o ganho de produtividade, promoveu redução de gastos de forma efetiva e aprimorou os resultados da área.

No post de hoje, você confere esse case e as etapas do projeto, além de entender qual foi o caminho seguido e as práticas adotadas pela companhia. Acompanhe!

Ganhos atingidos através do controle de timesheet e action plan por meio de PDCA

A robotização foi, sem dúvidas, uma grande aliada na busca pela excelência e pela diminuição de custos no accounting do centro de serviços compartilhados da Bunge, mas a trajetória do setor apresenta marcos que datam de antes da adoção de robôs e automação.

Por conta de uma área contábil bem deficitária, a corporação lançou mão de iniciativas para aprimorar o processo de RTR.

O início foi em 2014, com a internalização do shared services. Depois de um momento de estabilização em 2015, 2016 foi marcado pelo começo dos controles, crescimento da equipe e atenção à auditoria.

Paralelamente, outra ação que colaborou para reduzir custos foi a mudança no escritório da companhia do centro de São Paulo — que tem um custo de vida e aluguel de espaços muito alto — para a cidade de Gaspar, em Santa Catarina.

A transição aconteceu graças a uma oportunidade que a instituição enxergou: em um processo de aquisição de empresas no passado, a Bunge ficou com um imóvel na região que não estava sendo utilizado. Daí, a chance de economizar muito ao mudar a operação para um espaço maior e próprio.

Contudo, todas as melhorias e reduções de custo não eram suficientes para Renato Valia, SSC-RTR Accounting Manager da corporação.

“O que é bom hoje, não vai ser bom amanhã. É preciso continuar mudando e aperfeiçoando, sempre dando um passo a frente. Não posso ser conservador e esperar que a companhia e meus superiores dêem o alerta vermelho para que eu tome uma atitude”, diz ele.

Nesse sentido, o timesheet, um recurso usado para gestão de tempo por meio de planilhas que controlam as horas que levam cada atividade, foi adotado para identificar erros e problemas de produtividade no setor. Em pouco tempo de uso, a ferramenta ajudou o gestor e sua equipe a encontrar:

  • Problemas de lentidão e burocracias;
  • Processos que envolviam muitas pessoas (por vezes, 3 headcounts ao mesmo tempo) e demandavam muito tempo — gerando um número expressivo de horas extras.

Com os dados levantados, Valia implantou várias correções no Centro de Serviços Compartilhados.

Cada questão foi avaliada, separada por ordem de prioridade e solucionada por um plano de ação com base no método PCDA (PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust).

Usar o timesheet foi uma boa ideia para a gestão do tempo e da produtividade no accounting, possibilitando uma série de melhorias no setor como:

  • Eliminação de etapas repetitivas e retrabalho;
  • Compensação de partidos em aberto;
  • Aprimoramentos no SAP;
  • Transferência da folha;
  • Investimento em treinamento e capacitação —com o monitoramento por horas, o gestor descobriu que muitos colaboradores demoravam mais tempo para finalizar atividades por não saber direito o que estavam fazendo;
  • Criação de reuniões de alinhamento pré e pós-fechamento — em tempo para resolver falhas, apontar discrepâncias e avaliar oportunidades.

Alavancando a produtividade no accounting do CSC via robotização

Ao longo do processo de otimização na contabilidade do centro de serviços compartilhados na Bunge, a robotização saltou aos olhos do gestor, que identificou uma grande oportunidade para ganhar tempo e produtividade.

Atualmente, o setor conta com 4 robôs implantados — sendo que 38 estão em desenvolvimento. Isso é um sinal de quanto o investimento trouxe um retorno positivo para a companhia. Os robôs cuidam de processos como:

  • Criação de notas de débito — para valores altos — e registros de obrigação — o robô entra diretamente no SAP da empresa e faz lançamentos;
  • Intercompany — para gerar informação e reportar para a sede, nos Estados Unidos;
  • Alocações corporativas;
  • Mobilização de ativos.

Anteriormente, todos esses procedimentos eram realizados de forma manual. A automação tornou o trabalho mais eficaz, menos moroso e com redução de erros, e também proporcionou savings expressivos de tempo e dinheiro.

Por exemplo, na etapa de alocações corporativas, um analista costumava ficar entre 3 a 4 dias trabalhando exclusivamente nesse processo.

Já o robô intercompany finaliza o trabalho em 6 horas, em comparação às 77 horas necessárias para que um analista cuidasse da mesma tarefa.

Assim, Renato calcula um ganho de 996 horas e redução de pelo menos 5 headcounts na equipe — ele aponta que não aconteceram demissões, mas que o setor deixou de contratar.

Treinamento e capacitação da equipe do Centro de Serviços Compartilhados

O sucesso da robotização do accounting do centro de serviços compartilhados foi tão grande que as tecnologias e normas desenvolvidas na Bunge Brasil viraram modelo para o mundo todo.

Como pioneiros nessa iniciativa, hoje o time brasileiro exporta também seu conhecimento e apresenta para colaboradores de outros países a efetividade desse recurso em Centro de Serviços Compartilhados.

Para isso, os analistas e demais funcionários do departamento passaram por um intenso treinamento para lidar com a ferramenta, que é desenvolvida internamente para suprir demandas bem específicas dos diferentes setores.

Saber interagir com a tecnologia é fundamental para que todo o processo aconteça de forma fluída e inteligente. Além disso, existem alguns detalhes que ainda precisam ser avaliados manualmente pelos profissionais, como o caso de divergências.

Para reforçar o compliance e tornar a operação ainda mais eficiente, Valia criou um time de quality assurance, formado por ex-auditores do mercado, que estavam em grandes empresas, e que cuidam e revisam todos os processos do setor.

Dessa forma, a Bunge se prepara para assumir ainda mais desafios sem perder a excelência de vista. No momento, a contabilidade está absorvendo a operação da Argentina, e a meta é fazer o mesmo em relação aos Estados Unidos.

Com o apoio da tecnologia e de profissionais preparados, tudo indica que esse será um percurso de grande sucesso.

A próxima edição do Shared Services & BPO Summit trará também o case da Nestlé sobre Robotics Automation em centro de serviços compartilhados.

O congresso promovido pela Blueprintt nos dias 15 e 16 de maio em São Paulo ainda vai reunir grandes nomes como Grupo Pão de Açucar, GE, Natura, Gerdau e Unilever.

Saiba mais sobre o evento clicando aqui.

Autor

Renan Oliveira

Jornalista com experiência de treze anos em comunicação e atuação em segmentos como economia, indústria, ciência, tecnologia, turismo, esporte, cultura, gastronomia e terceiro setor.

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