Se antes os conceitos de ser ágil, flexível, adaptável através da transformação digital era apenas uma tendência disruptiva vista como um diferencial competitivo, hoje, essas premissas tornaram-se obrigatórias para as empresas que buscam se manter vivas no mercado.
Isso impacta diretamente na gestão de projetos, a forma como o planejamento é realizado também passou por mudanças. Em setembro de 2020, a BLUEPRINTT promoveu uma palestra com o tema de PMO Virtual Experience, dentre os palestrantes, Alberto Wajzenberg, ex-Líder de Projetos da Furnas comentou sua experiência baseada em metodologia ágil com base na ferramenta Lean.
De cara, Alberto sugeriu uma reflexão sobre o porquê dessas mudanças e como elas impactam na gestão de projetos.
- Sucesso em analisar problemas e apontar oportunidades de melhoria usando o Lean;
- Deficiências na implementação das melhorias identificadas;
- Aproveitar a experiência com o Lean;
- Adotar práticas ágeis para melhorar a entrega dos processos.
Antes de seguirmos com o assunto principal, uma breve explicação sobre o que é o Lean.
É uma filosofia de gestão inspirada em prática do sistema Toyota, concebido pós segunda guerra mundial e utilizada com extremo sucesso até hoje, o Lean é baseadas em alguns princípios, como:
- Problema a resolver;
- Respeito pelas pessoas;
- Papel de liderança;
- Melhoria contínua.
A melhoria contínua está no centro entre as premissas, deve ser foco da empresa que for aplicar a filosofia na sua gestão.
Aspectos para otimizar o fluxo de valor na gestão de projetos
Esses aspectos geram uma possibilidade de conexão maior, apesar de não serem os únicos, com o pensamento ágil.
- Identificar atividades que agregam valor para o cliente. O fluxo visual é essencial para gerar fluidez. Tudo dentro do processo que não agregue valor para o cliente deve ser deixado para trás.
- Identificar oportunidades de melhoria no estado atual. Para isso acontecer de maneira assertiva é preciso conhecer bem o mercado.
Procure evitar desperdícios no processo, separamos alguns exemplos recorrentes dentro das organizações.
Defeito ou retrabalho: informações incompletas ou erradas.
Excesso de produção: antecipação dos relatórios, pedidos e compras.
Transporte: informações físicas entre distâncias.
Movimentações desnecessárias: entre telas do computador (SAP).
A espera: atividades que aguardam retorno das informações.
Talento: perda das lições aprendidas.
Eliminar esses desperdícios garante o fluxo do processo, e mais do que isso, é uma filosofia de princípios que visa a melhoria contínua, valoriza pessoas e o papel da liderança.
Alberto comentou sobre o processo de melhoria contínua aplicado na época em que era o Líder de Projetos na Furnas.
“A gente adaptou um conceito do Lean muito forte que é o Kaizen e construímos um método. Ele (método) prevê até um dia e meio para entender o problema, determinar o foco, buscar engajar e alinhar os envolvidos, ou seja, liderança e sobretudo as pessoas que estão diretamente ligadas com o problema que está sendo tratado”.
Ao adotar o método Kaizen, normalmente as empresas dão um tempo entre o período de preparação para entrar na “semana Kaizen”, que consiste em: analisar o problema e possíveis causas, estabelecer alternativas de solução e fixar o plano de ação.
Após essas etapas, faça uma reflexão das lições e aprendizados, se o pensamento apontar que você conseguiu entender o problema, durante o processo foi possível identificar um propósito e, por fim, enxergar a gestão de projetos como o foco central, sua empresa está no caminho certo.
“Às vezes pela complexidade do problema é difícil, mesmo os que estão envolvidos, narrar ou verbalizar de uma forma organizada, muitas vezes envolve muita gente, e pode acontecer da pessoa ter dificuldade de falar sobre os problemas, seja lá qual for a razão “, destaca Alberto sobre a importância da reflexão dos aprendizados.
Aponte o problema, mas traga a solução
Evite começar pela solução. Esse tipo de atitude faz parte do setor de TI, onde construir um aplicativo já é apresentado como problema, contudo, esse tipo de mindset é grave para a empresa que busca uma evolução no modo de gerenciar seu negócio.
Nunca uma criação de um sistema ou de uma plataforma mais arrojada pode ser considerada um empecilho, e sim uma oportunidade e faz parte da solução. Entender o processo é crucial, pois, boa parte dos problemas está nos processos.
Para exemplificar melhor a questão do problema, separamos alguns tópicos para ficar mais claro. Partindo do princípio que um problema é qualquer desempenho inesperado do desejado em qualquer momento, listamos alguns pensamentos sobre a mudança de perspectiva de como tirar o foco do problema e enxergar novas perspectivas das pessoas.
Oportunidade que nos faz aprender algo novo sobre:
- Nós;
- Os outros;
- O trabalho;
- A empresa.
Olhar por esse prisma ajuda a fortalecer a metodologia de melhoria contínua, a abordagem ágil e afeta positivamente a gestão de projetos em geral.
Encarar os problemas como oportunidade de aprendizado é a maneira mais saudável para encontrar soluções. Muitos executivos falam sobre trazer uma solução ao apontarem um ruído, justamente com o intuito de gerar uma reflexão antes de agir com emoção..
Existem algumas características comuns de problemas, como:
- Dificuldade de compreender claramente;
- Muitas interdependências e causas;
- Soluções pouco assertiva;
- Soluções envolve mudanças de comportamento;
- Responsabilidade de múltiplos stakeholders.
A mudança de comportamento é algo a se destacar, pois toda transformação envolve a cultura da empresa, esse é um processo que não pode acontecer de baixo para cima. A liderança precisa aportar a mudança de cultura na empresa a fim de estimular e engajar os demais colaboradores através da filosofia escolhida.
Independente do segmento da sua empresa, ou do tamanho dela, é fundamental ter em mente o que o mercado em geral pede (modelo de gestão, relação entre empregador e empregado, relacionamento com fornecedores e transformação digital) para estruturar a gestão de projetos da organização.
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