Utilize ferramentas ágeis para otimizar a gestão de projetos

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Se antes os conceitos de ser ágil, flexível, adaptável através da transformação digital era apenas uma tendência disruptiva vista como um diferencial competitivo, hoje, essas premissas tornaram-se obrigatórias para as empresas que buscam se manter vivas no mercado.

Isso impacta diretamente na gestão de projetos, a forma como o planejamento é realizado também passou por mudanças. Em setembro de 2020, a BLUEPRINTT promoveu uma palestra com o tema de PMO Virtual Experience, dentre os palestrantes, Alberto Wajzenberg, ex-Líder de Projetos da Furnas comentou sua experiência baseada em metodologia ágil com base na ferramenta Lean.

De cara, Alberto sugeriu uma reflexão sobre o porquê dessas mudanças e como elas impactam na gestão de projetos.

  1. Sucesso em analisar problemas e apontar oportunidades de melhoria usando o Lean;
  2. Deficiências na implementação das melhorias identificadas;
  3. Aproveitar a experiência com o Lean;
  4. Adotar práticas ágeis para melhorar a entrega dos processos.

Antes de seguirmos com o assunto principal, uma breve explicação sobre o que é o Lean.

É uma filosofia de gestão inspirada em prática do sistema Toyota, concebido pós segunda guerra mundial e utilizada com extremo sucesso até hoje, o Lean é baseadas em alguns princípios, como:

  • Problema a resolver;
  • Respeito pelas pessoas;
  • Papel de liderança;
  • Melhoria contínua.

A melhoria contínua está no centro entre as premissas, deve ser foco da empresa que for aplicar a filosofia na sua gestão.

Aspectos para otimizar o fluxo de valor na gestão de projetos

Esses aspectos geram uma possibilidade de conexão maior, apesar de não serem os únicos, com o pensamento ágil.

  • Identificar atividades que agregam valor para o cliente. O fluxo visual é essencial para gerar fluidez. Tudo dentro do processo que não agregue valor para o cliente deve ser deixado para trás.
  • Identificar oportunidades de melhoria no estado atual. Para isso acontecer de maneira assertiva é preciso conhecer bem o mercado.

Procure evitar desperdícios no processo, separamos alguns exemplos recorrentes dentro das organizações.

Defeito ou retrabalho: informações incompletas ou erradas.

Excesso de produção: antecipação dos relatórios, pedidos e compras.

Transporte: informações físicas entre distâncias.

Movimentações desnecessárias: entre telas do computador (SAP).

A espera: atividades que aguardam retorno das informações.

Talento: perda das lições aprendidas.

Eliminar esses desperdícios garante o fluxo do processo, e mais do que isso, é uma filosofia de princípios que visa a melhoria contínua, valoriza pessoas e o papel da liderança.

Alberto comentou sobre o processo de melhoria contínua aplicado na época em que era o Líder de Projetos na Furnas.

“A gente adaptou um conceito do Lean muito forte que é o Kaizen e construímos um método. Ele (método) prevê até um dia e meio para entender o problema, determinar o foco, buscar engajar e alinhar os envolvidos, ou seja, liderança e sobretudo as pessoas que estão diretamente ligadas com o problema que está sendo tratado”.

Ao adotar o método Kaizen, normalmente as empresas dão um tempo entre o período de preparação para entrar na “semana Kaizen”, que consiste em: analisar o problema e possíveis causas, estabelecer alternativas de solução e fixar o plano de ação.

Após essas etapas, faça uma reflexão das lições e aprendizados, se o pensamento apontar que você conseguiu entender o problema, durante o processo foi possível identificar um propósito e, por fim, enxergar a gestão de projetos como o foco central, sua empresa está no caminho certo.

“Às vezes pela complexidade do problema é difícil, mesmo os que estão envolvidos, narrar ou verbalizar de uma forma organizada, muitas vezes envolve muita gente, e pode acontecer da pessoa ter dificuldade de falar sobre os problemas, seja lá qual for a razão “, destaca Alberto sobre a importância da reflexão dos aprendizados.

Aponte o problema, mas traga a solução

Evite começar pela solução. Esse tipo de atitude faz parte do setor de TI, onde construir um aplicativo já é apresentado como problema, contudo, esse tipo de mindset é grave para a empresa que busca uma evolução no modo de gerenciar seu negócio.

Nunca uma criação de um sistema ou de uma plataforma mais arrojada pode ser considerada um empecilho, e sim uma oportunidade e faz parte da solução. Entender o processo é crucial, pois, boa parte dos problemas está nos processos.

Para exemplificar melhor a questão do problema, separamos alguns tópicos para ficar mais claro. Partindo do princípio que um problema é qualquer desempenho inesperado do desejado em qualquer momento, listamos alguns pensamentos sobre a mudança de perspectiva de como tirar o foco do problema e enxergar novas perspectivas das pessoas.

Oportunidade que nos faz aprender algo novo sobre:

  • Nós;
  • Os outros;
  • O trabalho;
  • A empresa.

Olhar por esse prisma ajuda a fortalecer a metodologia de melhoria contínua, a abordagem ágil e afeta positivamente a gestão de projetos em geral.

Encarar os problemas como oportunidade de aprendizado é a maneira mais saudável para encontrar soluções. Muitos executivos falam sobre trazer uma solução ao apontarem um ruído, justamente com o intuito de gerar uma reflexão antes de agir com emoção..

Existem algumas características comuns de problemas, como:

  • Dificuldade de compreender claramente;
  • Muitas interdependências e causas;
  • Soluções pouco assertiva;
  • Soluções envolve mudanças de comportamento;
  • Responsabilidade de múltiplos stakeholders.

A mudança de comportamento é algo a se destacar, pois toda transformação envolve a cultura da empresa, esse é um processo que não pode acontecer de baixo para cima. A liderança precisa aportar a mudança de cultura na empresa a fim de estimular e engajar os demais colaboradores através da filosofia escolhida.

Independente do segmento da sua empresa, ou do tamanho dela, é fundamental ter em mente o que o mercado em geral pede (modelo de gestão, relação entre empregador e empregado, relacionamento com fornecedores e transformação digital) para estruturar a gestão de projetos da organização.

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