Transformação digital na área de Recursos Humanos

Transformação digital na área de RH
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Tornou-se fundamental mudar e modernizar a área de Recursos Humanos em 2020. A transformação digital é uma tendência que vem ganhando espaço, principalmente com o home office e o cenário econômico adverso, no qual os gestores das operações de RH se veem diante da necessidade de instituir operações mais eficientes para as empresas.

E a tecnologia passa a ser peça-chave usada em prol da otimização e da agilidade das funções do setor de recursos humanos. E, neste sentido, de acordo com dados do estudo Kenoby Tends – Panorama do RH 2019 realizado pela Kenoby, 96% dos profissionais concordam que a tecnologia é essencial para a área.

No Carrefour, ainda em 2017, os profissionais da área começaram a questionar pontos como o fato de terem múltiplos sistemas com plataformas desintegradas, dependência de determinados fornecedores e dificuldades em atingir a vasta quantidade de funcionários de forma assertiva.

Além disso, os processos geravam uma carga operacional muito grande para os gestores de RH e traziam poucos resultados às pessoas. Tudo isso ocasionava reflexos negativos nos temas de cultura e engajamento da empresa.

Pensando nisso, a rede de supermercados criou uma nova plataforma fugindo do padrão tradicional e trazendo respostas simples e ágeis às demandas do departamento. Tivemos, na última edição da HR Operations Conference, a participação do Alexandre Espinosa, diretor de RH Corporativo do Carrefour Brasil, para contar as particularidades do projeto.

Vamos compartilhar abaixo os principais detalhes do case. Continue a leitura!

Primeiros passos da transformação digital

Tendo como base todos os questionamentos citados acima, começaram a direcionar os esforços para proporcionar uma boa jornada aos colaboradores. E, para melhorar essa experiência, o plano inicial consistiu em deixar os pilares tradicionais do RH de lado e dar foco na experiência do indivíduo olhando a jornada como um todo.

O desenho desta jornada criou um roadmap que deu origem ao projeto interno chamado Conecta RH, desenvolvido em parceria com as áreas especialistas de Recursos Humanos e o TI.
O objetivo final era promover a transformação digital da área por meio da implementação de uma nova plataforma de gestão de pessoas e da revisão de políticas e processos, sempre com o colaborador como centro das iniciativas.

Construíram uma plataforma de RH híbrida usando soluções já consolidadas no mercado, mas também algumas customizadas de HRtechs.

Nova arquitetura de soluções

A primeira etapa do processo consistiu na escolha da empresa que forneceria a solução do novo portal, após isso, partiram para a seleção de startups com o intuito de sanar as principais dores dos pilares de recursos humanos.

Neste sentido, escolheram empresas que forneciam soluções para recrutamento digital, admissão, analytics, metas e remuneração variável, controle de ponto, atendimento e Learning Management System – LMS.

A ideia de buscar startups para os módulos específicos foi para ter maior rapidez, eficiência e customização das soluções. E isso se mostrou bem efetivo, tendo em vista que o módulo de metas e remuneração variável, por exemplo, foi implementado em apenas 40 dias.

Metodologias ágeis

Começaram a discutir como iriam se organizar do ponto de vista da aplicação de metodologias para fazer todo o projeto acontecer. A forma escolhida foram os squads somados ao uso de metodologias ágeis para que pudessem realizar o trabalho de uma maneira diferenciada.

Criaram grupos multifuncionais entre as áreas do RH, negócios e os parceiros para que pudessem, em cada um dos grupos, fazer as entregas de todos os subprodutos desenvolvidos/alterados.

Principais resultados alcançados

Os dois primeiros pontos implementados, no final de 2019, foram o de recrutamento digital e a digitalização de documentos. Isso marcou o início das entregas do projeto e, neste momento, já tiveram os primeiros resultados.

Antes disso, tinham um processo de recrutamento descentralizado para 70% das contrações e centralizado em 30% delas, ressaltando que o volume de contratações por ano é alto devido ao turnover e abertura de novas lojas.
Com a ferramenta, o processo passou a ser totalmente digital desde a busca pelas pessoas, seleção dentro da ferramenta e a marcação de agenda. A única etapa offline são as entrevistas realizadas nas lojas, e após isso volta ao online para efetivar a contratação e digitalizar os documentos.

O processo de recrutamento e digitalização foi muito bem aceito e a adoção ocorreu de forma rápida. Notaram que as pessoas estavam abertas a fazer o processo 100% online e a digitalizar seus documentos, com isso, logo no início reduziram o tempo de contração em 9 dias.

Com a pandemia, aceleraram as contratações virtuais e hoje já ultrapassaram a marca de 7000 contratações realizadas de forma 100% digital. Da seleção à inserção da pessoa na folha de pagamentos, sem impressão de papel, troca de documentos e com o arquivo transitando entre os sistemas automaticamente.

Outras entregas previstas para 2020 foram aceleradas pela pandemia, por exemplo, os treinamentos EAD foram implementados em maio e treinaram mais de 39.500 pessoas em temas da covid-19. Além disso, em todos os casos de afastamento ou home office, utilizaram uma plataforma para colher as assinaturas dos funcionários de modo online.

Demais benefícios alcançados até o momento:

  • Centralização e integridade das informações;
  • Mobilidade, acessibilidade e agilidade na execução dos processos transacionais de RH e autosserviço;
  • Economia de tempo dos colaboradores;
  • Empoderamento dos gestores aos processos de RH;
  • Alinhamento com a transformação digital vivida pela organização;
  • Transformação cultural;
  • Redução de custos de rescisão de contratos, contratação e treinamentos;
  • Redução do tempo nos processos de RH;
  • Aumento da eficiência em RH.

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