Passos essenciais para uma boa gestão de processos

gestão de processos
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Com certeza você já ouviu a frase “sempre foi assim e nunca deu errado”, normalmente utilizada em empresas de pensamento mais engessado, que se penduram na zona de conforto. Ainda assim, existe uma coerência nessa frase pejorativa.

Se “sempre foi assim”, quer dizer que um processo está sendo seguido – quase sempre é um processo obsoleto – mas é importante reconhecer que mesmo da forma errada ou ultrapassada todas as empresas utilizam processos, a grande questão é: esses processos funcionam? E é dessa forma que surge a gestão de processos.

Gestão de processos ou BPM (Business Process Management) trata-se de otimizar a forma como os negócios são realizados e administrados.

É um modelo para projetar, identificar, executar, medir e controlar os processos da empresa, sejam eles automatizados ou não. Inserir a tecnologia agrega muito valor à marca e passa uma visão positiva para os clientes na hora de apresentar o negócio.

Vale ressaltar que não é necessário abraçar tudo que vier pela frente, qualquer mudança tem que ser avaliada com muito critério. Não é porque uma tecnologia está na moda que você irá aplicar na organização. Analise se a proposta está de acordo com a necessidade do momento.

Contextualizando a Gestão de Processos

Conforme mencionado anteriormente, o BPM está presente em todas as etapas desde a construção, medição e apresentação dos resultados, sempre buscando aperfeiçoar de forma contínua os processos organizacionais. Por definição, processos organizacionais são um conjunto de atividades efetuadas por pessoas ou por robôs.

Vamos simular uma situação corriqueira de compras online, algo banal e que aumentou muito por conta do novo coronavírus.

É necessário que o processo de compra seja bem definido para evitar que:

  • O cliente receba seu produto sem nenhuma interferência;
  • Seja uma experiência burocrática e demorada.

Dentro dessa compra alguns processos são executados:

  • Formas de pagamento;
  • Data de envio;
  • Finalização do pedido.

Agora imagina uma pessoa responsável por realizar todas as tarefas inúmeras vezes ao dia? O acúmulo de funções aumenta consideravelmente a possibilidade de erro. Já com a transformação digital e com a gestão de processos um programa que faça essas atividades de maneira automatizada reduz as chances de erro, além do ganho de tempo.

Saiba como tornar a gestão de processos mais eficiente

Após entender o que é a gestão de processos, vamos para o próximo passo: como implementar.

Antes de entrar de cabeça nesse assunto, listamos alguns motivos para mostrar a importância de ter uma boa gestão. Comparado ao passado, o mercado empresarial está muito mais complexo.

A facilidade de empreender aumenta cada vez mais em relação nas décadas passadas, por diferentes motivos, como:

  • Maior facilidade a aprovação de crédito;
  • Avanço da tecnologia que permite abrir uma empresas sem sede física;
  • Mais acesso às informações.

A globalização deixou tudo mais acirrado, logo ter uma gestão de processos competente faz com que a organização se adeque a realidade, sendo um grande diferencial competitivo para a empresa.

Para implantar é necessário compreender bem as necessidades da empresa, não basta mudar por mudar, deve-se ter algum objetivo em mente que esteja ligado ao propósito da companhia.

Apesar dos processos estarem ligados às funções operacionais, a gestão é parte estratégica, uma tomada de decisão equivocada pode arruinar todo o planejamento. Portanto, pensar em métricas e indicadores é fundamental para a melhoria dos processos.

Automatize o máximo de processos que puder. De começo pode parecer que um robô esteja tirando o trabalho do funcionário, mas se bem implantado, o colaborador compreende que a máquina está lá para melhorar a qualidade de vida dentro da empresa.

Listamos algumas características da gestão de processo:

  • Sistematização;
  • Entrega de valor;
  • Modelação;
  • Documentação;
  • Monitoramento.

A implementação gera alguns benefícios no dia a dia, e através desses indicadores a confiança fica elevada para novos saltos. Com a gestão de processos a empresa ganha em qualidade nos serviços e produtos, reduz custos, melhora o aproveitamento do tempo, aprimora a tomada de decisões e aumenta o índice de retenção de talentos.

A missão de liderar fica mais complexa a cada acontecimento que o mundo nos apresenta e a gestão de processos é uma possibilidade real de otimização e organização para sua rotina, seja você um empreendedor ou um gestor de qualquer nível hierárquico.

É uma área que necessita de muito estudo e você terá a oportunidade de aumentar seu conhecimento!

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