Otimize os processos através das negociações estratégicas

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Com o mundo cada vez mais globalizado, a possibilidade de cruzar o Atlântico se tornou banal para executivos e empresas. Mas, como fazer uma gestão eficiente de viagens corporativas ou de eventos? Como aplicar soluções personalizadas e tecnologias para negociações estratégicas? Além de lidar com esses desafios, gestores são cobrados para otimizar os processos e relacionamento com os clientes.

De acordo com a Associação Global de Viagens (GBTA), as organizações globais terão um custo de U$$1,7 trilhão em viagens corporativas até 2020. Entre as despesas estão as reservas de passagens, hotéis, transporte terrestre e refeições.

Ainda sobre a GBTA, foi realizada uma apresentação anual no Canadá com o foco de apresentar um plano regional de recuperação de viagens corporativas.

O PIB e os gastos com viagens de negócios devem se recuperar em 2021, mas a recuperação será gradual devido a um início lento para o esforço nacional de vacinação, uma política nacional de viagens restritiva, atrasos na confiança dos negócios e níveis de dívida sem precedentes, o que atrasará o crescimento econômico. O Canadá está projetado para atingir um gasto total com viagens de negócios de US $23,6 bilhões até 2024, 92% dos níveis anuais pré-pandemia.

“A pandemia teve um grande impacto em nossa região e embora as previsões mostram alguma recuperação no final deste ano, está claro que a economia e a confiança dos negócios levarão tempo para se recuperar”, disse Nancy Tudorache, vice-presidente regional da GBTA Canadá.

Claro que a questão de como cada país está encarando a pandemia causada pela COVID-19, influência nas projeções e nos números.

E para entendermos melhor como é feita gestão regional aqui do Brasil, um painel foi realizado pela Blue Printt — antes da pandemia — com o foco em otimizar os processos através de negociações estratégicas. Participaram do debate, Reginaldo Albuquerque, Direto da Globalis, Bruna Duarte, Experienced Sales & Marketing Executive da Marriott International e Alexandre Arruda, ex-CEO da Argo Solutions.

Dentro das empresas, esse cenário é novo. Ainda não é muito claro quem é responsável por realizar as tarefas, Algumas companhias deixam a cargo de compras, outras criam seu próprio departamento de gestão de viagens.

Reginaldo Albuquerque comenta sobre esse desafio.

“Por mais simples que se pareça, uma viagem corporativa ela tem várias dicas e pegadinhas que se o gerenciamento ‘bilhete a bilhete’, a despesa é quase o dobro do que deveria ser”.

Ferramentas tecnológicas são fundamentais para as negociações estratégicas

Hoje, através da tecnologia as empresas têm a possibilidade de extrair o melhor em relação ao negócio.

“Primeiro, a viagem é um dos pontos que mais tem impactos no comportamento dos usuários. Viagem é sempre complexo dentro de uma corporação, porque mexe com uma série de outros temas. A tecnologia, mais do que dar a facilidade, ela traz visibilidade para o processo, dessa forma eu consigo trazer o viajante e entender o antes, o durante e o depois do comportamento dele e com essas informações consigo tornar o processo mais rápido”, afirma o ex-Ceo da Argo.

A tecnologia garante um processo controlado, cada passo da ferramento pode ser acompanhado pela requisitante. Até mesmo se o funcionário escolher a opção mais cara, a plataforma gera um plug in para ele se justificar. E o por que é importante descentralizar? Para ganhar em saving.

Lembrando que, há algumas opções no mercado, faça uma pesquisa internamente a fim de levantar as necessidades e, após o diagnóstico, vá ao mercado com uma base, com isso a escolha pela startup se torna mais segura.

O que esperar dessa ferramenta? Para ter um processo controlado, é necessário que a empresa coloque toda a política dentro do sistema, dessa forma a responsabilidade fica por conta do viajante. Então, o funcionário sabendo que ele tem visibilidade, um processo controlado e usando a ferramenta de maneira correta, ele gera saving. Pois o próprio processo monitora todos os passos do colaborador e garante o compliance.

“Aproximadamente 85% das empresas que gerenciam viagens de alguma forma utilizam tecnologia”, comenta Alexandre.

Bruna Duarte, comenta a relação entre viajante (empresa), tecnologia e hotel.

“Deixando claro que toda política de viagem e fazendo um bom RFP (request for pricing, em português, pedido de preço) de acordo com o volume, a gente consegue colocar dentro da tecnologia as tarifas acordadas. Então é dessa forma que funciona o processo, a gente escuta através da agência de viagens e através do cliente, quais são as necessidades, o volume estimado para cada destino e conseguimos viabilizar as tarifas no mundo inteiro através do canal de distribuição”.

As redes de hotéis também conseguem gerar saving para o seu negócio quando conseguem concentrar o volume em determinados destinos.

Afinal, o que compensa para as empresas: agência online ou plataforma tecnológica?

Com o foco direcionado sempre em negociações estratégicas, as empresas ainda vivem sob esse dilema. Conforme mencionado no início do artigo, nem todas as empresas dispõem de um setor segmentado para gestão de viagens, dessa forma o setor de compras, normalmente, olha apenas para o preço final da passagem ao invés de olhar para todo o processo.

“O conteúdo vem do mesmo lugar, então, teoricamente tem que ter o mesmo valor. Mais do que isso, muitas vezes o viajante não compara o preço, e sim a experiência. Quanto mais você complica o processo de gestão de viagem para o viajante, mais ele vai comparar. Por isso ele acaba usando o preço como argumento”, explica Alexandre Arruda.

Mas, a partir do momento que a experiência do cliente perante o processo de compra, com a mesma tarifa ou com outras coisas mais específicas do mercado corporativo, o colaborador acaba optando pela ferramenta.

Um argumento positivo para as agências onlines são as tarifas de oportunidades, podem ser uma opção mais barata, entretanto, quanto mais em conta for uma tarifa de hotel ou de passagem, mais restritivo ela é. Gerando um desconforto com o próprio compliance da empresa.

Podemos notar que, com a ajuda da tecnologia e uma gestão bem estruturada é possível realizar negociações estratégicas quando o assunto é viagens corporativas.

Para saber mais sobre esse e outros temas, faça parte do Programa Executivo em Procurement. Clique aqui para maiores informações.

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