Home office: como implantar um modelo de trabalho flexível

modelo de trabalho flexível
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Mesmo diante da transformação digital e de diversas rupturas nos dias de hoje, o modelo de trabalho flexível, ou home office, ainda enfrenta muita resistência dentro das companhias.

Muitas empresas têm medo de aderir completamente à essa estrutura por acreditarem que os funcionários trabalham menos quando estão distantes do olhar dos gestores.

No entanto, uma pesquisa publicada no site revista Forbes aponta que colaboradores que têm a oportunidade de trabalhar remotamente se sentem mais valorizados, felizes e 91% deles acreditam que são mais produtivos. 

Em contrapartida, outros estudos mostram que essa forma de trabalho está longe de ser perfeita: a empresa de tecnologia Virgin Pulse descobriu, por meio de entrevistas com mais de 2 mil trabalhadores remotos, que muitos deles sofrem com o isolamento. 

Eles têm dificuldade em se engajar com a empresa, uma vez que a falta de contato constante dificulta a formação de laços entre os colegas e o negócio. 

Nesse cenário, com mais de 80 anos de existência e 16 mil funcionários, a Votorantim Cimentos apostou nesse modelo como um benefício para seus colaboradores, criando o Home Office 360° – Flexible Work. O projeto foi implementado muito antes da alta expansão do trabalho remoto, causada pela pandemia.

Neste post, vamos detalhar o modelo de trabalho flexível da empresa, quais foram as ações tomadas, os resultados e como a Votorantim Cimentos implantou com sucesso esse projeto. Aproveite a leitura!

As bases do projeto Home Office 360º – Flexible Work

Ao esboçar o projeto de trabalho remoto, foi importante para a Votorantim Cimentos definir o termo Flexible Work, uma vez que o colaborador tem a liberdade de desempenhar suas funções em diferentes locais e não necessariamente em sua residência.

Logo, Meire Corrêa Fontes, Gerente Relações Trabalhistas e Sindicais da empresa, é categórica em afirmar que, na Votorantim Cimentos, o termo correto para o projeto não é home office.

“O colaborador pode trabalhar de casa ou de qualquer lugar que ofereça estrutura, ergonomia e segurança de dados”, conta.

Outros critérios definidos pela empresa foram que o colaborador pode trabalhar de forma remota em uma frequência que não exceda 2 dias, de preferência não sequencialmente, e em dias não fixos.

Por exemplo, uma pessoa poderia adotar o modelo de trabalho flexível em uma segunda e uma quinta de uma mesma semana, a combinar com seu gestor.

Patrocínio da alta gestão e mudança de cultura

O desafio de convencer a alta gestão para abrir mão do controle não foi fácil. Com base em uma pesquisa de cenário e dados do mercado, o debate sobre um modelo de trabalho flexível começou em 2015.

Os principais possíveis benefícios dessa mudança elencados foram:

  • Flexibilidade;
  • Melhora da qualidade de vida;
  • Produtividade;
  • Redução de custos com infraestrutura e espaço;
  • Satisfação dos colaboradores;
  • Retenção e atração de talentos.

“Descobrimos que o home office era um benefício altamente valorizado no mercado na hora de reter talentos e que, em teoria, não custa nada. Pelo contrário, o programa Flexible Work ainda possibilitou uma redução significativa de custos com aluguel de espaço no escritório”, diz Meire.

Para a especialista, o modelo de trabalho flexível apresenta muitas vantagens e constrói uma cultura de maior desempenho, pois obriga gestores a mudar seu modelo de gestão.

“Diante de tantas mudanças impulsionadas pela tecnologia, novas profissões, automações, entre outros, se uma empresa não consegue realizar uma transformação simples – como o home office –, como ela vai se preparar para o futuro e para a inovação?”, complementa ela.
 

Definição da abrangência e estrutura do modelo de trabalho flexível

No início de 2016, foram feitos estudos preliminares para viabilizar o projeto de modelo de trabalho flexível, o que englobou:

  • Desenho de um novo layout para o escritório;
  • Mapeamento da rotina do escritório pelo setor de facilities – que avaliou como funcionava a circulação do espaço e avaliou cenários de lotação e superlotação.

Nesse levantamento, a empresa descobriu que 41% das estações eram ocupadas por menos de 50% do tempo total de trabalho – muitas permaneciam vazias ao longo do dia por conta de ausências, viagens, reuniões, entre outros.

Enquanto isso, a companhia arcava com um metro quadrado caríssimo na Vila Olímpia, zona Sul de São Paulo, para poder oferecer baias individuais.

Assim, o programa Flexible Work foi estruturado da seguinte maneira:

  • É elegível para todos os colaboradores, uma vez que a ideia era justamente promover rotatividade. Entretanto, o gestor tem o poder de definir quem participará, de acordo com sua função e maturidade;
  • O setor de TI providenciou notebooks e infraestrutura para teleconferências;
  • A área de facilities foi uma parceira importante, pois organizou armários (lockers) para guardar coisas – a partir desse momento, nenhum colaborador teria mais uma estação fixa – postos de trabalho coletivos por área e vizinhança – exceto jurídico, auditoria, compliance, folha de pagamento e outras afins por questão de segurança;
  • O RH colaborou com gestores para facilitar o acompanhamento de colaboradores nesse novo modelo;
  • Houve reformulação da avaliação de desempenho, com base em metas, KPIs e ferramentas que permitissem uma análise mais moderada e robusta da performance;
  • Segurança da informação instalou antivírus em todos os equipamentos que são usados para trabalho – alguns funcionários usam seu computador pessoal ou smartphone.

Além desses pontos, uma questão importante foi o risco assumido pela companhia em relação a questões como ergonomia, jornada de trabalho, horas e despesas extras neste modelo de trabalho flexível.

Não existe uma política de reembolso – pelo custo de internet, por exemplo. O funcionário que deseja participar assina um termo de adesão no qual se declara responsável por arcar com gastos, arrumar um espaço adequado para seu trabalho e cumprir seu horário de trabalho corretamente.

Vale notar que a adesão ao programa é voluntária – a Votorantim Cimentos continua oferecendo uma estrutura de escritório –, mas o setor de facilities fica atento e monitora constantemente o espaço para evitar superlotação e fazer os ajustes necessários.

Resultados e desafios

Com dois anos de projeto, o Flexible Work acumula muitos ganhos para a companhia, como:

  • Sucesso entre gestores e colaboradores;
  • Aumento da produtividade;
  • Melhora do clima organizacional;
  • Alinhamento com as melhores práticas do mercado;
  • Aproximação com a tecnologia e inovação;
  • Mais qualidade de vida para os funcionários;
  • Saving de cerca de 2,5 milhões de reais por ano – apenas com redução de espaço, mantendo o mesmo número de colaboradores.

Contudo, gerentes controladores e colaboradores sem esse perfil – que não entregavam o que era solicitado em dias de modelo de trabalho flexível – foram os principais desafios que a Votorantim Cimentos sentiu com o programa.

Áreas conservadoras, como finanças e controladoria, tiveram muita dificuldade para aderir ao projeto.

Nesses pontos, o RH e a comunicação trabalharam intensamente, capacitando gestores e funcionários, explicando os benefícios dessa modalidade de trabalho de forma muito transparente e direta.

Para Meire, a chave por trás do sucesso do programa Flexible Work na Votorantim Cimentos foi uma implantação leve.

“Temos políticas e regras claras, mas não adotamos controle de números ou KPIs de forma que eles engessem o projeto. Toda essa leveza, foco na flexibilidade, bem-estar, inovação e modernidade foram elementos cruciais para o êxito desse modelo”, conclui.

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