Métodos ágeis na comunicação e a transformação digital

BP- Métodos ágeis na comunicação
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Conheça a importância do mindset ágil e como ele impacta a área de comunicação internas das empresas

Vivemos a chamada quarta revolução industrial, época em que problemas do dia a dia são resolvidos pela tecnologia de forma rápida e barata. No processo de transformação digital, necessário à adaptação das empresas a essa realidade, o mindset ágil surge como principal ferramenta para construir um novo relacionamento com clientes e colaboradores. Nesse sentido, os métodos ágeis na comunicação podem ter um grande impacto positivo.

“Para implantar o mindset ágil é preciso haver mudança cultural. E a comunicação tem o papel de ajudar nisso. Por que agora a empresa está pedindo para você trabalhar de um modo diferente? Os colaboradores precisam saber disso e enxergar um propósito, um sentido. Se a comunicação não for bem feita esse processo pode ser traumático”. A afirmação é de Renan Aguiar, Agile Transformation Leader da Rede, empresa de meios de pagamento eletrônicos.

A seguir vamos entender o que é a transformação digital e como ela pode ser impulsionada pelo mindset ágil. Além disso, veremos como os métodos ágeis na comunicação interna podem auxiliar essa mudança nas empresas.

O que é transformação digital?

Por definição, a transformação digital é um processo para melhorar o desempenho, os resultados e o alcance das empresas que não nasceram digitais. Seu foco é eliminar procedimentos burocráticos, presenciais, assim como outros entraves à resolução rápida e eficiente de problemas.

“Sempre digo que a transformação digital não está somente na área de tecnologia, mas na empresa como um todo. É uma mudança estrutural, todas as áreas precisam estar comprometidas. Caso contrário, a transformação não acontece”, diz Renan.

A onda de transformação digital das empresas foi impulsionada, sobretudo, pela geração Z. Acostumados a receber respostas e resolver problemas de maneira quase instantânea, os nativos digitais estendem essa expectativa também às empresas com as quais se relacionam.

Estima-se que os nascidos entre 1997 e 2010, já representem 40% de todos os consumidores do mundo. Assim, as empresas que não estiverem preparadas para atender a esse público perderão espaço no mercado.

“As empresas digitais tratam a geração Z de maneira mais próxima. Antes de tudo, elas se preocupam em ter uma rede de clientes apaixonados, que defendam sua marca a qualquer custo. Só depois pensam em como ganhar dinheiro com o poder dessa rede. Portanto, a satisfação dos clientes como prioridade é uma mudança cultural que vem assustando as empresas tradicionais. Por isso temos ouvido tanto sobre transformação digital”, revela.

O especialista reforça que é mito a teoria de que só empresas de tecnologia poderiam se beneficiar da transformação digital. Igualmente, não é verdade que apenas o setor de TI conduz o processo. Para impulsionar a transformação digital das empresas junto aos clientes e colaboradores, tanto o mindset ágil como os métodos ágeis na comunicação são ferramentas valiosas para todos os setores.

Como os métodos ágeis na comunicação podem ativar a transformação digital

Apesar de ter sido originalmente criada para o desenvolvimento de softwares, a metodologia ágil é popular no mundo corporativo. Seu objetivo é permitir que as empresas respondam mais rapidamente às mudanças do mercado e tenham um fluxo de trabalho mais eficiente.

As premissas do mindset ágil são:

  • Valorizar mais indivíduos e interações do que processos e ferramentas.
  • Garantir entregas mais do que documentá-las.
  • Colaborar com o cliente mais do que negociar de contratos.
  • Responder a mudanças mais do que seguir um plano engessado.

O uso de métodos ágeis na comunicação, orientado pelos verbos construir, medir e aprender, permite entregas mais efetivas ao cliente, seja ele interno ou externo.

Diferente do modelo tradicional (waterfall), em que o cliente só é envolvido no fim do processo, na lógica ágil ele estrutura o projeto junto com a área de comunicação/marketing.

Em outras palavras, ciclos curtos de entregas, mensuração da efetividade, aprendizado e adaptação são os alicerces dos métodos ágeis na comunicação. O trabalho conjunto de setores diferentes também é incentivado. Dessa forma, com sinergia entre áreas e feedbacks constantes do cliente, a qualidade das entregas é mais alta.

“Ser ágil não significa entregar mais rápido. Não adianta entregar rápido algo que não atende à expectativa do cliente. Por que não fazer pequenas experimentações ao longo do caminho? Dá mais trabalho, mas a assertividade vai ser maior. Ser ágil é se adaptar rapidamente às mudanças para entregar o que o cliente espera”, explica.

Enquanto a aplicação de métodos ágeis na comunicação reduz custos e burocracia para a empresa, os clientes têm soluções que atendem suas necessidades. “Uma empresa ágil está preocupada o tempo todo com o colaborador, com o cliente e com o resultado do negócio. Tudo isso entrega valor. Seja para os times, seja para os clientes”.

Papel da comunicação interna na transformação digital das empresas

Em um processo de transformação digital, que exige mudança de cultura e de mentalidade, o bem-estar e o engajamento dos funcionários não podem ser negligenciados. Nesse sentido, cabe à comunicação interna destrinchar os passos dessa transformação, divulgá-los aos funcionários e promover sua adesão.

Conforme a teoria de John Fisher sobre o processo de transição pessoal, 10 estágios marcam qualquer transformação. Ela começa na ansiedade, passa pela depressão e termina na complacência. “O grande papel da comunicação interna, a partir dos métodos ágeis na comunicação, é lidar com as pessoas na fase da depressão. O segredo é identificar em que momento a empresa está na jornada de transformação para direcionar a comunicação corretamente”, diz.

Renan alerta que um erro comum das empresas é tentar promover a transformação digital de uma só vez. “Você cria um caos imenso e um desconforto muito grande nos colaboradores. Se todos os funcionários passarem pela curva de transformação ao mesmo tempo, quando ela atingir a fase da depressão o resultado da empresa vai cair. Ninguém muda a forma de trabalho e começa a performar do dia para a noite”.

O recomendado é começar a mudança cultural por um setor ou linha de negócio específica. Como resultado, erros e acertos podem ser identificados e analisados antes que o processo se desdobre pela empresa. Também é possível ter mais controle da curva de transformação e mostrar resultados mais rapidamente.

“Indico procurar um case de sucesso na empresa, construí-lo, mostrar o valor gerado e levá-lo a outras áreas. Quando as pessoas veem algo que dá resultado, elas querem fazer igual. Então, a transformação digital passa de algo impositivo para algo proativo. Esse é o melhor cenário”, acredita ele.

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