Invista em inteligência em compras para otimizar os resultados

Inteligência em compras
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Foi-se o tempo em que o setor de compras tinha como única e exclusiva função receber a demanda interna e negociar o produto final sem se atentar ao processo que envolve a atividade. Talvez na época isso não era exigido, pode ser, mas a questão é que agora, a função de procurement nas organizações ocupa um papel muito mais estratégico e tático do que operacional.

As empresas perceberam que investir na inteligência em compras é um ganho enorme não só financeiramente, mas na questão da gestão. Melhorando a atuação com automatização de processos, aumentando os savings, e por consequência, se protegendo dos riscos em eventuais crises de inflação.

Mas você deve estar se perguntando: como tornar isso tangível no dia a dia? Continue acompanhando este artigo para descobrir.

Tecnologia é o caminho para a inteligência em compras

A transformação digital neste caso é o único caminho sem volta, o gestor que pretende fazer com que a área de compras evolua não pode abrir mão dessa mudança. Sim, cada empresa é única, muitas vezes a solução que funciona para companhia A, não é garantia que performará do mesmo jeito na companhia B. Ter essa percepção é essencial para o primeiro passo.

A questão aqui é a seguinte: sabe aquele processo manual que as pessoas já estão acostumadas e funciona bem? Então, esse é o ponto para se avaliar. Cogitar o investimento de inteligência se dá por vários motivos, e para alcançá-los, é necessário sair da zona de conforto.

Estruture a área para receber essa mudança, avalie cada processo de serviço ou produto que envolve a envolve, estude sua área de atuação e o mercado e, não menos importante, capacite o time com o foco no que é estratégico.

Alguns pilares como relacionamento, gestão, processos e competências acabam se misturando no fervor do dia a dia, mas é crucial separá-los para visualizar de forma macro a situação de cada um e organizar de acordo com a nova proposta.

Com a casa arrumada o poder de convencimento fica mais fácil, mostre para o corpo diretivo ou para outros gestores que procurement pode ser estratégico na tomada de decisão, por exemplo, no orçamento da empresa, através de ferramentas automatizadas que além de otimizar o processo, ajudam a agregar valor para o negócio como um todo.

E isso envolve o próprio setor de inteligência, performance, processos, indicadores e sistemas.

Existem diversas plataformas no mercado que irão auxiliar no processo de automatização, seja uma solução em Inteligência Artificial ou RPA. É uma opção também contratar uma startup para desenvolver sua plataforma personalizada.

O importante é que esse programa possa oferecer funcionalidades dentro da mesma plataforma, como custos, precificação, tendências de preço que no momento de renegociação devem ser revisitados para saber se está sendo eficiente. E sempre olhar para o mercado contextualizando as informações internas e externas.

Ferramenta Interna

Uma plataforma que unifica vários serviços e pode ser desenvolvido, é uma espécie de “Google interno”, por exemplo. Permitindo tanto aos profissionais da área quanto aos demais colaboradores (público interno) pesquisarem e/ou identificarem cada produto que consta no estoque, a especificação, a quantidade e etc. Enfim, todos os detalhes.

Falando em estoque, é importante automatizá-lo, muitos analistas perdem tempo verificando a disponibilidade quando um robô poderia levantar essas informações.

Outra medida interessante é a criação de código de rastreio, emulando o sistema dos Correios, para que cada um possa acompanhar o processo de pedido, entrega e comprovante de pagamento.

É importante não limitar essas ferramentas em um único local de acesso, aplique em um sistema que comporte o mobile. Um dos efeitos da pandemia foi a “descoberta” do home office para funções inimagináveis, portanto, o dispositivo deve ser multi tela.

O interessante é que cada empresa e gestor pode adequar as plataforma conforme as necessidades a fim de trazer resultados de forma impactante para o negócio e melhorar a experiência do público interno.

Veja alguns benefícios ao investir na inteligência em compras:

  • Informação em tempo real;
  • Reduz o tempo de análise e manutenção de cada pedido;
  • Autonomia para colaboradores e fornecedores.

Tenha uma equipe com perfil analítico

Invista em ferramentas que reúnam a maior quantidade de informações para os analistas negociarem e conseguirem fechar o melhor negócio ou negociar valores com antigos parceiros.

O profissional de procurement mudou de perfil com o passar dos anos, antes era comum negociar a base do feeling, hoje isso não é mais suficiente. O mercado se especializou em números, e para acompanhar essa evolução é fundamental seguir esse caminho.

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