Gestão da mudança: como reduzir custos e aumentar o engajamento?

Gestão da Mudança
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Engana-se quem acredita em mudanças só quando algo não dá certo. Com o mundo em plena ebulição tecnológica e comportamental, os gestores e líderes que não se atentarem às mudanças ficaram no abismo. Por outro lado, essa ação não é simples e nem rápida, demanda tempo e muito envolvimento de pessoas, áreas e corpo diretivo para trazer resultados positivos.

Por definição, a gestão da mudança propõe uma reinvenção de processos e métodos com objetivo de trazer soluções e impactos tangíveis para a empresa, seja na redução de custos, qualidade de vida no trabalho, diminuir o tempo das tarefas operacionais e aumentar o engajamento.

Organização é o primeiro passo para a transformação, defina uma meta a seguir com base em uma filosofia. Uma dica é aplicar o conceito de melhoria contínua dentro do CSC da empresa.

É importante centralizar o foco em uma área, no caso o Centro de Serviços Compartilhados. O CSC normalmente atende todas as áreas e por isso se torna um ponto de encontro de dores e sugestões a fim de melhorar os processos de toda a empresa.

Missão, visão e valores da Gestão da Mudança

Quando um funcionário é contratado ele passa por uma imersão sobre quem é a empresa, como ela pensa e quais são seus valores. E por que não aplicar esse conceito dentro do próprio setor para melhorar a compreensão das mudanças? É claro que isso tem que estar alinhado com os objetivos da empresa, mas é uma forma de introduzir as mudanças que todos os colaboradores estão acostumados.

Adaptar esse conceito facilita na hora de apresentar os motivos da transformação, tornando o que está no papel algo mais palpável.

Algumas perguntas perguntas podem nortear o início do planejamento:

  • O que é preciso mudar?
  • Essa mudança faz sentido?

Bom, talvez a primeira mudança seja na gestão. Defina o papel dos líderes nessa fase, tornando-os agentes da transformação. Absolutamente tudo irá passar por eles e com eles. Promova um workshop de planejamento com três temas:

  • Objetivo da mudança;
  • A estratégia da área;
  • Como criar engajamento.

Segundo passo conforme comentado anteriormente, transforme a missão, visão e valores em uma persona. É uma forma de fixar nos colaboradores o porquê dessa mudança na gestão.

Terceiro quesito é capacitar os colaboradores, treine 100% seu CSC com a presença, novamente, da liderança. Quanto mais essa integração em conjunto acontecer, maior é o engajamento.

Identifique os gaps estratégicos e relembre onde a área deseja chegar, compartilhe as estratégias e realize o brainstorming de soluções.

Na última edição do Programa Executivo de Imersão em Shared Services, Aline Romer, Process and Quality Manager da CPFL Energia foi indagada se é possível aplicar a melhoria contínua sem exatamente ter um CSC estabelecido, confira a sua resposta:

“Não vou dizer que é impossível, mas se torna mais difícil porque não tem um motivador no dia a dia que esteja presente para dar ideias e monitorar cada demanda”.

Após esses passos, chegou a hora de colocar a mão na massa. Um modelo muito utilizado para aplicar a gestão da mudança organizacional é o PDCA. Sigla em inglês que traduzido em português significa: Planejar, Executar, Verificar e Agir.

Toda mudança é única, portanto deve ser tratada com muita atenção e análise, separamos algumas práticas de melhoria contínua para aplicar no dia a dia:

  1. O combinado não sai caro. Tenha uma comunicação simples e clara;
  2. Cuide das pessoas. Elas são a principal engrenagem para obter sucesso;
  3. Dissemine a importância desse projeto, faça com que o ambiente respire essa metodologia;
  4. Simplifique o máximo possível. Torne o processo menos burocrático;
  5. Por fim, celebre os resultados. A valorização fortalece o senso de pertencimento.

Seguindo as boas práticas as chances de êxito aumentam consideravelmente, pois quando o setor possui vivência na cultura de gestão da mudança colhe benefícios como, maior alinhamento estratégico, melhora na absorção de novas mudanças, diminuição de riscos e melhora na governança.

Vamos relembrar os principais passos para implementação?

Defina o projeto e transmita com clareza o objetivo, qualifique e treine para delegar as funções de cada equipe, preserve sempre os valores estabelecidos da área e da organização, analise todos os riscos, defina o plano de ação e celebre o sucesso.

Toda mudança gera um receio, é normal, estranho é não aceitar a transformação que o mundo exige. No fim, a mudança sendo bem planejada e executada sempre será reconhecida pela empresa.

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