Potencialize processos repetitivos em compras através do RPA

Compartilhar no linkedin
Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no whatsapp

Por conta das mudanças de mercado geradas pela instabilidade financeira, muitas empresas optam por soluções caseiras para sanar os problemas. Hoje existe uma gama de produtos e serviços tecnológicos prestes a atender as necessidades das empresas, porém o alto custo faz com que as organizações exercitem a criatividade e a inovação em busca de respostas ágeis.

Dependendo da estrutura da empresa é possível desenvolver um RPA, ainda que simples, mas que irá trazer inúmeras vantagens para o negócio. O impacto que isso gera para a companhia é enorme, envolvendo mais de um departamento, por exemplo em compras, muitos processos envolvem o jurídico e o fiscal para analisar e validar o serviço ou produto.

É sobre esse assunto que este artigo irá se aprofundar. Potencializar e otimizar processos repetitivos em compras e suprimentos através da automatização de RPA.

O termo solução caseira pode ser vista de forma pejorativa, mas se bem estruturada e planejada é uma saída muito interessante para as empresas que desejam ter o primeiro contato com automatização.

Primeiro passo: convencimento dos stakeholders para implantar o RPA

A centralização do departamento de compras, é essencial para dar governança a todas as aquisições e visibilidade de possíveis riscos ao comprar com qualquer fornecedor. É um grande desafio internamente para o setor conseguir converter a segurança e esse compliance para a visibilidade do negócio e mostrar que essa medida é positiva para a organização.

Quando falamos em compras, logo estamos falando de fornecedores. O primeiro passo para o convencimento é aglutinar em uma célula todos os cadastros e homologação de fornecedores.Um desafio ao inserir essa célula é a questão financeira. Grandes empresas cobram um preço alto para fazer o relatório e talvez o nível de informação que venha no documento não seja o suficiente ou necessário.

Então, como fazer o cadastro e a homologação sem ser tão rígido e de maneira barata?

Crie uma iniciativa que aproveite recursos e plataformas já existentes na empresa para realizar a tarefa.

É importante contextualizar, caso sua empresa seja descentralizada e com fornecedores específicos, o desafio de tornar o processo automatizado é grande, pois, por ser na maioria das vezes empresas pequenas e familiares, o processo de convencimento que a plataforma será a melhor saída para a comunicação é árduo, pois pode acontecer deles não estarem acostumados a não usarem o e-mail e resolver tudo no papel.

O que usar para cadastrar e homologar esse fornecedor?

O desenvolvimento de uma plataforma e os critérios precisam ser claros e quais condições o setor de compras irá utilizar para homologar um fornecedor.

Um impacto que afeta o setor de compras são as ações trabalhistas, a empresa que contrata serviço precisa ter um jurídico robusto a fim de acompanhar a mão de obra, porque se o fornecedor quebra, quem irá assumir os direitos dessas pessoas? A sua empresa é obrigada a arcar com esses custos.

Início do projeto de RPA de cadastro e homologação

Realize um levantamento com as áreas parceiras, o que elas achariam interessante o setor de compras utilizar dentro desse processo para os fornecedores. Essa experiência é muito rica para a empresa.

Em relação a dados cadastrais, existem diversas soluções hoje no mercado. Antes de consultar ajuda externa, consulte o setor de crédito da empresa, pois normalmente eles utilizam ferramentas com o mesmo princípio para mapear a busca de clientes.

É uma saída rápida e barata para realizar o cadastro e homologação dos fornecedores. A partir disso, oportunidades começam a aparecer. Busque dentro da própria organização talentos que tenham skills de programação e automações para investir nele, ao invés de abrir uma nova contratação, gerando novos custos.

O objetivo dessa junção é fazer com que a consulta de dados básicos dos fornecedores seja feita de forma automática. Alimente o RPA com CNPJ e a plataforma irá mostrar todos os dados cadastrais de consultas públicas que essa empresa parceira faz para o seu próprio crédito. Isso agiliza muito o trabalho.

Um serviço que leva cerca de 20 horas semanais, com essa solução pode ser feito em 30 minutos pelo RPA. Basta deixar a máquina rodando durante o momento que não tenha expediente para ganhar tempo, e quando o profissional chegar para trabalhar ele irá encontrar todos os dados de todos os fornecedores que ele deseja cadastrar.

Vantagens

  • Consulta de dados trabalhistas;
  • De crimes;
  • Trabalhos análogos;
  • Todos os tipos de riscos.

Segunda etapa: identifique fora dos dados cadastrais, quais documentos específicos — dependendo da prestação de serviço que a pessoa irá fazer com a sua empresa — para você solicitar ao fornecedor documentos a fim de garantir o mínimo de licenças, seja ambientais ou certificações para realizar a atividade. Para estruturar e mapear isso é preciso da ajuda do fiscal e do jurídico.

Terceira etapa: estabilidade econômica. Ao realizar pequenas pesquisas no Serasa, o próprio RPA também faz a consulta e traz somente os dados que precisam ser analisados.

Quarta etapa: reunir toda a estrutura montada e criar a automação com intuito de ficar mais rápido e ágil possível e sem custo nenhum. Tudo desenvolvido pelo próprio departamento de suprimentos.

No mercado esse tipo de solução custa um valor muito alto, pois envolve segurança e conformidade, e desenvolver isso dentro da própria empresa é um ganho muito forte. Ter a visibilidade e a agilidade dos seus problemas sem custos.

“A oportunidade que existe em desenvolver e ter essa capacidade dentro de casa, de fazer RPA, de fazer automações e como isso traz muita agilidade para testes de hipóteses e testes de conceito é muito válido. A metodologia do ágil é muito importante para descobrir qual é o problema e ir na causa raiz”, diz Murilo Guirado, ex Supervisor de Compras da Rodobens para o evento Imersão em Procurement realizado pela BluePrintt.

Com isso a tomada de decisão fica mais estruturada ao avaliar se aquela hipótese é um problema ou não.

Resultados e benefícios

  • Mais segurança;
  • Agilidade na análise;
  • Visibilidade de dados;
  • Validação de dados;
  • Garantia de fornecedores de qualidade.

Entretanto, o RPA tem data de validade. É um processo ótimo, mas não se consolida por muito tempo. se o layout do site muda, a plataforma para de funcionar. Com o tempo é preciso consolidar o processo e transformar isso em um sistema robusto.

O ganho de sinergia com outros departamentos, com melhores fornecedores, menor será o trabalho do jurídico e para o fiscal. Garantia do compliance de fornecedores em todos os níveis.

Quer saber mais? Clique aqui para se inscrever no Programa Executivo em Procurement.

Aguardamos você!

Sobre o autor

Artigos relacionados

Estratégias baseadas em grandes ideias vencem

Cadastre-se para receber mais artigos como este e domine sua função

Usamos cookies e outras tecnologias semelhantes para melhorar a sua experiência com nossos serviços, personalizar publicidade e recomendar conteúdos de seu interesse. Ao continuar navegando, você concorda com tal monitoramento. Para mais informações, clique aqui.